Berichten

Gratis digitaal formulier

Automatiseren kwaliteitsmanagementsystemen en meer winst

Geautomatiseerd kwaliteitssysteem

In bijna iedere organisatie moet alles sneller, efficiënter en nauwkeuriger.

Slim automatiseren van bedrijfsprocessen helpt iedere medewerker in het goed uitvoeren van zijn taken.

Maar als we kijken naar kwaliteitsmanagementsystemen zien we vaak nog arbeidsintensieve activiteiten om een actueel kwaliteitssysteem in de lucht te houden.

Waarom is dat?

En hoe kan een geautomatiseerd kwaliteitssysteem bijdragen aan een efficiënte bedrijfsvoering en meer winst voor een organisatie?

 

 

Het eilandje kwaliteitsmanagement binnen organisaties

In veel organisaties wordt kwaliteitsmanagement niet strategisch ingezet door de bedrijfsleiding.

Het is, om diverse redenen, meer een verplichting. Daarom wordt weinig geïnvesteerd in goede gereedschappen.

Kwaliteitsmanagers en kwaliteit professionals zijn vaak veroordeeld tot zelfgebouwde web portals,

SharePoint portals of een toegewezen netwerkdrive om hun kwaliteitssysteem aan te bieden aan de organisatie.

Met de beste bedoelingen maar vaak heel arbeidsintensief om alle hyperlinkjes, documenten en registraties actueel te houden.

Bovendien het kwaliteit systeem is gedigitaliseerd maar hiermee nog steeds geen onderdeel van de dagelijkse activiteiten in de organisatie.

In feite heeft alleen een digitalisatie slag plaatsgevonden.

kwaliteitsmanager

 

Geautomatiseerd kwaliteitssysteem, waar zit de winst?

Automatiseren gaat veel verder dan digitaliseren. Het helpt de medewerker door bepaalde taken over te nemen.

Zeker nu de nieuwe ISO 9001:2015 zich veel meer richt op bewijsvoering van resultaten van de activiteiten binnen de procesvoering zit hier een enorme kans om het kwaliteitssysteem echt te integreren in het dagelijkse werk.

Zorg dat de medewerker gemakkelijk toegang heeft tot de juiste actuele informatie zodat hij zich kan richten op zijn werk  met snelle  en goede beslissingen.

Get in Control LeanForms

 

 

Voorbeelden van automatiseren kwaliteitsmanagementsystemen in de praktijk

  • Mobiele registraties van inspectieronden op smartphones of I-pads. Acties worden al lopend in de organisaties uitgezet en de opvolging bewaakt
  • Automatisch tijdbewaking en herinneringen van acties bij audits en afwijkingen.
  • Realtime actuele overzichten en KPI-rapporten
  • Koppelingen met andere applicaties zodat eenvoudig de juiste data wordt ingelezen en verwerkt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de inzet van web services waarbij je mogelijk ook nog dure ERP licenties voor gebruikers kunt reduceren
  • Meldingen over defecten of complimenten worden via een formulier op de website zelf ingevuld door de klant waarna ze via het interne kwaliteitsmanagement de organisatie worden ingeleid. Op basis van ingevulde informatie komt deze bij de juiste afdeling of medewerker terecht voor verder afhandeling.

Prestatie indicatoren

 

Op deze manier wordt gaat kwaliteitsmanagement dus echt werken voor uw medewerkers en voor uw organisatie.

 

Digitale formulieren brief

Meer weten?

Neem gerust contact op voor een inspirerend gesprek zodat we samen op zoek kunnen gaan naar directe winst.

Aantoonbaar en zonder investeringen in dure software of langdurige consultancy.

 

Hulp bij kwaliteitsmanagement nodig?

Tijdgebrek, een onafhankelijke derde partij of een sparringspartner die u verder brengt?

Neem contact op met onze collega specialisten van Lean Quality of andere partners.

kwaliteitsmanager zonder digitale formulieren

Big data, de (on)zin voor MKB Nederland

Big data, kans of belemmering?

