Berichten

Get in Control en Stay in Control– digitale formulieren

Get in Control, slimmer registreren

 

Dat alles heeft te maken met een goed inzicht en overzicht van al uw bedrijfsprocessen.

Bijvoorbeeld is alle informatie waarop beslissingen worden genomen eenduidig aanwezig.

Get in Control LeanForms

 

Maar ook is deze informatie snel en gemakkelijk toegankelijk?

Immers je wilt ook dat op tijd de vervolgactie wordt uitgevoerd of misschien wel ingegrepen en gecorrigeerd.

Maar hoe doe je dat “Get in Control”?

Uw medewerkers zijn creatief en werken om het bedrijfsproces heen met hulp bestanden in Excel.

Of ze zoeken een oplossing in gebruik van de vele beschikbare “gratis” apps.

Het spreekt voor zich dat dit geen gewenste oplossing is voor een stabiele, veilige en efficiënte bedrijfsvoering.

Kortom, hoe krijgen uw medewerkers de juiste tools om hun werkprocessen goed uit te voeren.

Get things done!

Get in Control vereist een systematische eenvoudige aanpak.

Systematisch om de zaken goed doordacht aan te pakken.

En eenvoud omdat dit de implementatie en acceptatie bij de medewerkers bevorderd.

Get things done betekent een manier van werken definiëren die zorgt dat alleen tijd besteed aan de juiste taken.

Maar ook dat je dat op de slimste manier doet.

Neem daarom eens de tijd om het ideale bedrijfsproces en de gewenste resultaten vast te leggen.

Vervolgens bepaal je welke hulpmiddelen nodig zijn om de taak te ondersteunen, of nog beter het werk uit te laten voeren.

Met de juiste tool automatiseer je tegenwoordig In 5 eenvoudige stappen bijna iedere bedrijfsproces.

En dat zonder moeilijke IT-projecten of dure IT-consultants.

Bovendien zijn de bedrijfsprocessen veel gemakkelijker toegankelijk voor medewerkers.

Ook hier is 5 S-werkplek organisatie een geweldig principe.

 

 

Stay In Control

Get in control, het optuigen van een registratiesysteem voor informatie van bedrijfsprocessen, dat lukt vaak nog wel.  Get in control leanforms

Maar veel organisatie en ondernemingen slagen er niet in de verkregen informatie goed te benutten.

Een gemiste kans want uit een regelmatige analyse van de informatie kunnen waardevolle inzichten ontstaan.

Inzichten die interne bedrijfsprocessen verbeteren en bedrijfsresultaten verhogen.

Zorg dus dat de informatie uit bedrijfsprocessen op een eenvoudige manier altijd actueel en beschikbaar zijn.

Het liefst visueel en met informatie over de trend.

Dan pas gaat de informatie echt voor je werken en wordt het leuk!

 

En nu, Get in Control

Wilt u nog meer weten over informatiemanagement met slimme digitale formulieren, lees dan onze White paper.

De kracht ervaren van digitaliseren van uw papieren registratielijst?  Maak gebruik van onze vrijblijvende service om een voorbeeld uit te werken.

Of een kennismakingsgesprek en demo op locatie, voor goede koffie komen we altijd langs.

ERP en digitale formulieren, een goed bewaard geheim

ERP kosten onbekend !

ERP kosten beheersen binnen een flexibele en dynamische omgeving valt niet mee.

Bovendien worden ERP  kosten van een organisatie niet vaak besproken.

Ze worden gezien als een noodzakelijk kwaad.

Om de informatievoorziening binnen een organisatie te centraliseren.

Toch vormen ERP kosten vaak een aanzienlijke kostenpost voor een onderneming.

In aanschaf, onderhoud maar ook bij continue doorontwikkeling.

Bent u het volgende slachtoffer van ERP software ?

ERP digitale formulieren

 

 

ERP de hamer als nijptang

Ondanks de aanzienlijke ERP kosten zijn gebruikers van ERP systemen vaak niet tevreden.

Vooral de werknemers die sporadisch het systeem moeten gebruiken voor wekelijkse of maandelijkse registraties.

