Berichten

ERP digitale formulieren

ERP en digitale formulieren, een goed bewaard geheim

ERP kosten onbekend !

ERP kosten beheersen binnen een flexibele en dynamische omgeving valt niet mee.

Bovendien worden ERP  kosten van een organisatie niet vaak besproken.

Ze worden gezien als een noodzakelijk kwaad.

Om de informatievoorziening binnen een organisatie te centraliseren.

Toch vormen ERP kosten vaak een aanzienlijke kostenpost voor een onderneming.

In aanschaf, onderhoud maar ook bij continue doorontwikkeling.

Bent u het volgende slachtoffer van ERP software ?

ERP digitale formulieren

 

 

ERP de hamer als nijptang

Ondanks de aanzienlijke ERP kosten zijn gebruikers van ERP systemen vaak niet tevreden.

Vooral de werknemers die sporadisch het systeem moeten gebruiken voor wekelijkse of maandelijkse registraties.

Of in grote organisaties.

Daar worden vaak massieve bedrijfsprocessen vastgelegd in ERP zonder rekening te houden met de kleinere broeders of vestigingen die ook aanwezig zijn.

Veranderingen in deze rigide processen worden vaak uitgebreide projecten.

Als gevolg van overleg, afstemming en uiteindelijk de technische programmering.

De ERP kosten vliegen de pan uit.

 

 

Software blijft een tool hoewel…

Wij mogen regelmatig meekijken in de ERP keuken bij onze klanten.

En doen dit vanwege onze voorliefde voor lean management, zowel vanuit de kant van de ondernemer als van de werknemer.

Een aantal opmerkelijke zaken,

  • Naast het ERP systeem worden diverse aanvullende software systemen gebruikt voor ondersteunende bedrijfsprocessen.
  • Hierbij worden handmatig gegevens uit ERP overgenomen en soms zelfs het eindresultaat in ERP vastgelegd.
  • IT kosten per bedrijfsproces of werknemer zijn niet bekend.

Soms ontbreekt zelf het overzicht van de lijst van de gebruikte  software.

Bovendien is er nauwelijks inzicht hoe vaak de dure software licenties worden gebruikt.

De oplossingen voor de onderneming en dus ook voor de gebruikers worden vaak door IT bepaald.

ERP maar bijvoorbeeld ook SharePoint worden veelvuldig als alleskunner gepresenteerd.

Echter zonder enige onderbouwing van de werkelijke kosten om met maatwerk de functionaliteit werkend te krijgen.

Veel kleine maar voor de gebruikers zo wenselijke aanpassingen worden door de noodzaak van IT specialisten onnodig vertraagd, te duur of helemaal niet uitgevoerd.

 

Eerst modelleren dan automatiseren

Met een goede analyse van standaard ERP en software functionaliteiten kan een hoop geld worden bespaard.

Bovendien kan beter invulling  worden gegeven aan de wensen van de onderneming en werknemer.

De oplossingsrichting die wij  altijd aanbevelen is zo veel mogelijk van maatwerk weg te blijven.

Gebruik de software om zijn kernfunctionaliteiten en ga voor de ontbrekende functionaliteiten op zoek naar een simpele oplossing.

ERP en digitale formulieren, 1+1= 3

Door ondersteunende bedrijfsprocessen zonder te brengen in web formulieren met work flow kan een enorme efficiënte verbeterslag worden gemaakt.

Zeker als je digitale formulieren ook nog data laat uitwisselen met de ERP database.

De voordelen

  • Het aantal dure ERP licenties kan worden geminimaliseerd.
  • De benodigde behandelingstijd neemt sterk af door minder handmatige handelingen
  • De bron data in ERP is altijd actueel en fouten bij overnemen data in formulieren is door automatisering is niet mogelijk.
  • Aanpassingen in ondersteunende bedrijfsprocessen kunnen zonder tussenkomst van IT worden gerealiseerd.
  • Door minimalisatie van aantal software pakketten zijn gebruikers veel meer vertrouwd met applicatie en de onderliggende bedrijfsprocessen

Formulieren digitaliseren

Herkenbaar?

Is bovenstaande problematiek herkenbaar in uw organisatie?

En wilt u graag weten hoe het anders kan ?

Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Onze kennis en ervaring delen we graag, het levert al snel meer op dan u denkt!

Nuttige links

Excel in MKB – laat je niet verrassen!

Excel  in MKB 

Bijna iedere startende ondernemer begint in Excel om zijn administratie vast te leggen.

Best handig en goedkoop.

Zeker als je met 1 hooguit 2 medewerkers werkzaam bent.