Big data is hot.

Door het combineren van de tsunami aan informatie zouden voor ondernemingen vernieuwende concepten en strategieën in beeld komen.

Die een ongekende voorsprong oplevert ten opzichte van de concurrentie.

Moet of kan daar het MKB Nederland wat mee?

 

Belang van goede informatie

De mens heeft een hekel aan onaangename verrassingen.

Vaak zeggen we dan dat dit volledig onverwacht is.

Maar onverwacht bestaat eigenlijk niet.

Uit onderzoek blijkt vaak dat we de belangrijke signalen of trends hebben gemist.

Ze zaten eenvoudig niet op ons radar en dus worden wij verrast.

Positief door snelle innovaties en mogelijkheden, negatief door bijvoorbeeld incidenten, crisissen etc.

 

Big data is mensenwerk

Big data is een direct gevolg van de netwerk economie waarin we ons nu (gaan) bevinden.

Door koppelen en inzet van diverse (sociale media) komt informatie beschikbaar waarvan we vroeger het bestaan nog niet wisten.

De analyse en interpretatie van big data blijft echter mensenwerk.

Het voorbereidende werk zal ongetwijfeld met technische hulpmiddelen worden uitgevoerd maar de finale conclusie is afhankelijk van de menselijke expertise en …. onderbuik gevoel.

In de zorg vindt bijvoorbeeld continu een discussie plaats over het terugdringen van kosten door gebruik van big data.

Hopelijk wordt hierbij de informatie van de patiënt niet vergeten!

ERP digitale formulieren

Big data voor MKB

Wij geloven dat het principe van big data ook van belang is voor MKB Nederland.

Maar dan wel in aangepaste vorm en in de eigen organisatie.

Veel organisaties verzuipen nu al met het intern organiseren van “big data”.

Denk hierbij aan het gebruik van ERP systemen welke door de IT wereld als oplossing wordt gepresenteerd om organisaties aan te sturen.

Zijn ze gebruiksvriendelijk voor de medewerkers, geven ze pro actief op tijd de juiste informatie aan de medewerker?

Want ook hier maakt de medewerker het verschil om met die informatie iets te doen!

 

MKB Big Data aanvalsplan

Begin eerst maar eens met het laaghangende fruit.

Meten is weten maar dan wel van de juiste dingen, op tijd, op de juiste plaats en real-time.

Dan kun je medewerkers helpen om processen te sturen en de juiste beslissingen te nemen.

Eerst de “kleine” data goed doen, daar zit een enorm verbeterpotentieel voor MKB Nederland.

Weg met die vertragingen in informatie, fouten in aangeleverde data, zoeken naar de juiste informatie.

Wij hebben al veel organisaties geholpen om heel veel geld te besparen en zo de winst te verhogen.

Door bedrijfsprocessen en hun kritische data goed in beeld te krijgen en vervolgens te bewaken en op te sturen.

digitale formulieren

Meer leestips

Zelf ervaren?

Kom kennismaken met de kracht van digitale formulieren en bezoek  vrijblijvend  de “Try before you Fly”. 

Liever een demo op uw locatie?

 

Prospectieve risicoanalyse, slimme uitvoering een zorg minder!

Prospectieve risicoanalyse met de toegevoegde waarde!

Met een prospectieve risicoanalyse (PRI) kijkt men vooruit en analyseert men procesmatig de mogelijke risico’s die van invloed kunnen zijn op patiënt veiligheid maar ook voor de medewerkers. Het is niet een eenmalige oefening maar de kracht van een goede PRI zit juist in een integratie met de dagelijkse activiteiten. Ze moeten dus worden gebruikt bij evaluatie van incidenten maar bijvoorbeeld ook bij het opleidingstraject, het audit programma. En de afdeling inkoop als nieuwe of alternatieve apparatuur wordt gezocht. Kortom een breed scala aan gebruikers dus dat vereist een goede toegankelijkheid van de informatie. Een verborgen rapportje op een netwerk, speciale software voor registratie is dan weinig effectief. Daarom maken onze klanten risicoanalyses in LeanForms, alle informatie is digitaal op 1 locatie beschikbaar naast andere relevante registraties zoals incidenten, audits, dagstarts en… vult u zelf maar aan. Maar er zijn nog meer goede redenen.

