LeanForms toepassingen

Ter inspiratie hieronder een aantal toepassingen van LeanForms. Hier kan je lezen waar onze klanten LeanForms voor gebruiken. Dit zijn enkele voorbeelden, het is geen alomvattende lijst.

Audits

“Het plannen, uitvoeren, analyseren maar vooral het opvolgen van audits was bij ons altijd enorm tijdrovend. Gelukkig hebben we deze verbeterslag kunnen maken en kan ik mijn tijd nu efficiënter inzetten op andere projecten”

Wij zijn gecertificeerd volgens diverse normen maar hebben ook regelmatig leveranciers of klanten audits. Het is altijd een hele worsteling geweest om overzicht te houden over lopende acties en afspraken. Iedere discipline gebruikte hiervoor zijn eigen formulier maar ook zijn eigen overzichten in Excel. De documenten werden opgeslagen op zowel het netwerk als lokale schijven. Via een leuke blog over een LEAN-administratie zijn we in contact gekomen met LeanForms.

In de demo lieten zij direct de mogelijkheden zien om alle soorten audits in 1 slim formulier te combineren. Door deze harmonisatie konden we onze werkwijze in de gehele organisatie audit leanforms gelijktrekken en was de actuele status van audits voor iedereen binnen handbereik. Door de slimme actie functionaliteit binnen LeanForms ontvangen actiehouders tijdig herinneringen per mail om hun werk af te ronden. Omdat we voor alle formulieren nu ook dezelfde basisoorzaken gebruiken kunnen we ook op bedrijfsniveau zien waar we onze aandacht op moeten richten. We hebben met LeanForms inmiddels ook andere processen vereenvoudigd. Zo hebben we voor afwijkingen van klanten en leveranciers ook een gecombineerd formulier in gebruik genomen. De doorlooptijd is hierdoor enorm verbeterd. Daarnaast gebruiken we dezelfde set basisoorzaken zodat we deze direct kunnen vergelijken met bijvoorbeeld de trends bij audits.

Meer weten, neem vrijblijvend contact voor een demo of vrijblijvend gesprek.

Bel direct 0161 – 77 84 42

Declaratieformulier

“Tot vorig jaar maakten we onze declaratieformulieren in Word. Hier konden medewerkers hun parkeerbonnen, kilometers, overnachtingen etc. noteren. Het formulier werd als bijlage gemaild naar hun leidinggevende.

Soms was niet alles duidelijk ingevuld. Zo hebben we een andere kilometervergoeding voor woon-werkverkeer dan voor klantbezoeken. Regelmatig moest de leidinggevende een mail terugsturen met de vraag om wat voor type kilometerdeclaratie het ging. Na antwoord van de medewerker berekende de leidinggevende het bedrag en stuurde het formulier met begeleidende tekst per mail door naar de financiële administratie.

Onze directie wil maandelijks een rapport ontvangen met de hoogte van uitbetaalde declaraties, verdeeld in type declaraties. Het was best een karwei om dit elke maand boven water te krijgen. Vaak was het overzicht alweer verouderd als we het doorstuurde naar de directie.

Toen een collega-bedrijf vertelde over hun goede ervaring met LeanForms, hebben we contact opgenomen. Declaraties indienen, goedkeuren en uitbetalen. Niet het meest ingewikkelde proces maar het kostte ons veel te veel tijd.
Na een kennismakingsgesprek hadden we een goed beeld van LeanForms. De kosten vielen ons reuze mee. We hoefden niet voor alle medewerkers een account aan te maken, dit scheelt nogal.

Inmiddels werken we een aantal maanden met LeanForms. Medewerkers kunnen bonnen of andere documenten toevoegen als bijlagen. Alles is altijd gemakkelijk terug te vinden. We zijn erg tevreden over de resultaten, de tijdsbesparing en het gemak van LeanForms. In de toekomst zullen we LeanForms voor meerdere doeleinden gaan gebruiken.”

Meer weten, neem vrijblijvend contact voor een demo of vrijblijvend gesprek.

Bel direct 0161 – 77 84 42

Management of Change

“Voor het vereenvoudigen van ons gecertificeerde kwaliteitsmanagementsysteem zijn wij uitstekend geholpen door de experts van Lean Quality. Zij sturen op harmonisatie van bedrijfsprocessen met het oog voor de praktijk. Niet alle situaties moet je technisch willen dicht spijkeren. Zo ook met het management van afwijkingen”

 

Management of change is erg belangrijk in onze maakindustrie.

Je herkent een afwijkende situatie maar je moet door.

Toch wil je dat de afwijking op een goede manier wordt beoordeeld en eventueel met afwijkende maatregelen wordt uitgevoerd.

En je wilt deze inspanningen ook aantoonbaar hebben voor het geval dat…

Maar wat zijn dan goede criteria om een afwijking te beoordelen en hoe borg je het gehele proces.

