In deze whitepaper wordt een oplossing voor dit probleem besproken: een digitale formulierensysteem met workflow. Hiermee wordt het eenvoudig om bedrijfsprocessen te digitaliseren en te automatiseren met workflowtechniek. Informatie wordt op eenduidige wijze behandeld en opgeslagen en is direct beschikbaar voor actuele rapportages. Een digitaal formulierensysteem vereist geen specifieke ICT-kennis, verhoogt de efficiency en heeft een zeer korte terugverdientijd.

Berichten

Covid-19, katalysator voor digitale transformatie

 

Digitale transformatie, kansen en risico’s

Covid-19 heeft de wereld behoorlijk op zijn kop gezet. Ook ondernemingen hebben hier snel op moeten anticiperen Waar mogelijk zijn werknemers tot thuiswerken overgegaan. En net als bij ieder incident, of in dit geval, calamiteit blijken we ook weer veel te kunnen leren. Uit noodzaak worden we gedwongen op een andere manier te werken. Maar hierdoor verbeteren we ook onze werkwijze en bedrijfsprocessen. Ieder nadeel heeft altijd ook een voordeel.

Digitalisering van bedrijfsinformatie

Voor een heleboel organisaties is echter wel duidelijk geworden dat we onvoldoende profiteren van de hedendaagse digitale mogelijkheden. Dit geld zeker niet alleen voor kleinere MKB-organisaties Ook bij grotere organisaties ligt de nadruk vaak alleen bij de grotere softwareapplicaties of netwerkbeheer. Toch wisten de medewerkers al vrij snel hoe men digitaal kon vergaderen met collega’s of klanten. De software tools Teams, Hang-out, Skype zullen naar verwachting ook in de toekomst veel frequenter worden ingezet. Dat scheelt fileleed, bespaart kostbare reistijd en is nog beter voor het milieu ook 🙂 . Maar bij vergaderen houdt het niet op, er moet ook nog worden gewerkt!

Juiste informatie gemakkelijk beschikbaar?

Bij veel organisatie is in deze periode een nieuw probleem zichtbaar geworden. De noodzakelijke informatiebronnen bleken niet gemakkelijk toegankelijk voor medewerkers. Maar gelukkig was er mail, telefoon en die zeer kundige collega om de informatie alsnog te verzamelen. Zo zijn veel Excellijsten en bestanden over en weer geschoten om het werk alsnog te kunnen klaren. Verloren kostbare tijd maar het probleem was eigenlijk nog groter. Cruciale bedrijfsinformatie was aanwezig in verschillende versies en opgeslagen op meerdere locaties Soms zelfs op een persoonlijke laptop of op gratis Apps in de Cloud. Ook in de nabije toekomst kan dit leiden tot onvoldoende beveiliging van bedrijfsinformatie en zelfs tot fouten bij uitvoering van de werkzaamheden. Hebt u voldoende aandacht voor de informatiesystemen in uw organisatie?

Het gat tussen ERP en de operationele medewerker

De vraag die iedere organisatie zich nu moet stellen is of de werknemers de juiste middelen hebben voor het uitvoeren van taken en werkzaamheden. Vaak heeft men voor de financiële en/of logistieke processen wel een ERP-pakket operationeel. Maar er zijn ook tal van andere ondersteunende bedrijfsprocessen waarin informatie wordt verzameld en acties moeten worden opgevolgd. Bijvoorbeeld klachten, inspecties, servicemeldingen. En soms zelfs management rapportages voor sturing en beslissingen. Vrijwel alle ERP -systemen zijn hiervoor standaard niet geschikt Daarom gaan medewerkers op zoek naar alternatieven. Dit is vaak de reden dat zij een toevlucht nemen naar Excel-lijsten of zelfs goedkope, liefst gratis tools die in de Cloud worden aangeboden. Er wordt dus onbewust chaos en onveiligheid gecreëerd binnen uw organisatie. En de oorzaak is het ontbreken van een overkoepelend plan.