Prospectieve risicoanalyse, de varianten

Prospectieve risicoanalyses zijn de industrie al veel langer in gebruik. Denk bijvoorbeeld aan de automobiel en de chemische industrie. Bij onvoldoende eliminatie of borging van het risico kan dit leiden tot enorme schade, zowel financieel, materieel maar ook reputatie! Het is dan ook niet vreemd dat de meest  gebruikte varianten in de zorg (HFMEA, SAFER  en Bow-Tie) hiervan zijn afgeleid. Simpelweg komen alle varianten neer op het in kaart brengen van mogelijke risico’s in de bedrijfsvoering, het toekennen van de ernst (kans *effect) en het reduceren van het risico tot een aanvaardbaar niveau. De middelen die je inzet om het risico te verminderen zijn sterk afhankelijk van het potentiele risiconiveau. Soms kan een werkinstructie of training afdoende zijn maar bij extreme risico’s kan het zijn dat je de werkzaamheden helemaal verbied of fail-safe uitvoert. Maar inventariseren is 1, er echt wat mee doen is nog veel belangrijker.

Een levend prospectieve risicoanalyse

Er wat mee doen of er ECHT wat mee doen, dat maakt het verschil. Veel goede prospectieve risicoanalyses verdwijnen na uitvoeren in het archief. Of worden alleen gebruikt voor compliance checks met de wetgeving. Een gemiste kans daar deze veel informatie bevat die je kunt gebruiken om de kwaliteit van je organisatie naar een hoger niveau te brengen. Een auditprogramma op basis van een prospectieve risicoanalyse (PRI) geeft goede inzichten van parate kennis van medewerkers. Bij organisatie wijzigingen is de PRI een geweldig bruikbaar document voor de managers. En opleiden van nieuwe medewerkers doe je aan de hand van de PRI. Zo is veiligheid geen apart ‘motje” meer maar maakt het onbewust onderdeel uit van uw organisatie. De enige voorwaarde is dat de prospectieve risicoanalyse op een prominente plaats beschikbaar is en in een gemakkelijke vorm wordt aangeboden. Snel zoeken met een filter op processen of kernwoorden bijvoorbeeld.

Opties prospectieve risicoanalyses binnen LeanForms

  • Vrije keuze van risicomatrix.
  • Flexibele routing op basis van risicopunten.
  • Tijdbewaking op uitstaande acties.
  • Opties aanvullingen/wijzigingen bij voortschrijdend inzicht
  • Mogelijkheid tot automatische revisie na termijn (zelf instelbaar).
  • Uitgebreide rapportage mogelijkheden.
  • Historie rapportage van gewijzigde kansen en effecten.
  • Zoekfuncties.

Hulp nodig bij PRI, een zorg minder?

Wij adviseren en begeleiden uw organisatie met het opzetten van uw PRI methodiek en faciliteren desgewenst met de uitvoering. Voor een vrijblijvend advies of bezoek kunt u altijd contact opnemen.

Andere leestips

Risicomanagement in ISO9001

Veilige zorg, ieders zorg

Kwaliteitsmanagement software, (g)een speeltje van de kwaliteitsmanager

Kwaliteitsmanagement software, voegt dat echt waarde toe in uw organisatie?

Ziet u door de bomen het bos niet meer of dan moet u verder lezen.

Met meer dan 30 jaar ervaring in kwaliteitsmanagement hebben wij het aardig in beeld wat werkt en wat niet.

Maar ook kwaliteitsmanagement is veranderd dus laten we hopen dat uw software systeem is meegegroeid.

