4.7 Formularexport mit Word-Vorlage

1 Allgemeines

Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein bestimmtes Formular zu exportieren.

• Ohne Vorlage: nur einfacher Text.
• Mit Excel-Vorlage: Ermöglicht Ihnen das Ändern und Hinzufügen von Daten (Formeln).
• Mit Word-Vorlage: Damit können Sie die Formatierung optimieren.
• Als PDF auf Basis einer Excel- oder Word-Vorlage.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie eine Word-Vorlage verwenden.

Bitte beachten Sie, dass Word-Vorlagen nur für Formularberichte verwendet werden können.

2 Methoden

• Erstellen Sie in Word eine Vorlage.
• Erstellen Sie in LeanForms unter Verwalten eine Berichtsvorlage, die auf dieser Word-Vorlage basiert.
• Verknüpfen Sie die Berichtsvorlage mit dem Formulartyp.

2.1 Erstellen Sie eine Word-Vorlage

2.1.1 Vorbereitung Word-Einstellungen

Um Platzhalter in Word zu erstellen, muss die Option “Entwickler“ im Word-Menü aktiviert sein, um “ContentControls“ zu verwenden.

Wenn Sie diese Option noch nicht in Ihrem Menü haben, können Sie sie hinzufügen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den leeren Bereich in der Symbolleiste von Word klicken und dann die Option “Die Multifunktionsleiste anpassen…“ auswählen. auswählen. In der niederländischen Version von Word heißt diese Option “Die Multifunktionsleiste anpassen“. Sie finden die Option auch über Datei > Optionen > Multifunktionsleiste anpassen.

Markieren Sie dann die Option “Entwickler“ im rechten Teil des Bildschirms.

Danach sehen Sie im Menü die Registerkarte “Entwickler“.

2.1.2 Vorlage einrichten

Es können zwei Arten von ContentControls verwendet werden.

• Klartext
• Bild

Wenn Sie das Text- oder Bildsteuerelement auswählen, können Sie über die Schaltfläche “Eigenschaften“ in der Symbolleiste auf der Registerkarte Entwickler die Einstellungen anpassen.

Dies ermöglicht die Verknüpfung mit den Fragen im LeanForms-Formular.

Titel: ein Text, der als Referenz für Sie selbst dient.
Tag: ID der Frage.

Sie können dies aus dem Feld “ID der Frage“ in den Allgemeinen Eigenschaften einer Frage in LeanForms übernehmen.

 

Beim Exportieren nehmen die Bilder das Format von picturecontrol an.

Besondere Tags

Es gibt eine Reihe von speziellen Tags. Diese geben Sie unter Tag ein.

• Code (Formularnummer).
• Titel (Name des Formulartyps).
• Link (Link zum Formular). Wenn im Feld “Titel“ in den Eigenschaften des Inhaltssteuerelements Text eingegeben wird, wird der Link mit diesem (anklickbaren) Text angezeigt.

QR-Codes und Barcodes

Es ist möglich, die Fragen als QR-Code oder Barcode anzuzeigen. Die unten aufgeführten Codetypen werden unterstützt. Achtung! Nicht alle Zeichen werden von jeder Art von Code unterstützt. Wenn der Wert der Abfrage nicht den Anforderungen eines Codes entspricht, wird dies im Word-Export berücksichtigt.

1. QR-Code: alle Zeichen erlaubt.
2. Code 39: nur Großbuchstaben, Zahlen, Leerzeichen, Punkt und die Zeichen - $ / + % erlaubt.
3. Code 128: alle Zeichen erlaubt.
4. EAN13: nur gültiger 13-stelliger EAN-Code mit Prüfziffer erlaubt.

Um eine Abfrage als QR- oder Barcode anzuzeigen, muss die gewünschte Kodierung nach dem (speziellen) Tag hinzugefügt werden.

• |xxx: Antwort auf die Frage. Bei einer Auswahlfrage (Dropdown oder Optionsfeld): Anzeige des Textes der ausgewählten Option.
• #xxx: Nur für Auswahlfragen (Dropdown oder Optionsfeld), die den Wert der ausgewählten Option anzeigen.

Dabei steht xxx für den gewünschten Barcode (QR, Code39, Code128, EAN13). Zum Beispiel:

• q_215|QR: die Antwort auf die Frage (oder den Text der gewählten Option bei Multiple-Choice-Fragen) mit der ID q_215 als QR-Code.
• q_167#Code39: den Wert der bei der Auswahlfrage mit der ID q_167 ausgewählten Option als Code 39.
• link|QR: den Link zum Formular als QR-Code.

Matrix

Für ein Array erstellen Sie zunächst eine Tabelle.

• In der ersten Zeile geben Sie die gewünschten Spaltenüberschriften an (im Beispiel grau).
• Wenn Sie die erste Spalte leer lassen, wird die Zeilennummer weggeschrieben (orange im Beispiel).
• Geben Sie in jede Zelle die gewünschten Frage-IDs der Matrixfragen ein (im Beispiel grün).

Beispielmatrix in Word-Tabelle mit Zeilennummer in der ersten Spalte

Beispielmatrix in Word-Tabelle ohne Zeilennummer in der ersten Spalte

Aktionen

Die im Formular festgelegten Aktionen können auch in den Word-Export übernommen werden. Erstellen Sie dazu zunächst eine Tabelle mit 2 Zeilen.

• Geben Sie in der ersten Zeile die gewünschten Spaltenüberschriften ein.
• In der zweiten Zeile, ab Spalte 1, können Sie die speziellen Tags der Aktionen als Textobjekte nach Belieben hinzufügen.
  • Nummer der Frage: action.question
  • Plandatum: action.plandate
  • Initiator: action.initiator
  • Inhaber der Aktion: action.responsible
  • Beschreibung: action.description
  • Kommentare: action.remarks
  • Gerundet auf: action.finisheddate
  • Beendet von: action.finishedby

Format

Um das Layout des ContentControls anzupassen, muss ein Stil verwendet werden. Gehen Sie auf die Registerkarte “Home“ und erweitern Sie den Block “Stile“. Wählen Sie “Einen Stil erstellen“.

• Klicken Sie in dem Popup-Fenster auf “Ändern“.
• Wählen Sie unter “Stiltyp“ die Option “Absatz“.
• Legen Sie die gewünschte Formatierung fest und klicken Sie auf “Ok“.
• Wählen Sie das ContentControl.
• Klicken Sie im Block “Stile“ auf den neu erstellten Stil.

2.2 Berichtsvorlage erstellen

Erstellen Sie eine Berichtsvorlage auf die übliche Weise.

Gehen Sie zu Verwaltung - Registerkarte Berichtsvorlagen - Hinzufügen. Laden Sie die erstellte Word-Vorlage hier hoch.

2.3 Berichtsvorlage mit Formular verknüpfen

• Formulareigenschaften - Formularbericht - Exportvorlage: Wählen Sie hier die entsprechende Berichtsvorlage.
• Zecke:
  • Export nach Excel/Word für einen Export nach Word.
  • In PDF exportieren für einen Export in PDF auf der Grundlage der Word-Vorlage.