En je bedrijfsprocessen overzichtelijk blijven. Maar stel je hebt succes en je onderneming groeit.

Is Excel dan nog wel de juiste keuze? Of moet je dan anders gaan werken?

Excel het rekenwonder voor MKB en multinationals?

Excel is geweldig.

Maar dan wel als men het gebruikt voor het doel, rekenen dus.

Het wordt dus gebruikt voor berekeningen maar ook heel vaak voor bewerkingen die vaak worden herhaald.

Vaak behoor je dan al tot een meer ervaren gebruiker.

Of heb je zelfs gebruik gemaakt van een dienstverlener die van Excel zijn beroep heeft gemaakt.

Binnen grote multinationals wordt vaak gevlucht naar Excel vanwege beperkte functionaliteit van beschikbare ERP.

Maatwerk is te duur.

Maar is ook aan de bedrijfsrisico’s gedacht?

Risico’s bij gebruik van Excel in MKB

Zeg niet dat het bij jouw MKB-bedrijf niet kan gebeuren.

Zelfs grote ondernemingen hebben kapitale missers gemaakt met Excel management.

Denk hierbij aan

  • Invoer en tikfouten
  • Geen inzicht in gekoppelde cellen
  • Verborgen (hulp) cellen en werkbladen
  • Gebruik van meerdere Excel files met verschillende informatie binnen 1 bedrijfsproces
  • Overschrijven van informatie
  • Geen volledige informatie

Smart input is Smart Output.

Maar ook andersom!

Het is overduidelijk dat men de Excel file goed moet afschermen om verkeerde berekeningen en conclusies te voorkomen.

Bovendien maken we niet optimaal gebruik van de verzamelde gegevens. En tijd is geld toch?

Informatie uit Excel moet werken

Met de opkomst van laagdrempelige workflow software heeft iedere ondernemer een schaalbare bonuspakker tot zijn beschikking.

Zonder ICT-kennis wordt informatie door de organisatie geleid naar de verantwoordelijke medewerkers die deze kunnen aanpassen of aanvullen.

Op deze wijze wordt de kwaliteit van de ingevoerde data foutenvrij en op 1 plaats bewaard.

De applicatie beheert ook de Excel template die op ieder gewenst moment kan worden gevuld en gerapporteerd.

Ook de handelingen binnen Excel zijn dan dus gestandaardiseerd en goed!

LeanForms en Excel, 1+ 1 =3!

Wil jij de voordelen van Excel als reken en rapportage tool volledig benutten zonder fouten te maken maar ook informatie sneller verzamelen en gebruiken binnen het werkproces?

Maar ook minder tijd verspillen aan administratie en rapportages opstellen.

Wij hebben een betaalbare oplossing voor organisaties van ZPP tot MKB.

Bezoek een “try before you Fly’ bijeenkomst of contacteer ons voor een vrijblijvende demo.

Digitale web formulieren met poka yoke saus

Digitale web formulieren met poka yoke saus

Online formulieren (Digitale web formulieren) en poka yoke wat heeft dat met elkaar te maken?

Poka yoke is Japans voor “fouten voorkomen”

En is een techniek die we in Lean management tegenkomen.

Poka yoke gaat over maatregelen die voorkomen dat er fouten worden gemaakt.

Je herkent dat vast wel als je veel met formulieren werkt .Digitale web formulieren

En die handmatig worden ingeklopt!

Onduidelijke handschriften, schrijffouten, wazige termen.

Vervelend als je die op je bord krijgt om verder te verwerken.

Het kost extra tijd om de juiste informatie te achterhalen .

Maar als je niet goed oplet wordt de foute data zelfs gebruikt in de vervolgstappen of rapporten.

Met digitale web formulieren kun je bedrijfsprocessen foutloos maken.

Digitale formulieren met poka yoke saus dus!

En echt lean,

Dus zelf uit te voeren en zonder kennis van IT taal.

Verplichte invoervelden

Bij gebruik van papieren formulieren worden door gebruikers wel eens (on)bewust vragen niet ingevuld.

De ontvanger zal in dit geval extra tijd kwijt zijn om die informatie als nog te achterhalen.

Indien dit niet lukt, zal hij mogelijk het formulier niet in behandeling kunnen nemen omdat de informatie ontbreekt.

Een eenvoudige poka yoka functionaliteit binnen de digitale  web formulieren is het verplicht stellen van een vraag.

Dit betekent dat een gebruiker zijn formulier niet kan doorsturen voordat hij de verplicht gestelde vragen heeft beantwoord.

Naast een inhoudelijk antwoord kan dit natuurlijk ook worden toegepast op het toevoegen van een bijlage.

