Berichten

Lean registreren & ISO 9001:2015

Lean registreren én voldoen aan de ISO 9001:2015 kan dat?

In de nieuwe ISO 9001:2015 norm worden aantal verplichte registratie minder maar ook helderder gekoppeld aan het procesgericht organiseren. Een organisatie leiden of bedrijfsprocessen sturen doe je niet met losse lijstjes van acties en resultaten. Wij zijn het daar helemaal mee eens. De mens maakt namelijk altijd het verschil. Een goede lean registratie is er een waar je echt het werk mee uitvoert. Turfsmurven en vinkvee opgelet!  We gaan dus lean registreren binnen ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 registreren, focus op 7  lean verspillingen

Bedrijfsprocessen zijn meer dan ooit in beweging en daarom is het goed om te kijken of je wel op de slimste manier registreert. Zijn de registraties gemakkelijk te vinden, betrouwbaar en worden ze wel echt gebruikt? Natuurlijk wordt dit ook zo in ISO9001:2015 bedoeld, moeilijker is het niet. Laten we daarom eens door de LEAN bril veelvoorkomende verspillingen bij registeren nader bekijken.

1. Wachten op informatie

Je collega moet informatie aanleveren zodat jij je taak kunt uitvoeren. Ze moet namelijk eerst de telefonische serviceaanvraag in een gezamenlijk bestand kloppen. Daarna belt ze je op of wordt een mail gestuurd om te melden dat je aan de slag kunt. Wel graag even een seintje als je gereed bent want dan kan ze ook weer bij de Excel file. En tussendoor verwachten ze ook dat je de andere werkzaamheden bijhoudt!

2. Fouten in registraties, accepteren of voorkomen?

Fouten in registraties zijn irritant maar soms ook onacceptabel, zeker als hier de bedrijfsvoering op wordt gestuurd of als er zaken spelen als aansprakelijkheid. Toch zie je vaak onder tijdsdruk of door gebrek aan parate kennis foute of onvoldoende informatie wordt vastgelegd. Een simpele manier om fouten te voorkomen is het gebruik van poka-yoke, een methode waarin het altijd goed gaat omdat het niet anders kan.

3. Controleren voegt geen waarde toe

Controleren van informatie op fouten, hoe inefficiënt kun je bezig zijn? Zou je in deze tijd niet veel beter kunnen gebruiken aan werkzaamheden waarmee je iets verdient? Automatische rekenvelden, rolmenu’s en in-line controles door een systeem zorgen voor ervoor dat je op de gegevens kunt vertrouwen.

4. Herverwerken of te wel copy-paste management

De informatie wordt aangeleverd maar net niet in de gewenste vorm. Dus vlug aan de slag in een hulpfile om deze te bewerken en geschikt te maken voor jouw activiteit. Je kunt natuurlijk ook eens gaan overleggen of het niet in 1 keer goed kan. Deze ervaring komt je mogelijk bekend voor!

5. Over processing, te veel vastleggen

Wat denk je zelf als je een super lange registratielijst in moet. Zou al deze informatie echt worden gebruikt? Laatst was ik in een ziekenhuis aan het meekijken. Nog niet 25 % van de vragen werd gebruikt! Ik kreeg er bijna een onveilig gevoel van.

6. Voorraad van registraties, er zijn nog 10 wachtenden voor u

Als 1 registratie door meerdere personen of afdelingen worden verwerkt is het wel handig om te weten hoe de registraties daar worden verwerkt. Gaat dit in vaste aantallen of op vaste tijdstippen. Hierdoor hopen registraties mogelijk zelfs op en worden andere afdelingen en medewerkers onbewust opgezadeld met een piekbelasting. De ideale situatie binnen lean management is one piece flow, dus gelijk afwerken bij binnenkomst. Als dit niet praktisch mogelijk is, zorg dan dat door afspraken dat werkdruk in het gehele proces gelijkmatig is verdeeld.

7. Transport, work flow zoals het niet bedoeld is

Hoe vaak loop jij niet even naar je collega of voor een toelichting bij een onduidelijke registratie. Stuur jij het klachtenformulier nog altijd via de interne post naar de volgende afdeling. En voor de zekerheid nog een mail? Naast een digitale opslag is er natuurlijk ook nog een order met papieren kopieën in je kast.