Laat informatie veilig en effectiever voor je werken

De digitale oplossing voor slimmer en veiliger omgaan met bedrijfsinformatie vereist een andere benadering. Bedrijfsinformatie is niet bedoeld om het te archiveren en deze pas op te halen als men het nodig heeft.  Binnen een ideaal bedrijfsproces komt informatie vanzelf naar je toe als je het moet verwerken.  Dergelijk systemen, die gebruiken maken van work flow management principes, zijn breed inzetbaar en zorgen automatisch voor een eenduidige opslag van informatie. Afhankelijk van de leverancier zijn ook actuele rapportages beschikbaar om processen bij te sturen of periodiek te beoordelen. En ook niet onbelangrijk, ingewikkelde of uitgebreide ondersteuning door IT-experts is niet nodig. Een handige medewerker bouwt zelf zijn registratietool op een generiek en beveiligd platform.

Onze tips voor digitale transformatie

Inventariseer de nul situatie (het aantal lijsten binnen de organisatie) en doe dit samen met de eindgebruikers. Zo krijgt men een compleet beeld en wordt ook draagvlak gecreëerd voor de toekomstige wijzigingen in werkwijzen.

Begin klein, digitaliseer eerst die bedrijfsprocessen waar u de grootste winst kan behalen. Accepteer dat medewerkers aan nieuwe werkwijze moeten gaan wennen. Alleen gaat sneller, maar samen kom je verder!

Maak gebruik van best practises van andere organisaties of van de beoogde leverancier. De meeste bedrijfsprocessen zijn echt niet uniek. Neem een kijkje in de digitale formulieren bibliotheek.

Nog meer weten?

Nog meer weten over mogelijkheden van digitale transformatie in uw organisatie?

Download dan deze White paper vol met tips en aandachtspunten.

Gaat u liever vrijblijvend in gesprek met onze ervaren bedrijfsmanagers, laat het ons weten!

Digitale formulieren bibliotheek, eenvoudig bedrijfsprocessen automatiseren

Digitale formulieren bibliotheek

De digitale formulieren bibliotheek van Nederland gaat live!

Wij gaan het organisaties nog gemakkelijker maken om bedrijfsprocessen te digitaliseren.

Met slimme templates en voorbeelden.

Gebaseerd op onze uitgebreide ervaring in de industrie, bouw, zorg en dienstverlening.

Met 1 druk op de knop staat het formulier, inclusief workflow en autorisatierechten, in uw eigen omgeving.

En met de bijgeleverde instructie is deze eenvoudig aan te passen aan uw eigen organisatie.

 

Goede en actuele Informatie, de basis voor iedere bedrijfsvoering

Digitale formulieren alleen voor inspecties of meldingen gebruiken?

Of duur maatwerk in je ERP laten bouwen om je bedrijfsprocessen in de praktijk echt te ondersteunen.

Veel medewerkers binnen ondernemingen zoeken een werkbare oplossing in Excel, actielijstjes of zelfs “gratis” apps.

Met Leanforms hebt u een eenvoudige en betaalbare oplossing om ondersteunende en ontbrekende informatiestromen in 1 applicatie samen te brengen.digitale formulieren bibiliotheek

Een veilige oplossing die bovendien onnodige interne kosten verlaagt en de efficiency van uw organisatie verhoogt.

Laat u bovendien inspireren door de sprekende voorbeelden in onze digitale formulieren bibliotheek.

Grote kans dat u nog meer mogelijkheden ziet voor verbetering in uw organisatie.

 

Samen spelen, samen delen

Ons succes is het succes van onze klanten.

Mede door inspirerende suggesties en intensief klantencontact contacten hebben wij ons slimme digitale formulieren tool kunnen door ontwikkelen.

Met meer slimme functionaliteiten, maar wel tegen dezelfde prijs.

Hierdoor bouwen we samen aan ons gezamenlijk succes.

En nu gaan we dus ook slimme formulieren templates delen.

De formulieren bibliotheek zal flink gaan groeien in de toekomst.

 

Meer weten?

Neem dan vrijblijvend contact met ons op per mail info@leanforms.com

 

Get in Control en Stay in Control– digitale formulieren

Get in Control, slimmer registreren

 

Dat alles heeft te maken met een goed inzicht en overzicht van al uw bedrijfsprocessen.

Bijvoorbeeld is alle informatie waarop beslissingen worden genomen eenduidig aanwezig.

Get in Control LeanForms

 

Maar ook is deze informatie snel en gemakkelijk toegankelijk?