Of in grote organisaties.

Daar worden vaak massieve bedrijfsprocessen vastgelegd in ERP zonder rekening te houden met de kleinere broeders of vestigingen die ook aanwezig zijn.

Veranderingen in deze rigide processen worden vaak uitgebreide projecten.

Als gevolg van overleg, afstemming en uiteindelijk de technische programmering.

De ERP kosten vliegen de pan uit.

 

 

Software blijft een tool hoewel…

Wij mogen regelmatig meekijken in de ERP keuken bij onze klanten.

En doen dit vanwege onze voorliefde voor lean management, zowel vanuit de kant van de ondernemer als van de werknemer.

Een aantal opmerkelijke zaken,

  • Naast het ERP systeem worden diverse aanvullende software systemen gebruikt voor ondersteunende bedrijfsprocessen.
  • Hierbij worden handmatig gegevens uit ERP overgenomen en soms zelfs het eindresultaat in ERP vastgelegd.
  • IT kosten per bedrijfsproces of werknemer zijn niet bekend.

Soms ontbreekt zelf het overzicht van de lijst van de gebruikte  software.

Bovendien is er nauwelijks inzicht hoe vaak de dure software licenties worden gebruikt.

De oplossingen voor de onderneming en dus ook voor de gebruikers worden vaak door IT bepaald.

ERP maar bijvoorbeeld ook SharePoint worden veelvuldig als alleskunner gepresenteerd.

Echter zonder enige onderbouwing van de werkelijke kosten om met maatwerk de functionaliteit werkend te krijgen.

Veel kleine maar voor de gebruikers zo wenselijke aanpassingen worden door de noodzaak van IT specialisten onnodig vertraagd, te duur of helemaal niet uitgevoerd.

 

Eerst modelleren dan automatiseren

Met een goede analyse van standaard ERP en software functionaliteiten kan een hoop geld worden bespaard.

Bovendien kan beter invulling  worden gegeven aan de wensen van de onderneming en werknemer.

De oplossingsrichting die wij  altijd aanbevelen is zo veel mogelijk van maatwerk weg te blijven.

Gebruik de software om zijn kernfunctionaliteiten en ga voor de ontbrekende functionaliteiten op zoek naar een simpele oplossing.

ERP en digitale formulieren, 1+1= 3

Door ondersteunende bedrijfsprocessen zonder te brengen in web formulieren met work flow kan een enorme efficiënte verbeterslag worden gemaakt.

Zeker als je digitale formulieren ook nog data laat uitwisselen met de ERP database.

De voordelen

  • Het aantal dure ERP licenties kan worden geminimaliseerd.
  • De benodigde behandelingstijd neemt sterk af door minder handmatige handelingen
  • De bron data in ERP is altijd actueel en fouten bij overnemen data in formulieren is door automatisering is niet mogelijk.
  • Aanpassingen in ondersteunende bedrijfsprocessen kunnen zonder tussenkomst van IT worden gerealiseerd.
  • Door minimalisatie van aantal software pakketten zijn gebruikers veel meer vertrouwd met applicatie en de onderliggende bedrijfsprocessen

Formulieren digitaliseren

Herkenbaar?

Is bovenstaande problematiek herkenbaar in uw organisatie?

En wilt u graag weten hoe het anders kan ?

Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Onze kennis en ervaring delen we graag, het levert al snel meer op dan u denkt!

Nuttige links

Google Forms, slimmer organiseren

Google Forms, slimmer organiseren

Google Forms kent bijna iedereen. Wil je een snelle enquête uitvoeren of een simpel digitaal formulier bouwen dan weet iedere student dit je te vertellen. Google Forms is zo handig in gebruik, het spreekt voor zich als je digitale formulieren wilt ontwerpen. Maar Google Forms is ook beperkt in functionaliteit en heeft risico’s voor bedrijfsmatige toepassing. Zeker als je bedenkt hoe er met persoonlijke gegevens en de nieuwe AVG  dient te worden omgegaan. Dan wil je toch om zijn minst weten waar en hoe Mister Google zijn data bewaart.