Lean registreren, hoe dan wel?

Als bovenstaand je bekend voorkomt dan is het tijd voor actie. Neem eens uurtje de tijd om samen met team een registratieproces simpel in kaart te brengen en de benodigde informatie goed te specificeren (wat, wanneer, hoe, benodigde tijd). Je zult dan zelf als team de knelpunten gaan zien. Probeer vervolgens de verborgen kosten te kwantificeren en ga op zoek naar een oplossing die het proces verbetert, geen onnodige kosten maakt en het arbeidsgemak verhoogt. Als je per registratieformulier 10 werkuur per jaar kunt besparen dan kun je deze met LeanForms digitaliseren inclusief alle rapportage. Waar wacht je nog op? Wist je overigens dat de 8e verspilling bij lean het niet gebruiken van kennis en talent van medewerkers is?

Nuttige links en artikelen

Kwaliteitsmanagement software, (g)een speeltje van de kwaliteitsmanager

Kwaliteitsmanagement software, voegt dat echt waarde toe in uw organisatie?

Ziet u door de bomen het bos niet meer of dan moet u verder lezen.

Met meer dan 30 jaar ervaring in kwaliteitsmanagement hebben wij het aardig in beeld wat werkt en wat niet.

Maar ook kwaliteitsmanagement is veranderd dus laten we hopen dat uw software systeem is meegegroeid.

Digitaal kwaliteitssysteem, ICT of kwaliteit?

Als je over  kwaliteitsmanagement software leest gaat het bijna altijd over de kracht van ICT.

Ten eerste ons zou het moet gaan over kwaliteit.

Ten tweede hoe je dat slim  met elkaar organiseert.

De definitie van kwaliteit is door onze collega’s van LeanQuality als eens goed verwoord.

Want kwaliteit is waar iedereen blij van wordt.

Je collega’s, ook je manager, je stakeholders zoals de overheid en ja misschien ook de kwaliteitsmanager.

Je kunt dus beter spreken over een  bedrijfsmanagementsysteem.

Het begin van kwaliteitsmanagement software

In de jaren 80/90 werd de industrie overspoeld met de ISO 9001 norm.

Om activiteiten en werkzaamheden binnen organisaties te standaardiseren werden werkinstructies en procedures op schrift gesteld.

Van de werknemer werd verwacht deze te kennen en er precies naar te handelen.

Om misverstanden te voorkomen met ‘illegale’ uitvoeringen werd gebruikt gemaakt van stempeltjes met “gecontroleerd document”

Ook werd zelfs gekleurd papier ingezet.

Opkomst van digitaal kwaliteitssysteem

In de jaren 90 kwam de IT industrie in opkomst.

Waardoor de kwaliteitswereld werd overrompeld met de eerste kwaliteitsmanagement software.

Echter dit waren meer documentbeheersystemen.

Met flitsende portals als intranet of digitale kwaliteitshandboeken werd de papierstroom langzaam terug gedrongen.

Maar ook onnodige functies en complexiteit geïntroduceerd.

De kwaliteitsmanager en secretariaten moesten voor sommige pakketten zelfs op training.

 

Evolutie van ISO9001

In de nieuwe versie van ISO9001:2015  zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd.

Voor documentbeheer vallen een aantal verplichtingen weg.

En het kwaliteitshandboek is niet langer verplicht.

Echter veel belangrijker is  de verschuiving van documentbeheer naar procesgericht samenwerken.

Het inzicht hebben in je bedrijfsprocessen, de onderlinge samenhang en het proces is hierbij de belangrijkste eis.

Documentbeheer wordt hierbij een hulpmiddel in plaats van een doel en het kwaliteitssysteem meer een bedrijfssysteem.

Hieruit volgt ook dat gedocumenteerde informatie, het bewijs en resultaat van processen een veel belangrijkere rol hebben.

Een modern kwaliteitsmanagement software systeem dient dus deze aspecten eenvoudig te kunnen borgen.  