Voorwaarden bij invoerveld

Bij digitale web formulieren zie je dit vaker.

Denk bijvoorbeeld aan een invulveld voor postcodes.

Deze bestaat altijd uit 6 tekens, niet meer maar ook niet minder.

De notitie van een datum kan op vele manieren.

Digitale formulieren kunnen echter eenvoudig worden uitgerust met kalendervelden waarbij de datum eenvoudig wordt gekozen door te klikken op jouw keuze.

Bij het verzamelen van getallen binnen een organisatie kun je het aantal decimalen verplicht in laten stellen maar ook bijvoorbeeld de minimale en maximale waarden.

Op deze manier voorkom je een hoop fouten en neemt de kwaliteit van je data enorm toe.

Digitale formulieren met poka-yoka velden zorgen dus echt dat je bedrijfsproces beter verloopt.

Inzet van rolmenu’s

Ook dit is een hele eenvoudige manier om digitale formulieren gebruiksvriendelijker te ontwerpen.

Maar ook de kwaliteit van informatie te verhogen.

Met rolmenu’s in je digitale formulier zorg je dat de informatie wordt gestandaardiseerd.

Hierdoor is het later veel gemakkelijker om je data te analyseren.

Maak het rol menu niet te uitgebreid, een goede richtlijn voor het aantal items is 8.

Bij hele lange rol menu raken gebruikers het overzicht kwijt.

Je kunt dan beter met voorwaardelijke rolmenu’s werken.

Dit zijn rolmenu’s waarvan de inhoud afhankelijk is van een antwoord op een eerdere vraag

Gebruikers worden dan als het ware door het formulier geleid.

Klinkt ingewikkeld maar erg simpel te realiseren binnen LeanForms.

Naast deze voorwaardelijke kwalitatieve rolmenu’s kun je deze ook inrichten met getallen.

Hierdoor gaat  het formulier als het ware zelf gaat rekenen.

Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt bij formulieren met een risicoberekening.

Slimmer samenwerken met LeanForms, what’s in the name?

Tot 30 % tijdwinst en meer kwaliteit zonder LEAN-kennis binnen uw organisatie!

Slimmer samenwerken, maar hoe?

Alleen hoe realiseer je dat in je organisatie?

Zonder grote projecten zodat je winkel openblijft.

Maar ook zonder grote investeringen.

En met het heft in eigen hand,

Slimmer samenwerken

Besluiten en veranderingen zelf snel in kunnen voeren zonder afhankelijk te zijn van derden.

Gewoon slimmer samenwerken.

Dat klinkt goed he!

Dat vonden wij ook in 2006.

In heel veel interne bedrijfsprocessen liep het niet soepel.

Informatie wordt niet goed verwerkt, op tijd doorgegeven aan de collega en op meerdere plaatsen in de organisatie opgeslagen.

Dit veroorzaakte veel fouten en irritatie bij de medewerkers, maar soms ook bij onze klanten of leveranciers.

De internationale IT-afdeling vond het geneuzel, we hadden immers een uitstekend ERP-pakket en SharePoint!

Wij wisten echter beter, veel afdelingen hadden hun toevlucht hadden gezocht tot Excel-ERP.

Van probleem naar kans

Vanuit dit probleem ontwikkelde wij een laagdrempelige oplossing.

Noem het continu verbeteren.

Maar voor ons was het bittere noodzaak om de belangrijke informatiestromen onder controle te hebben.

Gelukkig konden we met hulp een pragmatisch ICT-netwerk contact ons eerste concept systeem bouwen.

Tegenwoordig noemde ze dat een “startup”😊

De “startup” maakte het mogelijk om bedrijfsprocessen te automatiseren zonder ICT-kennis.

Een kleine revolutie die naar meer smaakte.

Zeker toen ook andere organisaties belangstelling toonden.

 

Voor de slimmerikken onder ons

Maar wat heeft LEAN nu met LEANFORMS te maken

Heel veel en helemaal niks.

Je kunt met LeanForms veel meer dan een 5S of een audit programma ondersteunen.

Bijna alle ondersteunende bedrijfsprocessen kunnen met LeanForms worden geautomatiseerd.

LEAN is wat ons betreft een synoniem voor slim, efficiënt, toegankelijk.

Alleen dat bekt zo moeilijk!

Ook slimmer samenwerken in jouw organisatie?

Wil je net als andere organisatie meer controle over je bedrijfsprocessen, sneller kunnen sturen en meer tijd voor de echte werkzaamheden?

Neem dan snel contact op voor een vrijblijvende kennismaking.