LeanForms is Google Forms Plus

In 2006 bedachten wij ook al dat een laagdrempelige software tool om slimme digitale formulieren te bouwen veel organisaties zou kunnen helpen bij het uitvoeren van diverse bedrijfsprocessen. De principes die Google Forms gebruikt zijn dezelfde die LeanForms hanteert. Maar LeanForms gaat verder met intelligentie. Zo kan het formulier eenvoudig worden ingericht met een workflow of kunnen er intelligente afhankelijkheden worden ingesteld. Door volledige integratie met Excel zijn rapportages eenvoudig te visualiseren in actuele dashboards.

Google Forms, voor niks gaat de zon op

Het verdienmodel bij “gratis” applicaties is data. Dit hebben we recentelijk nog gezien met Facebook!  Maar laten we duidelijk zijn, software moet wel iets opleveren als je ervoor moet betalen. LeanForms heeft zijn naam ontleent aan Lean principes, het terugdringen van verspillingen in organisaties. Dus dingen dubbel doen, op informatie wachten of fouten maken. En dat kost heel veel tijd dus geld. Daarom kunnen wij wel heel gemakkelijk aantonen dat LeanForms zorgt voor besparingen in uw organisatie. Soms als alternatief voor de vele Excel files in uw organisaties. Maar ook door uitfasering van software tools die voor 1 specifiek bedrijfsproces zijn aangekocht of door slimme koppelingen met ERP-systemen waardoor minder dure ERP-licenties noodzakelijk zijn. Door volledige schaalbaarheid van LeanForms zijn wij te vinden van ZPP tot MKB.

 

Aandachtspunten en alternatieven Google Forms

Google gerust op Forms om meer te weten te komen over de mogelijkheden bij inzet van digitale formulieren in uw organisatie.  Maar vergeet ook niet onze White paper te lezen. Wij zijn ervan overtuigd dat dit nieuwe inzichten geeft in het verbeteren van informatievoorziening binnen uw organisatie. Wilt u nog meer weten, neem dan direct contact met ons op

Slimmer organiseren

Slimmer organiseren, voor een gezonde bedrijfsvoering

Slimmer organiseren is geen keuze, het is een noodzaak voor iedere organisatie. Als u tenminste het maximale rendement uit uw organisatie wilt halen. Continue veranderingen in bedrijfsvoering om klanten efficiënter te kunnen bedienen vereisen ook een goed inzicht in de interne informatie. Wat is de status van een klacht, een actie uit een werkoverleg, een verlofaanvraag of een reparatieverzoek. (voor andere voorbeelden zie praktijkvoorbeelden van onze slimme klanten of lees onze blogs) Is deze informatie gemakkelijk te vinden en betrouwbaar? Een Excel ERP systeem lijkt goedkoop en slim maar is dat ook zo? Slimmer organiseren begint met kritisch kijken naar je bedrijfsprocessen. Zijn onderstaande symptomen herkenbaar dan heb je nog mogelijkheden om nog slimmer te organiseren.

Verbeterde kwaliteit en lagere interne kosten liggen binnen handbereik.

Wachten op informatie

Je collega moet informatie aanleveren zodat jij je taak kunt uitvoeren. Ze moet namelijk eerst de telefonische serviceaanvraag in een gezamenlijk bestand kloppen. Daarna belt ze je op of wordt een mail gestuurd om te melden dat je aan de slag kunt. Wel graag even een seintje als je gereed bent want dan kan ze ook weer bij de Excel file. En tussendoor verwachten ze ook dat je de andere werkzaamheden bijhoudt!

Slimmer organiseren zonder fouten

Fouten in een bedrijfsproces zijn irritant maar soms ook onacceptabel, zeker als hier de bedrijfsvoering op wordt gestuurd of als er zaken spelen als aansprakelijkheid. Toch zie je vaak onder tijdsdruk of door gebrek aan parate kennis foute of onvoldoende informatie wordt vastgelegd. Een simpele manier om fouten te voorkomen is het gebruik van poka-yoke, een methode waarin het altijd goed gaat omdat het niet anders kan.