Immers je wilt ook dat op tijd de vervolgactie wordt uitgevoerd of misschien wel ingegrepen en gecorrigeerd.

Maar hoe doe je dat “Get in Control”?

Uw medewerkers zijn creatief en werken om het bedrijfsproces heen met hulp bestanden in Excel.

Of ze zoeken een oplossing in gebruik van de vele beschikbare “gratis” apps.

Het spreekt voor zich dat dit geen gewenste oplossing is voor een stabiele, veilige en efficiënte bedrijfsvoering.

Kortom, hoe krijgen uw medewerkers de juiste tools om hun werkprocessen goed uit te voeren.

Get things done!

Get in Control vereist een systematische eenvoudige aanpak.

Systematisch om de zaken goed doordacht aan te pakken.

En eenvoud omdat dit de implementatie en acceptatie bij de medewerkers bevorderd.

Get things done betekent een manier van werken definiëren die zorgt dat alleen tijd besteed aan de juiste taken.

Maar ook dat je dat op de slimste manier doet.

Neem daarom eens de tijd om het ideale bedrijfsproces en de gewenste resultaten vast te leggen.

Vervolgens bepaal je welke hulpmiddelen nodig zijn om de taak te ondersteunen, of nog beter het werk uit te laten voeren.

Met de juiste tool automatiseer je tegenwoordig In 5 eenvoudige stappen bijna iedere bedrijfsproces.

En dat zonder moeilijke IT-projecten of dure IT-consultants.

Bovendien zijn de bedrijfsprocessen veel gemakkelijker toegankelijk voor medewerkers.

Ook hier is 5 S-werkplek organisatie een geweldig principe.

 

 

Stay In Control

Get in control, het optuigen van een registratiesysteem voor informatie van bedrijfsprocessen, dat lukt vaak nog wel.  Get in control leanforms

Maar veel organisatie en ondernemingen slagen er niet in de verkregen informatie goed te benutten.

Een gemiste kans want uit een regelmatige analyse van de informatie kunnen waardevolle inzichten ontstaan.

Inzichten die interne bedrijfsprocessen verbeteren en bedrijfsresultaten verhogen.

Zorg dus dat de informatie uit bedrijfsprocessen op een eenvoudige manier altijd actueel en beschikbaar zijn.

Het liefst visueel en met informatie over de trend.

Dan pas gaat de informatie echt voor je werken en wordt het leuk!

 

En nu, Get in Control

Wilt u nog meer weten over informatiemanagement met slimme digitale formulieren, lees dan onze White paper.

De kracht ervaren van digitaliseren van uw papieren registratielijst?  Maak gebruik van onze vrijblijvende service om een voorbeeld uit te werken.

Of een kennismakingsgesprek en demo op locatie, voor goede koffie komen we altijd langs.

Visualiseren digitale formulieren

Visualiseren digitale formulieren- waarom?

Visualiseren van digitale formulieren is een krachtige methode om snel en eenduidig informatie te delen.

Visueel management wordt daarom ook veel toegepast in organisaties die volgens Lean management principes werken.

Een afbeelding of tekening zegt veel meer als een uitgebreide tekst.

De informatie wordt ook sneller door het menselijk brein verwerkt.

En beter onthouden.

Daarom worden gevisualiseerde digitale formulieren veel bij onze klanten toegepast.

 

Digitale formulieren, meer dan een afvinklijst!

Je wilt meer bereiken dan dat medewerkers een lijst afvinken.

Het werk moet gewoon goed worden uitgevoerd.

Met de aftekenlijst als bevestiging.

Maar wat zou het mooi zijn als je ook de methode van inspectie heel duidelijk op het formulier kan vermelden.

De werkinstructie als ware in het formulier ingebouwd.

Dat is wat we bedoelen met visualiseren van digitale formulieren.

Digitaal formulier montage en inspectie

Daarom moet je maar eens kijken naar dit digitaal formulier wat wordt gebruikt in de bouw.

Afhankelijk van het soort werkzaamheden worden de montagevoorschriften getoond.

De monteur heeft dus altijd de werkinstructie bij op de klus.

Precies op maat en in de vaktaal van je organisatie

Is dat niet slim?

En natuurlijk kan de monteur na de klus een foto toevoegen van het resultaat.

Visualiseren digitale formulieren

Zeker moeilijk te maken?