Digitaal kwaliteitssysteem, ICT of kwaliteit?

Als je over  kwaliteitsmanagement software leest gaat het bijna altijd over de kracht van ICT.

Ten eerste ons zou het moet gaan over kwaliteit.

Ten tweede hoe je dat slim  met elkaar organiseert.

De definitie van kwaliteit is door onze collega’s van LeanQuality als eens goed verwoord.

Want kwaliteit is waar iedereen blij van wordt.

Je collega’s, ook je manager, je stakeholders zoals de overheid en ja misschien ook de kwaliteitsmanager.

Je kunt dus beter spreken over een  bedrijfsmanagementsysteem.

Het begin van kwaliteitsmanagement software

In de jaren 80/90 werd de industrie overspoeld met de ISO 9001 norm.

Om activiteiten en werkzaamheden binnen organisaties te standaardiseren werden werkinstructies en procedures op schrift gesteld.

Van de werknemer werd verwacht deze te kennen en er precies naar te handelen.

Om misverstanden te voorkomen met ‘illegale’ uitvoeringen werd gebruikt gemaakt van stempeltjes met “gecontroleerd document”

Ook werd zelfs gekleurd papier ingezet.

Opkomst van digitaal kwaliteitssysteem

In de jaren 90 kwam de IT industrie in opkomst.

Waardoor de kwaliteitswereld werd overrompeld met de eerste kwaliteitsmanagement software.

Echter dit waren meer documentbeheersystemen.

Met flitsende portals als intranet of digitale kwaliteitshandboeken werd de papierstroom langzaam terug gedrongen.

Maar ook onnodige functies en complexiteit geïntroduceerd.

De kwaliteitsmanager en secretariaten moesten voor sommige pakketten zelfs op training.

 

Evolutie van ISO9001

In de nieuwe versie van ISO9001:2015  zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd.

Voor documentbeheer vallen een aantal verplichtingen weg.

En het kwaliteitshandboek is niet langer verplicht.

Echter veel belangrijker is  de verschuiving van documentbeheer naar procesgericht samenwerken.

Het inzicht hebben in je bedrijfsprocessen, de onderlinge samenhang en het proces is hierbij de belangrijkste eis.

Documentbeheer wordt hierbij een hulpmiddel in plaats van een doel en het kwaliteitssysteem meer een bedrijfssysteem.

Hieruit volgt ook dat gedocumenteerde informatie, het bewijs en resultaat van processen een veel belangrijkere rol hebben.

Een modern kwaliteitsmanagement software systeem dient dus deze aspecten eenvoudig te kunnen borgen.  

Gratis ditgitale formulieren maken

Samengevat kwaliteitsmanagement software

  • Gebruik de procesgerichte aanpak als basis bij de inrichting van je kwaliteitssysteem.
    • Een van de praktische mogelijkheden is het gebruik van het watervalmodel met SQeME
  • Bepaal duidelijk de behoefte van je kwaliteitssysteem, wat wil je bereiken en wie zijn je klanten?
    • Zorg dat je flexibiliteit hebt om iedereen op maat te bedienen.
  • Zorg voor schaalbaarheid van je systeem, begin eenvoudig en bouw later uit.
    • Ook geldt hierbij eerst modelleren dan pas eventueel automatiseren met digitale web formulieren.
  • Denk aan onderhoud en beheer van je systeem, hier zitten vaak verborgen kosten of onnodige complexiteit
  • Systemen die een schil bouwen om Microsoft Office producten (Word/Visio/Excel ) of Share Point werken vaak met ingewikkelde onderhuidse protocollen of hyperlinks. De invloed op Microsoft bij veranderingen is klein, dus afhankelijkheid groot.
  • Ga nooit op de blauwe ogen af van de verkoper bij de flitsende demo.  Verras de verkoper met een live verzoek om bedrijfsprocessen of web formulieren te bouwen.

Jouw vraag nog niet beantwoord?

Je mag ons altijd bellen voor vrijblijvend advies.