Slimmer organiseren zonder controleren

Controleren van informatie op fouten, hoe inefficiënt kun je bezig zijn? Zou je in deze tijd niet veel beter kunnen gebruiken aan werkzaamheden
waarmee je iets verdient? Automatische rekenvelden, rolmenu’s en in-line controles door een systeem zorgen voor ervoor dat je op de gegevens kunt vertrouwen.

Herverwerking van informatie

De informatie wordt aangeleverd maar net niet in de gewenste vorm. Dus vlug aan de slag in een hulpfile om deze te bewerken en geschikt te maken voor jouw activiteit. Je kunt natuurlijk ook eens gaan overleggen of het niet in 1 keer goed kan. Wat denk je van deze praktijkcase?

Overprocessing, te veel vastleggen

Wat denk je zelf als je een super lange lijst in moet vullen. Zou al deze informatie echt worden gebruikt? Laatst was ik in een ziekenhuis aan het meekijken. Nog niet 25 % van de vragen werd gebruikt! Ik kreeg er bijna een onveilig gevoel van.

Het “slimmer organiseren“ gesprek.

Als bovenstaand bekend voorkomt dan is het tijd voor actie. Neem eens uurtje de tijd om samen met team een registratieproces simpel in kaart te brengen en de benodigde informatie goed te specificeren (wat, wanneer, hoe, benodigde tijd). Je zult dan zelf als team de knelpunten gaan zien. Probeer vervolgens de verborgen kosten te kwantificeren en ga op zoek naar een oplossing die het proces verbetert, geen onnodige kosten maakt en het arbeidsgemak verhoogt. Wil je hulp bij dit proces, contacteer dan de praktische specialisten van Lean Quality

Slimmer organiseren, wist je dat…

  •  LeanForms geschikt is voor alle bedrijfsprocessen.
  • Schaalbaar vanaf 5 gebruikers tot multinational.
  • Terugverdientijd per gebruiker wordt behaald bij 1 uur tijdwinst per jaar.
  • Je niet afhankelijk bent van dure ICT consultants.

 

 

 

SharePoint, een toverdoos of zwart gat?

SharePoint, toverdoos of zwart gat?

SharePoint, de alleskunner van Microsoft.

Vaak als goedkoper alternatief gepromoot door ondersteunde IT afdelingen of externe consultant bedrijven.

De oplossing voor documentbeheer, vastleggen van belangrijke bedrijfsregistraties, uitwisselingsplatforum voor discussies, intranet en website.

SharePoint kan dus alles, maar dat gaat niet vanzelf!

Maar alles is te koop.

SharePoint en de geheime kosten

Je hoeft geen expert te zijn om complexiteit en functionaliteit van SharePoint te kunnen beoordelen.

Google even op “SharePoint consultants Nederland” en je hebt 185.000 resultaten.

Blijkbaar verdienen heel veel organisaties geld met het ondersteunen van SharePoint applicaties.

SharePoint parts zijn al dan niet commerciële uitbreidingen op functionaliteit van SharePoint, google geeft bijna 3 miljoen hits, hoezo alleskunner.

Het is dus zaak om van te voren goed je gebruiker en beheerderseisen te bepalen.

Voorkom dat goedkoop duurkoop wordt.

SharePoint als bedrijfsmanagement systeem?

Een eenvoudige centrale plaats voor je werkinstructies, procedures of aantekeningen.

SharePoint kan dan een prima keuze zijn.

Maar verwacht dan niet meer als een keurig ingedeelde netwerkstructuur met wat handige zoekfuncties.

Wil je echter meer zoals inzicht op functieniveau, relaties met normen en wetgeving of onderlinge relaties tussen informatiedragers en/of bedrijfsprocessen dan komen de consultants en SharePoint parts om de hoek kijken.

Kassa!

Wil je toch een bedrijfsmanagement systeem in SharePoint en ook het liefst in de Cloud?

Is de informatie vertrouwelijk let dan op extra beveiligingseisen en de locatie van de server.