Niet met een uitgebreide procedure van 6 kantjes.

Die wordt toch niet gelezen.

Maar als je je niets regelt kost dit de organisatie heel veel geld en ergernis.

Met de expertise van Lean Quality hebben we een voorbeeld uitgewerkt hoe we dit zouden kunnen verbeteren.

Het werk zat hierbij aan de voorkant.

Het in kaart te brengen hoe het proces moest verlopen.

Daarna werd het formulier eenvoudig gedigitaliseerd en geautomatiseerd met LeanForms.

Door de risicobeoordeling in het formulier te verwerken was geen aanvullende instructie meer nodig.

Foutieve invoeren werden voorkomen.

De nieuwe werkwijze is enorm snel geïmplementeerd en we hebben nu altijd een actueel overzicht van afwijkingen.

Maar we hadden ook een leuke bijvangst.

In onze organisatie waren een heleboel ondersteunende bedrijfsprocessen die nu vanuit diverse Excel files werden aangestuurd.

Maar ook hier was de opvolging tijdrovend en niet altijd zoals gewenst.

Met LeanForms hebben we inmiddels ook flinke verbeterslagen gemaakt met de afhandeling van klanten en leveranciersklachten.

Meer weten, neem vrijblijvend contact voor een demo of vrijblijvend gesprek.

Bel direct 0161 – 77 84 42

Offerte aanvragen

“Voordat we met LeanForms werkten hielden we onze offerte aanvragen bij in een Excel bestand. De offertes zelf werden in Word gemaakt en op een andere netwerklocatie bewaard. Verschillende personen volgden de verstuurde offertes op, vaak telefonisch of per mail. Hier ging regelmatig iets mis. Gênante telefoontjes waarin offertes soms dubbel nagebeld werden. Of het tegenovergestelde: offertes die niet nagebeld werden.

Inmiddels gebruiken we LeanForms voor ons offertetraject. Vooraf hebben we onszelf de volgende vragen gesteld:

  • Wat zijn de minimale vragen die we beantwoord willen zien voordat we een offerte kunnen schrijven?
  • Hoe willen we dat de offerte wordt opgevolgd?
  • Hoe zorgen we dat medewerkers een actueel overzicht hebben?
  • Kunnen we bij een akkoord van een offerte direct aanvullende informatie toevoegen aan het formulier?
  • Kunnen we ervoor zorgen dat verantwoordelijke medewerkers automatisch worden geïnformeerd?
  • Kunnen we een overzicht maken van uitleverdata?

Toen we alles helder voor ogen hadden, gingen we aan de slag. Het bouwen viel reuze mee. Dit kwam ook door de training die een aantal collega’s had gevolgd. Als we toch even vastliepen, reageerde de helpdesk altijd snel. Bij het testen kwamen we erachter dat we sommige punten toch wat anders wilden indelen. Inmiddels gebruiken we LeanForms een half jaar voor ons offertebeheer. Al snel kwam de vraag of we niet ook een klachtenformulier met LeanForms konden maken. En een verlofaanvraag.

We merken dat het soepeler en sneller verloopt. Iedereen werkt nu op dezelfde manier en overzichten zijn altijd actueel. Het heeft ons meer opgeleverd dan we van tevoren hadden gedacht.”

Meer weten, neem vrijblijvend contact voor een demo of vrijblijvend gesprek.

Bel direct 0161 – 77 84 42

Slim vergaderen

“Wij waren al jaren op zoek naar een slimmere manier van het vastleggen van besluiten en acties uit vergaderingen. Tijdens een “try before you fly” sessie zijn we op het geïnspireerd door de vele mogelijkheden met LeanForms. Nu gebruiken alle kernteams in onze organisatie het digitale formulier. Naast de tijdwinst is de effectiviteit en kwaliteit van de bijeenkomsten sterk verbeterd.”

Het principe van onze nieuwe vergaderaanpak is eigenlijk heel simpel. Binnen onze organisatie hebben we eerst een overzicht gemaakt van digiaal registrerende verschillende soorten vergaderingen inclusief doel en agenda’s. Tot onze verbazing werden diverse onderwerpen in meerdere vergaderingen uitgebreid besproken.  De eerste verbetering was dus dat we het aantal vergaderingen hebben verminderd door de agenda’s beter op elkaar af te stemmen.

Vervolgens heeft elk team zijn vaste agenda opgesteld.  Deze agendapunten zijn vastgelegd in een digitaal formulier zodat er geen onderwerpen worden gemist.  In de vergadering worden per agendapunt direct de besluiten en belangrijkste aandachtspunten genoteerd. Ook kunnen we gelijk een actie uitzetten voor een medewerker of een groep medewerkers. Deze acties worden bewaakt door het systeem en de status is bij de volgende vergadering altijd actueel. Door aangemaakte overzichten kunnen alle betrokken ten alle tijden de notulen teruglezen en wordt de historie goed bewaard.