Go with the (work)flow

Workflowmanagement, wat is dat eigenlijk?

Workflowmanagement is de beheersing van de beweging van informatie, vaak met geautomatiseerde middelen.

Workflow management beoogt te regelen dat de juiste informatie, volgens de regels van het bedrijf van de ene afdeling naar de andere afdeling komt.

Go with the flow

Zogenaamde workflow software waarin de bedrijfsprocessen zijn vastgelegd regelen het verloop van een order, klacht of andere taak binnen een bedrijf door deze in deeltaken op te splitsen die in de juiste volgorde door de desbetreffende afdelingen worden behandeld en geaccordeerd.

A flow job, Time flies when you’re having fun

Workflow vervangt dus een heleboel soorten communicaties tussen medewerkers.

De telefoon of een mailtje opstellen is overbodig, de informatie wordt automatisch in een afgesproken format gedeeld.

Bovendien is de status en het traject van een taak zijn eenvoudig op te vragen.

Persoonlijke hulplijstjes zijn overbodig. Klinkt goed toch, je hoeft je nergens meer druk over te maken want je informatie en acties zijn altijd te vinden op 1 plaats.

 Workflow vliegt uit de bocht

Toch hapert de workflow vaak bij veel organisaties.

Bedrijfsprocessen blijken namelijk steeds vaker te veranderen in de tijd en daar zit je dan met je voorgeprogrammeerde workflow.

Natuurlijk komt de ICT man op afspraak langs en past de workflow voor een prijzige factuur aan.

Maar echt slim en effectief is dat niet!

 Lean en workflow software

Toen wij in 2006 ook uit de bocht vlogen met onze softwareleverancier zijn we zelf een project begonnen.

Niet dat we verstand hadden van ingewikkelde codes maar we wisten wel wat we als gebruikers wilde zien.

En we vonden een software ontwikkelaar die vanuit deze gedachte mee wilde denken. Vaak zijn problemen of irritaties dus het begin van een mooie oplossing.

En volgens onze klanten luisteren we nog steeds.

 Go with the “plug and play” leanforms workflow

Anno 2017 hebben al veel organisaties LeanForms ontdekt.

En….zijn jullie de volgende?

Zijn er meer dan 4 medewerkers in je organisatie en gebruik je minstens zoveel Excel lijstjes voor de administratie en acties?

Dan hebben wij een betaalbare oplossing die veel kwaliteit en tijd op gaat leveren. Onze slimme formulieren !

Meer informatie?

Wij komen graag langs voor een interactieve demo.

Of bezoek onze gratis “ Try before you Fly” workshop die we regelmatig organiseren.

Ervaren is de beste overtuiging.

Nog meer lezen of voorbeelden over workflow?

Op naar een LEAN administratie

LEAN administratie

De LEAN methode kun je ook prima op de afdeling administratie of in administratieve processen toepassen. LEAN administratie?  ‘We zijn toch geen fabriek?’  Nou dan heb ik goed nieuws! Want ook op de afdeling administratie of in de administratieve processen kun je je voordeel doen met LEAN. Ik heb een recente ervaring met LEAN op het gebied van administratie die ik graag met jullie deel.

LEAN en administratie

Een productiebedrijf in Nederland met 20 medewerkers is onderdeel van een grotere multinational. Alle lokale units moeten uiterlijk op de vijfde van de maand de maandrapportage bij het hoofdkantoor aanleveren. De afdelingen Verkoop, Logistiek en Productie dienen dit rapport echter wel van input te voorzien. Deze informatie wordt met diverse lijstjes in Excel en Word verzameld en aangeleverd. Op het eind van de maand is de afdeling Administratie 4 volledige dagen (!) bezig om het rapport voor het hoofdkantoor gereed te maken. De administratie bleek dus nog niet zo LEAN.

Op naar een LEAN administratie

Alle betrokkenen kwamen bij elkaar om te kijken hoe dit hele proces nu verliep. Al snel kwamen we tot een aantal conclusies:

– Er waren maar liefst 6 (!) Excel bestanden in gebruik met grotendeels dezelfde informatie.
– Gegevens werden gekopieerd of handmatig overgenomen, met fouten tot gevolg.
– Diverse codes die in zowel in de productie als op kantoor werden gebruikt voor dezelfde bestemming bleken verschillend.
– Invoerfouten. Deze werden in het ongunstigste geval pas 4 weken later gecontroleerd. Dit vereist dan wel een ijzersterk geheugen van de betrokkenen.