Gratis ditgitale formulieren maken

Samengevat kwaliteitsmanagement software

  • Gebruik de procesgerichte aanpak als basis bij de inrichting van je kwaliteitssysteem.
    • Een van de praktische mogelijkheden is het gebruik van het watervalmodel met SQeME
  • Bepaal duidelijk de behoefte van je kwaliteitssysteem, wat wil je bereiken en wie zijn je klanten?
    • Zorg dat je flexibiliteit hebt om iedereen op maat te bedienen.
  • Zorg voor schaalbaarheid van je systeem, begin eenvoudig en bouw later uit.
    • Ook geldt hierbij eerst modelleren dan pas eventueel automatiseren met digitale web formulieren.
  • Denk aan onderhoud en beheer van je systeem, hier zitten vaak verborgen kosten of onnodige complexiteit
  • Systemen die een schil bouwen om Microsoft Office producten (Word/Visio/Excel ) of Share Point werken vaak met ingewikkelde onderhuidse protocollen of hyperlinks. De invloed op Microsoft bij veranderingen is klein, dus afhankelijkheid groot.
  • Ga nooit op de blauwe ogen af van de verkoper bij de flitsende demo.  Verras de verkoper met een live verzoek om bedrijfsprocessen of web formulieren te bouwen.

Jouw vraag nog niet beantwoord?

Je mag ons altijd bellen voor vrijblijvend advies.

Kwaliteitsmanagement met de gouden cirkel

Kwaliteitsmanagement vanuit het hart.

Kwaliteitsmanagement binnen bedrijven wordt vaak gezien als taak van de kwaliteitsmanager of kwaliteitsafdeling.

Een erfenis uit het verleden. aangezien kwaliteitsmanagementsystemen met name werden gebruikt voor borgen van werkinstructies.

Of om het ISO certificaat zeker te stellen. Kwaliteit  en kwaliteitsmanagement als container begrip.

Een gemiste kans EN een enorme bron van verspilling. Organisaties gaan er niet beter van presteren  en meer winst maken!

Maak daarom kwaliteitsmanagement echt bedrijfsmanagement .

Maar ook begin bij het begin.

Dit is onze definitie van kwaliteit.

Kwaliteit, is datgene waar iedereen blij van wordt !

Kwaliteitsmanagement met de Gouden Cirkel

Simon Sinek heeft met een TEDX talk zijn “ontdekking” toegelicht over de werkwijze  van succesvolle organisaties.

Deze ondernemingen werken primair vanuit hun hart en overtuiging maar hebben niet altijd beschikking over grote budgetten en veel werknemers.

Maar door passie, vakmanschap en doorzettingsvermogen leggen ze haast automatisch verbinding met potentiele klanten.

De keuze wordt primair bepaald door menselijke aspecten  zoals vertrouwen, herkenning en een goed “gevoel”  bij de leverancier.

De kwaliteit van het geleverde product voldoet natuurlijk aan de gestelde eisen en misschien nog wel meer. Verrassing!

Zou deze aanpak  daarom ook niet bij kwaliteitsmanagement kunnen werken?

Kwaliteitsmanagement is tenslotte gewoon bedrijfsmanagement!

Daarom delen wij nu het geheim van onze gouden cirkel.

 Waarom, onze overtuiging voor excellente organisaties

Wij geloven dat continu succes van een organisatie alleen kan worden bereikt door optimale samenwerking tussen zelfsturende medewerkers.

 Hoe doen we dat bij LeanForms?

Het kwaliteitsmanagement systeem wordt opgezet op basis van de pijlers

  • Vertrouwen
    • Hieruit volgt dat verantwoordelijkheden zo dicht mogelijk bij de uitvoerenden partijen wegleggen.
    • Zij zijn de experts en weten wat er in de praktijk noodzakelijk is.
  • Procesgericht samenwerken
    • Anders gezegd,medewerkers bespreken en bepalen zelf de noodzakelijke bedrijfsprocessen met de gewenste output.
    • Er wordt niets over de schutting gegooid maar gewerkt aan een gezamenlijk doel.
    • Problemen zijn uitdagingen en worden gezien als kansen voor verbetering.
  • Goede informatie
    •  Vervolgen worden afspraken en resultaten  vastgelegd op een  gemakkelijk toegankelijke plaats.
    • Door middel van dit overzcht worden de bedrijfsactiviteiten dagelijks aangestuurd.
  • LEAN principes
    •  Met een LEAN cultuur doen we alleen de juiste dingen om de tent te laten swingen.
    • Samen bannen we verspillingen uit, voeren verbeteringen door en coachen we elkaar om samen nog beter te presteren.

Wat kunnen we voor jouw organisatie betekenen?