Kwaliteitsmanagement met de gouden cirkel

Kwaliteitsmanagement vanuit het hart.

Kwaliteitsmanagement binnen bedrijven wordt vaak gezien als taak van de kwaliteitsmanager of kwaliteitsafdeling.

Een erfenis uit het verleden. aangezien kwaliteitsmanagementsystemen met name werden gebruikt voor borgen van werkinstructies.

Of om het ISO certificaat zeker te stellen. Kwaliteit  en kwaliteitsmanagement als container begrip.

Een gemiste kans EN een enorme bron van verspilling. Organisaties gaan er niet beter van presteren  en meer winst maken!

Maak daarom kwaliteitsmanagement echt bedrijfsmanagement .

Maar ook begin bij het begin.

Dit is onze definitie van kwaliteit.

Kwaliteit, is datgene waar iedereen blij van wordt !

Kwaliteitsmanagement met de Gouden Cirkel

Simon Sinek heeft met een TEDX talk zijn “ontdekking” toegelicht over de werkwijze  van succesvolle organisaties.

Deze ondernemingen werken primair vanuit hun hart en overtuiging maar hebben niet altijd beschikking over grote budgetten en veel werknemers.

Maar door passie, vakmanschap en doorzettingsvermogen leggen ze haast automatisch verbinding met potentiele klanten.

De keuze wordt primair bepaald door menselijke aspecten  zoals vertrouwen, herkenning en een goed “gevoel”  bij de leverancier.

De kwaliteit van het geleverde product voldoet natuurlijk aan de gestelde eisen en misschien nog wel meer. Verrassing!

Zou deze aanpak  daarom ook niet bij kwaliteitsmanagement kunnen werken?

Kwaliteitsmanagement is tenslotte gewoon bedrijfsmanagement!

Daarom delen wij nu het geheim van onze gouden cirkel.

 Waarom, onze overtuiging voor excellente organisaties

Wij geloven dat continu succes van een organisatie alleen kan worden bereikt door optimale samenwerking tussen zelfsturende medewerkers.

 Hoe doen we dat bij LeanForms?

Het kwaliteitsmanagement systeem wordt opgezet op basis van de pijlers

  • Vertrouwen
    • Hieruit volgt dat verantwoordelijkheden zo dicht mogelijk bij de uitvoerenden partijen wegleggen.
    • Zij zijn de experts en weten wat er in de praktijk noodzakelijk is.
  • Procesgericht samenwerken
    • Anders gezegd,medewerkers bespreken en bepalen zelf de noodzakelijke bedrijfsprocessen met de gewenste output.
    • Er wordt niets over de schutting gegooid maar gewerkt aan een gezamenlijk doel.
    • Problemen zijn uitdagingen en worden gezien als kansen voor verbetering.
  • Goede informatie
    •  Vervolgen worden afspraken en resultaten  vastgelegd op een  gemakkelijk toegankelijke plaats.
    • Door middel van dit overzcht worden de bedrijfsactiviteiten dagelijks aangestuurd.
  • LEAN principes
    •  Met een LEAN cultuur doen we alleen de juiste dingen om de tent te laten swingen.
    • Samen bannen we verspillingen uit, voeren verbeteringen door en coachen we elkaar om samen nog beter te presteren.

Wat kunnen we voor jouw organisatie betekenen?

  • Wij delen onze kennis en ervaring op gebied van kwaliteitsmanagement en LEAN tijdens trainingen.
  • Maar wij zij ook actief met kennis uitwisselen op onze gratis  relatiedagen en op social media.
  • Ten slotte hebben wij een zeer breed kennis netwerk.

Wil jij ook een gouden cirkel van kwaliteitsmanagement?

Lees de blogs op www.leanquality.nl en www.leanforms.com

Download de whitepapers op http://www.commant.nl/commant/downloads/

Bezoek een gratis  “try before fly sessie“.

Liever een bezoek aan huis?

We komen graag op de koffie, neem gerust contact met ons op.