In ‘de flow’ voor LEAN

Iedereen keek elkaar verbaast aan. En ineens kreeg men begrip voor elkaars vragen bij onduidelijkheden.
Het groepje kwam direct in ‘de flow’ om dit voor eens en altijd op te lossen.
Vastgelegd werd:

– welke informatie echt noodzakelijk was voor de maandrapportage;
– wanneer deze informatie voor wie beschikbaar moest zijn;
– in welke vorm deze informatie beschikbaar moet zijn.

Het was een leuke 5S-oefening. Veel invoervelden in de Excel bestanden werden niet gebruikt of waren op meerdere plaatsen aanwezig. Ook de twee verschillende lijsten met codes werd vervangen door één gezamenlijke lijst. Het nieuwe Excel bestand was bijna geboren…

De echte LEAN oplossing

Nu is Excel uitermate geschikt om berekeningen en rapportages te maken. Het team zag echter ook in dat het met drie afdelingen in één bestand werken geen LEAN oplossing was. De verspilling ‘wachten op elkaar’ kwam in beeld. Daarnaast kon informatie eenvoudig worden overschreven. Uiteindelijk besloot men de registratie onder te brengen in een slim webformulier. Zo werden de gewenste overzichten vanuit de database netjes in Excel bestanden gerapporteerd. Het formulier werd na het invullen automatisch rechtstreeks voor goedkeuring naar de afdeling Administratie gestuurd. Mogelijke foutjes werden direct gecorrigeerd. De afdelingen werkten hierdoor beter samen. Iedereen had immers belang bij correcte data.

LEAN in administratie

Het resultaat was verbazingwekkend. De maandrapportage waar ze vroeger 4 volledige werkdagen voor reserveerden, was nu in 2 uur gereed. Ook in administratieve processen kun je dus prima de LEAN principes toepassen. Nog niet overtuigd van LEAN in administratie? Pas dan de ‘Paperclip methode’ eens toe. Neem een document dat door diverse afdelingen wordt gebruikt. Wedden dat je al heel snel zaken ziet die je kunt verbeteren? Al is het alleen maar het nietje dat je moet verwijderen waarmee je collega de stukken eerder samenvoegde. Misschien was een paperclip toch handiger…

LEAN in administratieve processen

Heeft u ervaringen met LEAN in administratie? Deel ze dan op mijn blog! Meer weten over LEAN in administratieve processen? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend advies.

Slimmer organiseren

Slimmer organiseren, voor een gezonde bedrijfsvoering

Slimmer organiseren is geen keuze, het is een noodzaak voor iedere organisatie. Als u tenminste het maximale rendement uit uw organisatie wilt halen. Continue veranderingen in bedrijfsvoering om klanten efficiënter te kunnen bedienen vereisen ook een goed inzicht in de interne informatie. Wat is de status van een klacht, een actie uit een werkoverleg, een verlofaanvraag of een reparatieverzoek. (voor andere voorbeelden zie praktijkvoorbeelden van onze slimme klanten of lees onze blogs) Is deze informatie gemakkelijk te vinden en betrouwbaar? Een Excel ERP systeem lijkt goedkoop en slim maar is dat ook zo? Slimmer organiseren begint met kritisch kijken naar je bedrijfsprocessen. Zijn onderstaande symptomen herkenbaar dan heb je nog mogelijkheden om nog slimmer te organiseren.

Verbeterde kwaliteit en lagere interne kosten liggen binnen handbereik.

Wachten op informatie

Je collega moet informatie aanleveren zodat jij je taak kunt uitvoeren. Ze moet namelijk eerst de telefonische serviceaanvraag in een gezamenlijk bestand kloppen. Daarna belt ze je op of wordt een mail gestuurd om te melden dat je aan de slag kunt. Wel graag even een seintje als je gereed bent want dan kan ze ook weer bij de Excel file. En tussendoor verwachten ze ook dat je de andere werkzaamheden bijhoudt!

Slimmer organiseren zonder fouten

Fouten in een bedrijfsproces zijn irritant maar soms ook onacceptabel, zeker als hier de bedrijfsvoering op wordt gestuurd of als er zaken spelen als aansprakelijkheid. Toch zie je vaak onder tijdsdruk of door gebrek aan parate kennis foute of onvoldoende informatie wordt vastgelegd. Een simpele manier om fouten te voorkomen is het gebruik van poka-yoke, een methode waarin het altijd goed gaat omdat het niet anders kan.

Slimmer organiseren zonder controleren

Controleren van informatie op fouten, hoe inefficiënt kun je bezig zijn? Zou je in deze tijd niet veel beter kunnen gebruiken aan werkzaamheden
waarmee je iets verdient? Automatische rekenvelden, rolmenu’s en in-line controles door een systeem zorgen voor ervoor dat je op de gegevens kunt vertrouwen.