  • Wij delen onze kennis en ervaring op gebied van kwaliteitsmanagement en LEAN tijdens trainingen.
  • Maar wij zij ook actief met kennis uitwisselen op onze gratis  relatiedagen en op social media.
  • Ten slotte hebben wij een zeer breed kennis netwerk.

Wil jij ook een gouden cirkel van kwaliteitsmanagement?

Lees de blogs op www.leanquality.nl en www.leanforms.com

Download de whitepapers op http://www.commant.nl/commant/downloads/

Bezoek een gratis  “try before fly sessie“.

Liever een bezoek aan huis?

We komen graag op de koffie, neem gerust contact met ons op.

Automatiseren kwaliteitsmanagementsystemen en meer winst

Geautomatiseerd kwaliteitssysteem

In bijna iedere organisatie moet alles sneller, efficiënter en nauwkeuriger. Slim automatiseren van bedrijfsprocessen helpt iedere medewerker in het goed uitvoeren van zijn taken. Maar als we kijken naar kwaliteitsmanagementsystemen zien we vaak nog arbeidsintensieve activiteiten om een actueel kwaliteitssysteem in de lucht te houden. Waarom is dat? En hoe kan een geautomatiseerd kwaliteitssysteem bijdragen aan een efficiënte bedrijfsvoering en meer winst voor een organisatie?

Het eilandje kwaliteitsmanagement binnen organisaties

In veel organisaties wordt kwaliteitsmanagement niet strategisch ingezet door de bedrijfsleiding. Het is, om diverse redenen, meer een verplichting. Daarom wordt weinig geïnvesteerd in goede gereedschappen. Kwaliteitsmanagers en kwaliteit professionals zijn vaak veroordeeld tot zelfgebouwde web portals, SharePoint portals of een toegewezen netwerkdrive om hun kwaliteitssysteem aan te bieden aan de organisatie. Met de beste bedoelingen maar vaak heel arbeidsintensief om alle hyperlinkjes, documenten en registraties actueel te houden. Bovendien het kwaliteit systeem is gedigitaliseerd maar hiermee nog steeds geen onderdeel van de dagelijkse activiteiten in de organisatie. In feite heeft alleen een digitalisatieslag plaatsgevonden.

Geautomatiseerd kwaliteitssysteem, waar zit de winst?

Automatiseren gaat veel verder dan digitaliseren. Het helpt de medewerker door bepaalde taken over te nemen. Zeker nu de nieuwe ISO 9001:2015 zich veel meer richt op bewijsvoering van resultaten van de activiteiten binnen de procesvoering zit hier een enorme kans om het kwaliteitssysteem echt te integreren in het dagelijkse werk. Zorg dat de medewerker gemakkelijk toegang heeft tot de juiste actuele informatie zodat hij zich kan richten op zijn werk  met snelle  en goede beslissingen.

Voorbeelden van automatiseren kwaliteitsmanagementsystemen in de praktijk

  • Mobiele registraties van inspectieronden op smartphones of I-pads. Acties worden al lopend in de organisaties uitgezet en de opvolging bewaakt
  • Automatisch tijdbewaking en herinneringen van acties bij audits en afwijkingen. Realtime actuele overzichten en KPI-rapporten
  • Koppelingen met andere applicaties zodat eenvoudig de juiste data wordt ingelezen en verwerkt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de inzet van web services waarbij je mogelijk ook nog dure ERP licenties voor gebruikers kunt reduceren
  • Meldingen over defecten of complimenten worden via een formulier op de website zelf ingevuld door de klant waarna ze via het interne kwaliteitsmanagement de organisatie worden ingeleid. Op basis van ingevulde informatie komt deze bij de juiste afdeling of medewerker terecht voor verder afhandeling.

Op deze manier wordt gaat kwaliteitsmanagement dus echt werken voor uw medewerkers en voor uw organisatie.

Meer weten?

Neem gerust contact op voor een inspirerend gesprek zodat we samen op zoek kunnen gaan naar directe winst. Aantoonbaar en zonder investeringen in dure software of langdurige consultancy.

Hulp bij kwaliteitsmanagement nodig?

Tijdgebrek, een onafhankelijke derde partij of een sparringspartner die u verder brengt?
Neem contact op met onze collega specialisten van Lean Quality of andere partners.