Wat denk je zelf.

Alle functionaliteiten om slimme digitale formulieren te bouwen vereisen bij LeanForms geen ICT-kennis.

Met gezond boerenverstand en onze unieke tool ben je zo op weg.

Geloof je het niet?

Kom dan kennismaken op 1 van onze “Try before you Fly “dagen, laat gratis een papier formulier digitaliseren of nodig ons op de koffie.

Wij delen graag onze kennis.

 

Leestips

Bezoekersregistraties, zo kan het ook.

Meer weten over praktisch kwaliteitsmanagement met lean.

 

ERP en digitale formulieren, een goed bewaard geheim

ERP kosten onbekend !

ERP kosten beheersen binnen een flexibele en dynamische omgeving valt niet mee.

Bovendien worden ERP  kosten van een organisatie niet vaak besproken.

Ze worden gezien als een noodzakelijk kwaad.

Om de informatievoorziening binnen een organisatie te centraliseren.

Toch vormen ERP kosten vaak een aanzienlijke kostenpost voor een onderneming.

In aanschaf, onderhoud maar ook bij continue doorontwikkeling.

Bent u het volgende slachtoffer van ERP software ?

ERP digitale formulieren

 

 

ERP de hamer als nijptang

Ondanks de aanzienlijke ERP kosten zijn gebruikers van ERP systemen vaak niet tevreden.

Vooral de werknemers die sporadisch het systeem moeten gebruiken voor wekelijkse of maandelijkse registraties.

Of in grote organisaties.

Daar worden vaak massieve bedrijfsprocessen vastgelegd in ERP zonder rekening te houden met de kleinere broeders of vestigingen die ook aanwezig zijn.

Veranderingen in deze rigide processen worden vaak uitgebreide projecten.

Als gevolg van overleg, afstemming en uiteindelijk de technische programmering.

De ERP kosten vliegen de pan uit.

 

 

Software blijft een tool hoewel…

Wij mogen regelmatig meekijken in de ERP keuken bij onze klanten.

En doen dit vanwege onze voorliefde voor lean management, zowel vanuit de kant van de ondernemer als van de werknemer.

Een aantal opmerkelijke zaken,

  • Naast het ERP systeem worden diverse aanvullende software systemen gebruikt voor ondersteunende bedrijfsprocessen.
  • Hierbij worden handmatig gegevens uit ERP overgenomen en soms zelfs het eindresultaat in ERP vastgelegd.
  • IT kosten per bedrijfsproces of werknemer zijn niet bekend.

Soms ontbreekt zelf het overzicht van de lijst van de gebruikte  software.

Bovendien is er nauwelijks inzicht hoe vaak de dure software licenties worden gebruikt.

De oplossingen voor de onderneming en dus ook voor de gebruikers worden vaak door IT bepaald.

ERP maar bijvoorbeeld ook SharePoint worden veelvuldig als alleskunner gepresenteerd.

Echter zonder enige onderbouwing van de werkelijke kosten om met maatwerk de functionaliteit werkend te krijgen.

Veel kleine maar voor de gebruikers zo wenselijke aanpassingen worden door de noodzaak van IT specialisten onnodig vertraagd, te duur of helemaal niet uitgevoerd.

 

Eerst modelleren dan automatiseren

Met een goede analyse van standaard ERP en software functionaliteiten kan een hoop geld worden bespaard.

Bovendien kan beter invulling  worden gegeven aan de wensen van de onderneming en werknemer.

De oplossingsrichting die wij  altijd aanbevelen is zo veel mogelijk van maatwerk weg te blijven.

Gebruik de software om zijn kernfunctionaliteiten en ga voor de ontbrekende functionaliteiten op zoek naar een simpele oplossing.

ERP en digitale formulieren, 1+1= 3

Door ondersteunende bedrijfsprocessen zonder te brengen in web formulieren met work flow kan een enorme efficiënte verbeterslag worden gemaakt.

Zeker als je digitale formulieren ook nog data laat uitwisselen met de ERP database.