Het LeanForms registratiesysteem wordt inmiddels ook gebruikt voor ondersteuning van verschillende bedrijfsprocessen. Want ook dat hebben ze goed bekeken bij LeanForms, een generieke oplossing voor een vaste prijs.

Meer weten, neem vrijblijvend contact voor een demo of vrijblijvend gesprek.

Bel direct 0161 – 77 84 42

Werkplekinspecties

“Ons bedrijf is VCA gecertificeerd. Dit betekent dat we werkplekinspecties moeten uitvoeren. Een uitvoerder bezoekt de werkplek en noteert per onderwerp of alles in orde is. Als er zaken niet kloppen, moet dit zo snel mogelijk worden opgelost en/of doorgegeven aan de leidinggevende.

Vanaf de jaren 90 deden we dit op papier. Na het invullen van de werkplekinspectie werden de formulieren verzameld in een map. Bijzonderheden en afwijkingen werden vaak mondeling doorgegeven. Als dit later werd opgelost, zette de desbetreffende persoon een paraaf op het formulier bij het onderdeel afgehandeld. Helaas werd dit soms vergeten. Bij de externe audit leek het dan alsof er niets was gedaan met de geconstateerde bijzonderheid/afwijking. Om dit te voorkomen namen we een week voorafgaand aan de audit vaak de map door van A tot Z. Als er een paraaf was vergeten, werd dit handmatig aangevuld.

We snapten dat dit niet de ideale werkwijze was, maar wisten niet hoe we dit het beste konden aanpakken.werkplekinspecties leanforms

Via LinkedIn kwam een collega op de website van LeanForms terecht. Ze las dat LeanForms ook gebruikt kan worden voor werkplekinspecties, taak risicoanalyses en interne audits. We hebben haar aangemeld voor een Try before you Fly sessie. Na een uitleg over LeanForms maakte de groep een fictief formulier. Na deze sessie hebben we LeanForms gevraagd om langs te komen voor meer informatie. Na een prettig gesprek besloten we LeanForms voor een jaar te proberen.

Zes maanden later was het weer tijd voor de externe audit. Voor het eerst hoefden we niet koortsachtig alle mappen door te bladeren. We wisten dat alles volledig en goed geregeld was en waar we alles konden vinden. Ideaal. Inmiddels hebben we het formulier uitgebreid om de basisoorzaken van de afwijking vast te leggen. We gaan nog even door met verbeteren.”

Meer weten, neem vrijblijvend contact voor een demo of vrijblijvend gesprek.

Bel direct 0161 – 77 84 42

Wachtrapport

“Met de digitalisering van ons wachtrapport hebben we echt een flinke slag gemaakt. We hebben indirect het gedrag van onze medewerkers gestuurd en veel meer inzicht in de actuelere situatie binnen onze organisatie.  Met de ervaring en kennis vanuit LeanForms hebben we dit snel kunnen implementeren”

Net als veel organisaties die 24 uurdiensten draaien maakte wij gebruik van een schriftelijk overdrachtsboek tussen de verschillende diensten.

Dit zou goed werken als iedereen het op dezelfde manier in zou vullen en een duidelijk handschrift had.

Toch misten wij ook de mogelijkheid om snel zaken terug te kunnen zoeken.

Wij gebruikte LeanForms al voor diverse inspectieformulieren en zijn toen na gaan denken om een digitaal wachtrapport te introduceren.

Samen met een ervaren consultant hebben wij eerst het gewenste proces en de juiste vragen opgesteld.  Een Eyeopener was de uitdaging om alleen relevante informatie te verzamelen.

Geen enkele gebruiker wordt namelijk blij van een hele lange invuloefening.

Door slim gebruik te maken van gestandaardiseerde lijsten, voorwaardelijke regels en een beperkte ingebouwde workflow hebben we nu een heel effectief systeem gebouwd wat de wachtoverdracht enorm ondersteunt.

Iedere opkomende medewerker neemt de voorafgaande dienst over door het toegezonden wachtverslag te definitief of onder voorbehoud te accorderen.

Met de laatste optie zorgen we ervoor dat mogelijke knelpunten bij de overdracht worden geïdentificeerd.

Met de uitgebreide rapportage mogelijkheden hebben we snel inzicht in trends of gebeurtenissen van het laatste 24 uur.

Na enkele maanden hebben we besloten het formulier nog verder te vereenvoudigen door een koppeling met ons ERP-systeem.

De ordergegevens worden zo heel snel en foutloos overgenomen. De volgende verbeterstap zal het wegschrijven worden van gegevens naar ERP waardoor we heel veel ERP-licentiekosten kunnen elimineren.

Grappig om te zien waar een oorspronkelijk simpel inspectie formulier toe kan leiden!