In het buitenland kunnen namelijk hele andere regels van toepassing zijn op vertrouwelijkheid van gegevens.

Alternatieven, kiezen op functionaliteit, flexibiliteit en kosten

Voor wie verder wilt kijken zijn er genoeg alternatieven zoals “Open Source” of andere commerciële software pakketten.

Voorbeelden voor open source zijn o.a.

Maar ook voor “open source” geldt dat het verdienmodel gebaseerd is op het verkopen van aanvullende consultant diensten.

Bovendien moet men er van bewust zijn dat de code weliswaar vrij is maar niet gegarandeerd voor gebreken.

Zou jij hier kritische informatie willen delen?

LeanForms en Commant zijn voorbeelden van commerciële software pakketten die daadwerkelijk een laagdrempelig en simpel bouwconcept nastreven die door gebruiker zelf kan worden geconfigureerd in maximaal 3 klikken!

Hierdoor wordt geïnvesteerd in een kosteneffectieve duurzame oplossing waarbij systemen echt waarde toevoegen en de kosten aantoonbaar terugverdienen.

Bovendien worden deze commerciële pakketten onderhouden en doorontwikkeld op basis van nieuwe inzichten en klantenfeedback.

Lean Business Process Management  wat is de bedoeling ?

Commercieel alternatief, onze keus C’ommantPlus

Formulieren, een administratieve last of ondersteunend hulpmiddel?

Formulieren digitaliseren 

Formulieren digitaliseren  bij u een last?

Digitale formulieren bij onze klanten zijn een lust.

Want LeanForms formulieren stoomlijnen de informatiestroom binnen uw organisatie!

Dat is direct een dikke winst.

Geen invul formulieren natuurlijk, maar  slimme gedigitaliseerde formulieren.

En met intelligente functies zoals workflowmanagement en actiebeheer.

Het succes van de LeanForms  web-formulieren generator is de eenvoud.

Dus formulieren digitaliseren zonder IT codes en geen dure IT specialisten.

Samen bouwen met de eindgebruikers binnen het bedrijfsproces.

Zo maak je een vliegende start met een herkenbaar digitaal formulier.

Bovendien is de work flow van het formulier naar eigen smaak in te richten.

En natuurlijk met informerende en interactieve e-mail berichten.

Waar worden digitale formulieren voor gebruikt?

Onze online-formulieren worden (bijna) overal ingezet.

formulieren digitaliseren

Want als je eenmaal de voordelen ervaart, worden vanzelf de andere bedrijfsprocessen onderdeel van het verbeterproces.

In kleine maar ook grote organisaties.

Daarom vind je onze klanten overal, van productie tot zorginstellingen.

Maar ook administratie kantoren en services organisaties.

Overal waar je informatie vast wil leggen kun je formulieren digitaliseren met LeanForms.

Formulieren  digitaliseren in productiebedrijven

Zo zijn er veel MKB productie bedrijven die LeanForms web-formulieren inzetten voor praktisch kwaliteitsmanagement.

Denk hierbij aan:

  • Audit en inspectie
  • Incidenten registratie
  • Blokkade melding
  • Werkvergunningen
  • Kwaliteitsinspecties
  • Wachtrapporten
  • Klachten van klanten en leverancier

Formulieren in de zorg

Ook in de zorg heeft men veel last van de administratie.

Natuurlijk is het belangrijk om kritische zaken vast te leggen.

Maar doe het dan wel slim.

Bij het ETZ gebruikt men web-formulieren voor allerlei soorten verschillende meldingen zoals afwijkingen, verbetervoorstellen, onderhoudsmeldingen en een 5S inspectieformulier.

Door optimaal gebruik te maken van de functionaliteiten binnen LeanForms is men er in geslaagd om 1 overkoepelend formulier te digitaliseren.
Hieruit volgt dan ook automatisch een actueel overzicht van aandachtspunten en acties.

Benieuwd wat LeanForms voor uw organisatie kan betekenen?

Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Onze kennis en ervaring delen we graag.

Het levert al snel meer op dan u denkt!