De voordelen

  • Het aantal dure ERP licenties kan worden geminimaliseerd.
  • De benodigde behandelingstijd neemt sterk af door minder handmatige handelingen
  • De bron data in ERP is altijd actueel en fouten bij overnemen data in formulieren is door automatisering is niet mogelijk.
  • Aanpassingen in ondersteunende bedrijfsprocessen kunnen zonder tussenkomst van IT worden gerealiseerd.
  • Door minimalisatie van aantal software pakketten zijn gebruikers veel meer vertrouwd met applicatie en de onderliggende bedrijfsprocessen

Formulieren digitaliseren

Herkenbaar?

Is bovenstaande problematiek herkenbaar in uw organisatie?

En wilt u graag weten hoe het anders kan ?

Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Onze kennis en ervaring delen we graag, het levert al snel meer op dan u denkt!

Nuttige links

Digitale bezoekersregistratie

Digitale registraties voor bezoekers

Mogelijk gebruikt u nu nog een papieren inschrijflijst bij de receptie.
Waar alle bezoekers netjes kunnen intekenen.
Ja u hebt dan overzicht.
En ja u voldoet mogelijk aan de eisen van het bedrijfsnoodplan.
Alleen ligt deze lijst op een locatie ver weg van uw werkplek.
En elke seconde telt.
Digitale registraties met onze formulieren lossen dit probleem op.

Voordelen digitale registraties

Het digitaal registreren van bezoekers van uw locatie heeft ook andere voordelen.
Zo kunt u het formulier via uw website digitaal beschikbaar stellen.
Uw gasten kunnen zichzelf vooraf tijdig aanmelden.
En u ontvangt per mail een bevestiging van het bezoek.
Je hebt dus alle tijd om uw gasten te verwelkomen.
Zonder de administratieve rompslomp.

Flexibiliteit met onze digitale formulieren

Maar u kunt ook kiezen om het formulier ter plaatse aan te bieden op een informatiezuil of computer, aan u de keus!
Het digitale bezoekers formulier kunt u naar eigen inzicht inrichten.
Misschien hebt u specifieke vragen of wilt u bedrijfsrichtlijnen communiceren.
Natuurlijk kan het formulier digitaal worden ondertekend.
Ook kan u de aanvrager ook direct een bevestiging en routebeschrijving toesturen.

Alweer nieuwe software?

Speciale software nodig voor een digitaal bezoekers formulier?
Niet als u onze generieke formulieren generator al gebruikt.
Deze is namelijk heel breed inzetbaar voor het automatiseren van uw bedrijfsprocessen.
Hierdoor houdt u grip op uw bedrijfsinformatie tegen een redelijke kostprijs.

Slimme digitale formulieren

Aha u hebt het door.
U kiest voor een slimme oplossing die ook andere knelpunten in uw organisatie kan oplossen.
Door informatie slim door uw organisatie te laten stromen bespaart u enorm veel tijd, verbetert uw kwaliteit van de bedrijfsprocessen en hebt u altijd actueel inzicht over de stand van zaken.
Mogelijk dat u een andere papieren formulier of Excel rapport wilt automatiseren?
Maak dan gebruik van onze gratis mogelijkheden om uw document als voorbeeld uit te werken in onze software.
Of nodig ons uit voor een vrijblijvend gesprek.
Uw hoeft zich niet te schamen als we nog een papieren registratieformulier moeten invullen!

Andere cases

Lean Management in de administratie, 1 digitaal formulier vervangt 6 Excel Files

MoreApps of minder Apps voor digitale formulieren.

MoreApps voor digitale formulieren?

More Apps zoals Google Forms, Trello of Asana gebruiken in je organisatie?

Voor het ondersteunen van bedrijfsprocessen?

De meeste managers worden hier niet blij van.

Nog meer apps om informatie te verzamelen.

Wie houdt het overzicht op al die data.

En zijn al die apps wel veilig?

No MoreApps, terug naar de eenvoud!

Dit is iets wat je van slimme organisaties verwacht.

Bijna ieder bedrijfsproces automatiseren met 1 applicatie.

Inzetbaar op kantoor, de fabriek of aan de balie.

En alle informatie op 1 plaats bij elkaar.

De digitale informatiestroom eenvoudig op orde.

Eenvoud is dus ook streven naar een generieke oplossing.

More doen met Apps

Natuurlijk wil je ook dat de informatie direct beschikbaar is op je desktop.

Je wilt overal kunnen werken met je digitale tool.

Maar je wilt niet alleen informatie verzamelen.

