Wat is LeanForms?

In het kort: Met LeanForms kan je zelf formulieren bouwen. Met slimme webformulieren verlopen processen efficiënt, foutloos en automatisch.

Slimme webformulieren

Veel mensen denken bij het woord ‘formulier’ aan een vragenlijst of een aanvraagformulier. Maar met LeanForms kan je meer. Een paar voorbeelden van webformulieren: Auditbevindingen, afwijkingen, verbetervoorstellen, klachten, incidenten melden, werkvergunningen, Taak Risico Analyses, inspecties, servicemeldingen, verlofaanvragen, declaraties, dagstart, leveranciersbeoordelingen, werkplekinspecties, management of change en projectmanagement.

Geen rocket science

Gebruiksvriendelijk: ook als je geen ICT-achtergrond hebt

Met LeanForms kan je bedrijfsprocessen automatiseren door webformulieren te maken. De inhoud van elk formulier bepaal je zelf, tijdens het bouwen. Zelf een formulier bouwen. Dat klinkt moeilijker dat het is. We vinden dat een formulier bouwen gemakkelijk moet zijn, ook als je geen ICT-opleiding hebt gevolgd. Hier hebben we LeanForms dan ook op ingericht. Na een korte maar krachtige training kan je meteen aan de slag. En loop je ergens tegenaan? Dan kan je ons altijd bellen. Korte lijntjes, daar houden we van.

Workflow managementsysteem

LeanForms heeft een ingebouwd workflow managementsysteem. Dit betekent dat de informatie automatisch en op tijd bij de juiste personen terecht komt. Een formulier heeft altijd een doel. Na actie door collega X (bijvoorbeeld een medewerker die een verlofaanvraag indient) moet deze informatie door naar collega Y (ter accordering). Vaak wil het management of directie bepaalde rapportages ontvangen. Zou het niet handig zijn als dit alles automatisch verloopt?

  • Formulier wordt ingevuld

  • Informatie wordt automatisch doorgestuurd naar collega Y

  • Collega Y moet zijn actie binnen drie dagen uitvoeren

    Gebeurt dit niet? Dan krijgt hij /zij automatisch een reminder.

  • De aanvrager krijgt automatisch een mail

    Verlofaanvraag goedgekeurd

  • Elke maand wordt er een real-time rapportage gedraaid voor de directie

  • Formulier wordt ingevuld

Erg handig inderdaad. En je raadt het al: Dit kan met LeanForms. Bij het bouwen geef je per formulier aan wie de schakels in het proces zijn. LeanForms regelt de rest.

Met LeanForms kan je de stand van zaken van een formulier altijd zien. En dat is handig als collega X onverwacht ziek is. Of als een klant belt wat de status is.

Hieronder een voorbeeld:

Klant belt algemeen telefoonnummer van bedrijf LF en vraagt een offerte aan. Collega Piet vult  de gegevens in.

In LeanForms is ingesteld dat een offerteaanvraag eerst naar Administratie gaat voor een 1e check.

Administratie krijgt automatisch een melding dat er een nieuw formulier is ingevuld. Arjan van administratie controleert de aanvraag.

In LeanForms is ingesteld dat afdeling Sales vervolgens aan de slag moet. Binnen 2 dagen moeten de bedragen  zijn ingevoerd.

Afdeling Sales krijgt automatisch een melding dat de bedragen ingevoerd kunnen worden.

In LeanForms is ingesteld dat dit binnen 2 dagen ingevuld moet zijn.

Sandra van afdeling Sales vergeet de bedragen in te voeren. Na 2 dagen krijgt ze een automatische reminder.

In LeanForms is ingesteld dat Administratie de offerte pas kan versturen als de bedragen ingevuld zijn.

Administratie krijgt automatisch een melding dat de offerte klaar is en verstuurd kunnen worden naar de klant.

De directie wil elke maand weten hoeveel offertes er zijn verstuurd.

Met 1 klik op de knop kan een rapportage gedraaid worden: altijd real-time.

Helder kostenplaatje

We houden van helderheid en transparantie. Onze klanten krijgen niet bij elk nieuw / gewijzigd / actief formulier een factuur.

LeanForms factureert op basis van het aantal geregistreerde gebruikers. Zo staan de kosten altijd in verhouding tot de grootte van het bedrijf en het aantal betrokken personen. En het maakt dus niet uit of deze gebruikers 2 of 200 formulieren gebruiken. Dit maakt LeanForms interessant en geschikt voor ZZP’ers, MKB bedrijven en multinationals.

Geen wurgcontracten

We hebben vertrouwen in ons product. Uit gesprekken die we regelmatig met onze gebruikers hebben (feedback is altijd welkom!) blijkt dat onze klanten erg tevreden zijn. Als een klant toch wil stoppen, doen we daar niet moeilijk over. Al onze contracten hebben een duur van 1 jaar. Hiermee onderscheiden we ons van andere aanbieders.

De voordelen van LeanForms op een rij

  • Snel en gemakkelijk formulieren maken
  • Geen specifieke IT-kennis nodig
  • We zijn transparant en doen niet aan kleine lettertjes
  • Route van het formulier automatiseren
  • Minder foutgevoelig: men hoeft processtappen niet te onthouden
  • Geen losse aanvullend mailtjes meer
  • Altijd inzage in de actuele status van een proces
  • Automatische herinneringen als iets te lang open staat
  • Goed te koppelen aan andere systemen (boekhoudprogramma’s, ERP systemen etc)
  • Werkt op computer, tablets én smartphones

Hoe werkt het?

  1. Think –  Wat moet er in het formulier komen? Wat is de gewenste route?
  2. Build –  Maak het formulier, let de route en de rechten vast
  3. Report – Maak rapportages en rapportagesjablonen
  4. Test – Controleer of alles werkt
  5. Let’s go! – Activeer het formulier!