Herverwerking van informatie

De informatie wordt aangeleverd maar net niet in de gewenste vorm. Dus vlug aan de slag in een hulpfile om deze te bewerken en geschikt te maken voor jouw activiteit. Je kunt natuurlijk ook eens gaan overleggen of het niet in 1 keer goed kan. Wat denk je van deze praktijkcase?

Overprocessing, te veel vastleggen

Wat denk je zelf als je een super lange lijst in moet vullen. Zou al deze informatie echt worden gebruikt? Laatst was ik in een ziekenhuis aan het meekijken. Nog niet 25 % van de vragen werd gebruikt! Ik kreeg er bijna een onveilig gevoel van.

Het “slimmer organiseren“ gesprek.

Als bovenstaand bekend voorkomt dan is het tijd voor actie. Neem eens uurtje de tijd om samen met team een registratieproces simpel in kaart te brengen en de benodigde informatie goed te specificeren (wat, wanneer, hoe, benodigde tijd). Je zult dan zelf als team de knelpunten gaan zien. Probeer vervolgens de verborgen kosten te kwantificeren en ga op zoek naar een oplossing die het proces verbetert, geen onnodige kosten maakt en het arbeidsgemak verhoogt. Wil je hulp bij dit proces, contacteer dan de praktische specialisten van Lean Quality

Slimmer organiseren, wist je dat…

  •  LeanForms geschikt is voor alle bedrijfsprocessen.
  • Schaalbaar vanaf 5 gebruikers tot multinational.
  • Terugverdientijd per gebruiker wordt behaald bij 1 uur tijdwinst per jaar.
  • Je niet afhankelijk bent van dure ICT consultants.

 

 

 

Lean registreren & ISO 9001:2015

Lean registreren én voldoen aan de ISO 9001:2015 kan dat?

In de nieuwe ISO 9001:2015 norm worden aantal verplichte registratie minder maar ook helderder gekoppeld aan het procesgericht organiseren. Een organisatie leiden of bedrijfsprocessen sturen doe je niet met losse lijstjes van acties en resultaten. Wij zijn het daar helemaal mee eens. De mens maakt namelijk altijd het verschil. Een goede lean registratie is er een waar je echt het werk mee uitvoert. Turfsmurven en vinkvee opgelet!  We gaan dus lean registreren binnen ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 registreren, focus op 7  lean verspillingen

Bedrijfsprocessen zijn meer dan ooit in beweging en daarom is het goed om te kijken of je wel op de slimste manier registreert. Zijn de registraties gemakkelijk te vinden, betrouwbaar en worden ze wel echt gebruikt? Natuurlijk wordt dit ook zo in ISO9001:2015 bedoeld, moeilijker is het niet. Laten we daarom eens door de LEAN bril veelvoorkomende verspillingen bij registeren nader bekijken.

1. Wachten op informatie

Je collega moet informatie aanleveren zodat jij je taak kunt uitvoeren. Ze moet namelijk eerst de telefonische serviceaanvraag in een gezamenlijk bestand kloppen. Daarna belt ze je op of wordt een mail gestuurd om te melden dat je aan de slag kunt. Wel graag even een seintje als je gereed bent want dan kan ze ook weer bij de Excel file. En tussendoor verwachten ze ook dat je de andere werkzaamheden bijhoudt!

2. Fouten in registraties, accepteren of voorkomen?

Fouten in registraties zijn irritant maar soms ook onacceptabel, zeker als hier de bedrijfsvoering op wordt gestuurd of als er zaken spelen als aansprakelijkheid. Toch zie je vaak onder tijdsdruk of door gebrek aan parate kennis foute of onvoldoende informatie wordt vastgelegd. Een simpele manier om fouten te voorkomen is het gebruik van poka-yoke, een methode waarin het altijd goed gaat omdat het niet anders kan.

3. Controleren voegt geen waarde toe

Controleren van informatie op fouten, hoe inefficiënt kun je bezig zijn? Zou je in deze tijd niet veel beter kunnen gebruiken aan werkzaamheden waarmee je iets verdient? Automatische rekenvelden, rolmenu’s en in-line controles door een systeem zorgen voor ervoor dat je op de gegevens kunt vertrouwen.

4. Herverwerken of te wel copy-paste management

De informatie wordt aangeleverd maar net niet in de gewenste vorm. Dus vlug aan de slag in een hulpfile om deze te bewerken en geschikt te maken voor jouw activiteit. Je kunt natuurlijk ook eens gaan overleggen of het niet in 1 keer goed kan. Deze ervaring komt je mogelijk bekend voor!