Hij moet door de organisatie stromen.

Naar de juiste medewerker voor verdere afhandeling.

En als manager wil je actuele rapportages om overzicht te houden.

Dus More Apps of minder?

Ons advies is om de keuze dus niet  overhaast te maken.

Denk goed na wat je wilt.

Mogelijk is er al iets in huis is waar je gebruik van kunt maken.

En kijk ook goed naar de kosten, niets is voor niets!

In onze White paper staan een groot aantal opties en aandachtspunten.

Wil jij het zelf ervaren hoe gemakkelijk je digitale formulieren met workflow en rapportages kunt bouwen bezoek dan een gratis Try before Fly.

Of nodig ons uit voor de koffie.

We komen graag vrijblijvend langs.

Ons mailadres info@leanforms.com

We nemen binnen 1 werkdag contact met u op.

 

Formulieren digitaliseren, dat werkt !

Formulieren digitaliseren…

Formulieren digitaliseren, waarom zou je dat willen ?

Weer nieuwe software, we doen het toch al jaren in Excel.

En dat gaat toch goed!

  • Nou ja, als iedereen alles goed invult
  • En geen persoonlijke hulpbestanden maakt.
  • Maar ook het op de juiste plaats wegschrijft
  • Of collega’s direct informeert over aanpassingen.

Jawel, deze punten vaak wel een probleem.

Wat leidt tot veel zoekwerk, extra tijd en frustratie.

Digitaliseren om problemen op te lossen

Digitaliseren van formulieren is dus alleen nuttig als het problemen oplost.

En dan liefst ook nog alle problemen.

Dat betekent dat je wel op een slimme manier digitale formulieren moet maken.

Er zijn namelijk talloze app en tools in de aanbieding.

We hebben de valkuilen en aandachtspunten al eerder in een white paper op een rij gezet.

Maar we doen meer om jullie een goede eigen keuze te laten maken.

Want je moet je zelf overtuigen.

 

Digitaliseren formulieren, bezint voor u begint!

Als je formulieren wilt digitaliseren is een goede voorbereiding heel belangrijk.

Maar als je eenmaal het principe snapt zul je zien dat je heel veel bedrijfsactiviteiten gemakkelijker en efficiënter kan uitvoeren.

Wij hebben nu al een hele reeks voorbeelden die je mogelijk kunnen inspireren.

Waar je waarschijnlijk nog niet aan hebt gedacht.

Naast digitale service formulieren, inspectierapporten kun je bijvoorbeeld ook een opleidingsregister slim digitaliseren.

En dat allemaal met

  • 1 generieke formulieren generator.
  • Voor 1 prijs.
  • En zonder ICT-kennis.

 

Digitaliseren kun je leren

Wil jij ook leren hoe je dit zou kunnen toepassen in je organisatie?

Schrijf je dan in voor 1 van de “try before you fly” bijeenkomsten in Breda of Groningen.

En neem je probleem mee zodat we samen eens kunnen sparren over een mogelijke oplossing.

Wil je liever een vrijblijvend gesprek op uw locatie?

Wij leveren niet de software maar juist de toegevoegde waarde en komen dus graag langs.

U kunt ons mailen

Maar een  beller is natuurlijk sneller.

Gratis 30% meer medewerkers, laat data werken!

Datamanagement, de sleutel voor succes

Elke dag produceren organisaties enorm veel gegevens.

Deze data geven informatie over de bedrijfsvoering en de resultaten van de bedrijfsprocessen.

Ze worden op verschillende tijdstippen ingevoerd, aangepast en (opnieuw) gebruikt door verschillende medewerkers in een organisatie.

Op basis van de beschikbare data worden vervolgens (management)beslissingen genomen.

Het behoeft geen betoog dat de beschikbare informatie niet alleen snel en goed toegankelijk moet zijn, maar  ook betrouwbaar.

 

Datamanagement is meer dan archiveren

Veel organisaties worstelen met het houden van overzicht over al die informatiestromen.

Er zijn papieren lijsten, Excel-sheets en softwareapplicaties, maar vaak geen plannen of middelen om de informatiestromen in goede banen te leiden.

Het gevolg is volle archiefkasten, een doolhof van mapjes op het bedrijfsnetwerk en zelfs persoonlijke dossiers in outlook of op de eigen computer.

