LeanForms toepassingen

Ter inspiratie hieronder een aantal toepassingen van LeanForms. Hier kan je lezen waar onze klanten LeanForms voor gebruiken. Dit zijn enkele voorbeelden, het is geen alomvattende lijst.

Offerte aanvragen

“Voordat we met LeanForms werkten hielden we onze offerte aanvragen bij in een Excel bestand. De offertes zelf werden in Word gemaakt en op een andere netwerklocatie bewaard. Verschillende personen volgden de verstuurde offertes op, vaak telefonisch of per mail. Hier ging regelmatig iets mis. Gênante telefoontjes waarin offertes soms dubbel nagebeld werden. Of het tegenovergestelde: offertes die niet nagebeld werden.

Inmiddels gebruiken we LeanForms voor ons offertetraject. Vooraf hebben we onszelf de volgende vragen gesteld:

  • Wat zijn de minimale vragen die we beantwoord willen zien voordat we een offerte kunnen schrijven?
  • Hoe willen we dat de offerte wordt opgevolgd?
  • Hoe zorgen we dat medewerkers een actueel overzicht hebben?
  • Kunnen we bij een akkoord van een offerte direct aanvullende informatie toevoegen aan het formulier?
  • Kunnen we ervoor zorgen dat verantwoordelijke medewerkers automatisch worden geïnformeerd?
  • Kunnen we een overzicht maken van uitleverdata?

Toen we alles helder voor ogen hadden, gingen we aan de slag. Het bouwen viel reuze mee. Dit kwam ook door de training die een aantal collega’s had gevolgd. Als we toch even vastliepen, reageerde de helpdesk altijd snel. Bij het testen kwamen we erachter dat we sommige punten toch wat anders wilden indelen. Inmiddels gebruiken we LeanForms een half jaar voor ons offertebeheer. Al snel kwam de vraag of we niet ook een klachtenformulier met LeanForms konden maken. En een verlofaanvraag.

We merken dat het soepeler en sneller verloopt. Iedereen werkt nu op dezelfde manier en overzichten zijn altijd actueel. Het heeft ons meer opgeleverd dan we van tevoren hadden gedacht.”

Declaratieformulier

“Tot vorig jaar maakten we onze declaratieformulieren in Word. Hier konden medewerkers hun parkeerbonnen, kilometers, overnachtingen etc. noteren. Het formulier werd als bijlage gemaild naar hun leidinggevende.

Soms was niet alles duidelijk ingevuld. Zo hebben we een andere kilometervergoeding voor woon-werkverkeer dan voor klantbezoeken. Regelmatig moest de leidinggevende een mail terugsturen met de vraag om wat voor type kilometerdeclaratie het ging. Na antwoord van de medewerker berekende de leidinggevende het bedrag en stuurde het formulier met begeleidende tekst per mail door naar de financiële administratie.

Onze directie wil maandelijks een rapport ontvangen met de hoogte van uitbetaalde declaraties, verdeeld in type declaraties. Het was best een karwei om dit elke maand boven water te krijgen. Vaak was het overzicht alweer verouderd als we het doorstuurde naar de directie.

Toen een collega-bedrijf vertelde over hun goede ervaring met LeanForms, hebben we contact opgenomen. Declaraties indienen, goedkeuren en uitbetalen. Niet het meest ingewikkelde proces maar het kostte ons veel te veel tijd.
Na een kennismakingsgesprek hadden we een goed beeld van LeanForms. De kosten vielen ons reuze mee. We hoefden niet voor alle medewerkers een account aan te maken, dit scheelt nogal.

Inmiddels werken we een aantal maanden met LeanForms. Medewerkers kunnen bonnen of andere documenten toevoegen als bijlagen. Alles is altijd gemakkelijk terug te vinden. We zijn erg tevreden over de resultaten, de tijdsbesparing en het gemak van LeanForms. In de toekomst zullen we LeanForms voor meerdere doeleinden gaan gebruiken.”

Werkplekinspecties

“Ons bedrijf is VCA gecertificeerd. Dit betekent dat we werkplekinspecties moeten uitvoeren. Een uitvoerder bezoekt de werkplek en noteert per onderwerp of alles in orde is. Als er zaken niet kloppen, moet dit zo snel mogelijk worden opgelost en/of doorgegeven aan de leidinggevende.

Vanaf de jaren 90 deden we dit op papier. Na het invullen van de werkplekinspectie werden de formulieren verzameld in een map. Bijzonderheden en afwijkingen werden vaak mondeling doorgegeven. Als dit later werd opgelost, zette de desbetreffende persoon een paraaf op het formulier bij het onderdeel afgehandeld. Helaas werd dit soms vergeten. Bij de externe audit leek het dan alsof er niets was gedaan met de geconstateerde bijzonderheid/afwijking. Om dit te voorkomen namen we een week voorafgaand aan de audit vaak de map door van A tot Z. Als er een paraaf was vergeten, werd dit handmatig aangevuld.

We snapten dat dit niet de ideale werkwijze was, maar wisten niet hoe we dit het beste konden aanpakken.

Via LinkedIn kwam een collega op de website van LeanForms terecht. Ze las dat LeanForms ook gebruikt kan worden voor werkplekinspecties, taak risicoanalyses en interne audits. We hebben haar aangemeld voor een Try before you Fly sessie. Na een uitleg over LeanForms maakte de groep een fictief formulier. Na deze sessie hebben we LeanForms gevraagd om langs te komen voor meer informatie. Na een prettig gesprek besloten we LeanForms voor een jaar te proberen.

Zes maanden later was het weer tijd voor de externe audit. Voor het eerst hoefden we niet koortsachtig alle mappen door te bladeren. We wisten dat alles volledig en goed geregeld was en waar we alles konden vinden. Ideaal. Inmiddels hebben we het formulier uitgebreid om de basisoorzaken van de afwijking vast te leggen. We gaan nog even door met verbeteren.”