5. Over processing, te veel vastleggen

Wat denk je zelf als je een super lange registratielijst in moet. Zou al deze informatie echt worden gebruikt? Laatst was ik in een ziekenhuis aan het meekijken. Nog niet 25 % van de vragen werd gebruikt! Ik kreeg er bijna een onveilig gevoel van.

6. Voorraad van registraties, er zijn nog 10 wachtenden voor u

Als 1 registratie door meerdere personen of afdelingen worden verwerkt is het wel handig om te weten hoe de registraties daar worden verwerkt. Gaat dit in vaste aantallen of op vaste tijdstippen. Hierdoor hopen registraties mogelijk zelfs op en worden andere afdelingen en medewerkers onbewust opgezadeld met een piekbelasting. De ideale situatie binnen lean management is one piece flow, dus gelijk afwerken bij binnenkomst. Als dit niet praktisch mogelijk is, zorg dan dat door afspraken dat werkdruk in het gehele proces gelijkmatig is verdeeld.

7. Transport, work flow zoals het niet bedoeld is

Hoe vaak loop jij niet even naar je collega of voor een toelichting bij een onduidelijke registratie. Stuur jij het klachtenformulier nog altijd via de interne post naar de volgende afdeling. En voor de zekerheid nog een mail? Naast een digitale opslag is er natuurlijk ook nog een order met papieren kopieën in je kast.

Lean registreren, hoe dan wel?

Als bovenstaand je bekend voorkomt dan is het tijd voor actie. Neem eens uurtje de tijd om samen met team een registratieproces simpel in kaart te brengen en de benodigde informatie goed te specificeren (wat, wanneer, hoe, benodigde tijd). Je zult dan zelf als team de knelpunten gaan zien. Probeer vervolgens de verborgen kosten te kwantificeren en ga op zoek naar een oplossing die het proces verbetert, geen onnodige kosten maakt en het arbeidsgemak verhoogt. Als je per registratieformulier 10 werkuur per jaar kunt besparen dan kun je deze met LeanForms digitaliseren inclusief alle rapportage. Waar wacht je nog op? Wist je overigens dat de 8e verspilling bij lean het niet gebruiken van kennis en talent van medewerkers is?

Nuttige links en artikelen

Lean Office, het geheim van eenvoud

Lean Office

Lean Office gaat niet over het opruimen van je bureau. Het gaat om slimmer samenwerken in je kantooromgeving. Nu werken daar ook mensen. En die maken het verschil. Daarom hebben wij een Lean Office dag georganiseerd voor onze medewerkers, partners en medewerkers van een tweetal klanten. Want als organisatie groeien wij. En hebben wij dus ook groeipijn. Vandaar dat wij ook regelmatig intern naar onze organisatie kijken.

 

Lean Office bij Cubics

Voor de Lean Office workshop waren we te gast bij Cubics, een uniek bedrijf in Tilburg. Want 2012 was het jaar van start van de verandering bij Cubics. Met het moto “Prettig werken, altijd en overal” is de organisatie bezig met semco transformatie. Dus geen management, invullen van je eigen job in een inspirerende werkomgeving. En medewerkers zitten hier gewoon in de showroom! Het plezier straalt eraf. Het bruggetje naar onze Lean office workshop was snel gemaakt!

Lean Office workshop, waarom?

Net als bij iedere organisatie komen wij altijd tijd te kort. En dan schieten er weleens dingen bij in. Je hebt een actie toegezegd maar er komt weer een onverwacht issue op je bord. Die urgent is maar misschien later belangrijk blijkt. En die actie blijft maar open staan. Met als resultaat een ontevreden collega of misschien wel een klant. Vandaar dat we de hulp van Ad van de Hulst hebben aanvaard. Om in de toekomst efficiënter samen te werken.

Het geheim

Bij Lean Office zit het geheim in de persoonlijke organisatie van je werkzaamheden. En dit zijn natuurlijk een aantal tools en tricks. Maar vooral het gedrag en de inspanning om jezelf aan de afspraken te houden. Just do It en je maakt een sprong vooruit in persoonlijke effectiviteit. Eigenlijk wat we met LeanForms altijd voor ogen hebben gehad.

Lean Office en LeanForms, 1+1 =3

Met onze webformulieren heb je een uitstekende tool voor ondersteuning van je Lean Office. Alle informatie eenduidig op 1 plaats aanwezig. En door het ingebouwde workflowmanagement wordt je automatisch geïnformeerd wanneer je iets moet doen. Het formulier is volledig naar smaak in te richten, zonder onnodige ballast. Bovendien zonder enige hulp van een IT-expert. Zo ga je op kantoor en in je organisatie wel heel efficiënt werken. Meer weten over de kracht van slimme webformulieren?