Kansen dus voor een efficiëntere bedrijfsvoering en meer winst!

 

Datamanagement met digitale formulieren

Een simpele oplossing voor dit probleem is een digitaal formulierensysteem met workflow.

Hiermee wordt het eenvoudig om bedrijfsprocessen te digitaliseren en te automatiseren met workflow techniek.

Informatie wordt op eenduidige wijze behandeld, zo nodig aangevuld en opgeslagen op 1 centrale plaats.

De data is direct beschikbaar voor actuele rapportages.

Een goed gekozen digitaal formulierensysteem vereist geen specifieke ICT-kennis, verhoogt de efficiency en heeft een zeer korte terugverdientijd.

  • Een productiebedrijf verving 6 Excel file in een bedrijfsproces door 1 slim formulier. Het verkorte de jaarlijkse rapportage tijd met 50 dagen. De investering was slechts 10 dagen.
  • Een service verlenend bedrijf automatiseerde de servicemeldingen waardoor betrokken afdelingen direct weren geïnformeerd en de doorlooptijd van de melding, inclusief verwerking in financiële administratie met 80 % reduceerde.
  • Een bouwbedrijf automatiseerde de VCA-inspectieronden waarbij ingesloten foto’s meer effect hadden dan mooie volzinnen. De acties waren al bekend bij de uitvoerder voordat de projectleider terug was in de bouwkeet.

Meer lezen over voordelen en aandachtspunten bij selectie digitale formulieren tool, download de White paper

Hebt u liever een demo, neem dan contact met ons op.

Google Forms, slimmer organiseren

Google Forms, slimmer organiseren

Google Forms kent bijna iedereen. Wil je een snelle enquête uitvoeren of een simpel digitaal formulier bouwen dan weet iedere student dit je te vertellen. Google Forms is zo handig in gebruik, het spreekt voor zich als je digitale formulieren wilt ontwerpen. Maar Google Forms is ook beperkt in functionaliteit en heeft risico’s voor bedrijfsmatige toepassing. Zeker als je bedenkt hoe er met persoonlijke gegevens en de nieuwe AVG  dient te worden omgegaan. Dan wil je toch om zijn minst weten waar en hoe Mister Google zijn data bewaart.

LeanForms is Google Forms Plus

In 2006 bedachten wij ook al dat een laagdrempelige software tool om slimme digitale formulieren te bouwen veel organisaties zou kunnen helpen bij het uitvoeren van diverse bedrijfsprocessen. De principes die Google Forms gebruikt zijn dezelfde die LeanForms hanteert. Maar LeanForms gaat verder met intelligentie. Zo kan het formulier eenvoudig worden ingericht met een workflow of kunnen er intelligente afhankelijkheden worden ingesteld. Door volledige integratie met Excel zijn rapportages eenvoudig te visualiseren in actuele dashboards.

Google Forms, voor niks gaat de zon op

Het verdienmodel bij “gratis” applicaties is data. Dit hebben we recentelijk nog gezien met Facebook!  Maar laten we duidelijk zijn, software moet wel iets opleveren als je ervoor moet betalen. LeanForms heeft zijn naam ontleent aan Lean principes, het terugdringen van verspillingen in organisaties. Dus dingen dubbel doen, op informatie wachten of fouten maken. En dat kost heel veel tijd dus geld. Daarom kunnen wij wel heel gemakkelijk aantonen dat LeanForms zorgt voor besparingen in uw organisatie. Soms als alternatief voor de vele Excel files in uw organisaties. Maar ook door uitfasering van software tools die voor 1 specifiek bedrijfsproces zijn aangekocht of door slimme koppelingen met ERP-systemen waardoor minder dure ERP-licenties noodzakelijk zijn. Door volledige schaalbaarheid van LeanForms zijn wij te vinden van ZPP tot MKB.

 

Aandachtspunten en alternatieven Google Forms

Google gerust op Forms om meer te weten te komen over de mogelijkheden bij inzet van digitale formulieren in uw organisatie.  Maar vergeet ook niet onze White paper te lezen. Wij zijn ervan overtuigd dat dit nieuwe inzichten geeft in het verbeteren van informatievoorziening binnen uw organisatie. Wilt u nog meer weten, neem dan direct contact met ons op