Download dan hier het uitgebreide kennisdocument of neem contact met ons op.

Nuttige links

Meer weten over Cubics en Semco?

Ook last van gebrek aan persoonlijke effectiviteit, bekijk de tips van Ad

Actie management binnen de organisatie, gebruik ons trello dashboard.

Meer weten over Semco stijl bij Cubics

 

 

Kwaliteitsmanagement met de gouden cirkel

Kwaliteitsmanagement vanuit het hart.

Kwaliteitsmanagement binnen bedrijven wordt vaak gezien als taak van de kwaliteitsmanager of kwaliteitsafdeling.

Een erfenis uit het verleden. aangezien kwaliteitsmanagementsystemen met name werden gebruikt voor borgen van werkinstructies.

Of om het ISO certificaat zeker te stellen. Kwaliteit  en kwaliteitsmanagement als container begrip.

Een gemiste kans EN een enorme bron van verspilling. Organisaties gaan er niet beter van presteren  en meer winst maken!

Maak daarom kwaliteitsmanagement echt bedrijfsmanagement .

Maar ook begin bij het begin.

Dit is onze definitie van kwaliteit.

Kwaliteit, is datgene waar iedereen blij van wordt !

Kwaliteitsmanagement met de Gouden Cirkel

Simon Sinek heeft met een TEDX talk zijn “ontdekking” toegelicht over de werkwijze  van succesvolle organisaties.

Deze ondernemingen werken primair vanuit hun hart en overtuiging maar hebben niet altijd beschikking over grote budgetten en veel werknemers.

Maar door passie, vakmanschap en doorzettingsvermogen leggen ze haast automatisch verbinding met potentiele klanten.

De keuze wordt primair bepaald door menselijke aspecten  zoals vertrouwen, herkenning en een goed “gevoel”  bij de leverancier.

De kwaliteit van het geleverde product voldoet natuurlijk aan de gestelde eisen en misschien nog wel meer. Verrassing!

Zou deze aanpak  daarom ook niet bij kwaliteitsmanagement kunnen werken?

Kwaliteitsmanagement is tenslotte gewoon bedrijfsmanagement!

Daarom delen wij nu het geheim van onze gouden cirkel.

 Waarom, onze overtuiging voor excellente organisaties

Wij geloven dat continu succes van een organisatie alleen kan worden bereikt door optimale samenwerking tussen zelfsturende medewerkers.

 Hoe doen we dat bij LeanForms?

Het kwaliteitsmanagement systeem wordt opgezet op basis van de pijlers

  • Vertrouwen
    • Hieruit volgt dat verantwoordelijkheden zo dicht mogelijk bij de uitvoerenden partijen wegleggen.
    • Zij zijn de experts en weten wat er in de praktijk noodzakelijk is.
  • Procesgericht samenwerken
    • Anders gezegd,medewerkers bespreken en bepalen zelf de noodzakelijke bedrijfsprocessen met de gewenste output.
    • Er wordt niets over de schutting gegooid maar gewerkt aan een gezamenlijk doel.
    • Problemen zijn uitdagingen en worden gezien als kansen voor verbetering.
  • Goede informatie
    •  Vervolgen worden afspraken en resultaten  vastgelegd op een  gemakkelijk toegankelijke plaats.
    • Door middel van dit overzcht worden de bedrijfsactiviteiten dagelijks aangestuurd.
  • LEAN principes
    •  Met een LEAN cultuur doen we alleen de juiste dingen om de tent te laten swingen.
    • Samen bannen we verspillingen uit, voeren verbeteringen door en coachen we elkaar om samen nog beter te presteren.

Wat kunnen we voor jouw organisatie betekenen?

  • Wij delen onze kennis en ervaring op gebied van kwaliteitsmanagement en LEAN tijdens trainingen.
  • Maar wij zij ook actief met kennis uitwisselen op onze gratis  relatiedagen en op social media.
  • Ten slotte hebben wij een zeer breed kennis netwerk.

Wil jij ook een gouden cirkel van kwaliteitsmanagement?

Lees de blogs op www.leanquality.nl en www.leanforms.com

Download de whitepapers op http://www.commant.nl/commant/downloads/

Bezoek een gratis  “try before fly sessie“.

Liever een bezoek aan huis?

We komen graag op de koffie, neem gerust contact met ons op.