1 Algemeen
Er zijn verschillende mogelijkheden om een specifiek formulier is te exporteren.
- Zonder sjabloon: alleen de platte tekst.
- Met Excel sjabloon: hiermee kan je gegevens muteren en toevoegen (formules).
- Met Word sjabloon: hiermee kan je de opmaak optimaliseren.
- Als PDF op basis van Excel of Word sjabloon.
In deze handleiding gaan we in op het gebruik van een Word sjabloon.
Let op, Word sjablonen zijn alleen te gebruiken voor formulierrapporten.
2 Werkwijze
- Maak in Word een sjabloon.
- Maak in LeanForms bij Beheer een rapportsjabloon op basis van dit Word sjabloon.
- Koppel het rapportsjabloon aan het formuliertype.
2.1 Maak een Word-sjabloon
2.1.1 Voorbereiding Word instellingen
Voor het maken van de placeholders in Word moet de optie “Developer” geactiveerd zijn in het Word menu om “ContentControls” te kunnen gebruiken.
Als je deze optie nog niet hebt in je menu, kun je deze toevoegen door met je rechtermuisknop te klikken in het lege gebied in de toolbar van Word en vervolgens de optie “Customize the Ribbon…” te selecteren. In de Nederlandse versie van Word heet deze optie “Lint Aanpassen”. Je kan de optie ook vinden via Bestand > Opties > Lint Aanpassen.
Vink daarna in het rechtergedeelte van het scherm de optie “Developer” aan.
Hierna zie je in het menu het tabblad “Developer” staan.
2.1.2 Opzetten sjabloon
Er kunnen 2 typen ContentControls gebruikt worden.
- Plain Text
- Picture
Als je de text- of picturecontrol selecteert, kunnen met de knop “Properties” in de toolbar op het tabblad Developer de instellingen worden aangepast.
Hiermee kan de koppeling gelegd worden met de vragen in het LeanForms formulier.
Title: een tekst die voor jezelf als referentie dient.
Tag: ID van de vraag.
Deze kun je kopiëren uit het veld “ID van vraag” bij de Algemene eigenschappen van een vraag in LeanForms.
De plaatjes nemen bij het exporteren het formaat aan van de picturecontrol.
Speciale tags
Er zijn een aantal speciale tags. Je vult deze in bij Tag.
- code (formuliernummer).
- title (naam van formuliertype).
- link (link naar het formulier). Als er tekst bij het veld “title” in de Content Control Properties is gevuld, wordt de link weergegeven met deze (klikbare) tekst.
QR-codes en barcodes
Het is mogelijk de vragen weer te geven als een QR-code of barcode. De onderstaande type codes worden ondersteund. Let op! Niet alle karakters worden ondersteund door ieder type code. Als de waarde van de vraag niet voldoet aan de eisen van een code, wordt dit weergegeven in de Word export.
- QR-code: alle karakters toegestaan.
- Code 39: alleen hoofdletters, getallen, spatie, punt en de tekens – $ / + % toegestaan.
- Code 128: alle karakters toegestaan.
- EAN13: alleen geldige 13-cijferige EAN code met controlegetal toegestaan.
Om een vraag weer te geven als QR- of barcode moet achter de (speciale) tag de gewenste codering toegevoegd worden.
|xxx
: antwoord van de vraag. Bij een keuzevraag (dropdown of radio button), weergave van de tekst van de gekozen optie.#xxx
: Alleen voor keuzevragen (dropdown of radio button), weergave van de waarde van de gekozen optie.
Hierbij staat xxx
voor de gewenste barcode (QR, Code39, Code128, EAN13). Bijvoorbeeld:
q_215|QR
: het antwoord bij vraag (of tekst van de gekozen optie bij meerkeuzevraag) met ID q_215 als QR-code.q_167#Code39
: de waarde van de gekozen optie bij keuzevraag met ID q_167 als Code 39.link|QR
: de link naar het formulier als QR-code.
Matrix
Voor een matrix maak je eerst een tabel aan.
- In de eerste rij geef je de gewenste kolomkoppen op (grijs in voorbeeld).
- Als je de eerste kolom leeg laat, wordt het regelnummer weggeschreven (oranje in voorbeeld).
- In iedere cel neem je de gewenste vraag ID’s op van de matrixvragen (groen in voorbeeld).
Voorbeeld matrix in Word tabel met regelnummer in eerste kolom
Voorbeeld matrix in Word tabel zonder regelnummer in eerste kolom
Acties
Acties die in het formulier zijn uitgezet kunnen ook worden opgenomen in de Word export. Hiervoor maak je eerst een tabel aan met 2 regels.
- In de eerste rij geef je de gewenste kolomkoppen op.
- In de tweede rij kun je vanaf kolom 1 naar wens de speciale tags van de acties toevoegen als tekst object.
- Vraagnummer: action.question
- Plandatum: action.plandate
- Initiator: action.initiator
- Actiehouder: action.responsible
- Omschrijving: action.description
- Opmerkingen: action.remarks
- Afgerond op: action.finisheddate
- Afgerond door: action.finishedby
Opmaak
Om de opmaak van de ContentControl aan te passen moet een Style gebruikt worden. Ga op het tabblad “Home” en klap het blok “Styles” uit. Kies “Create a Style”.
- Klik in de popup op “Modify”.
- Kies bij “Style type” voor “Paragraph”.
- Stel de gewenste opmaak in en klik op “Ok”.
- Selecteer de ContentControl.
- Klik in het blok “Styles” de nieuw gemaakte style aan.
2.2 Maak Rapportsjabloon
Maak een rapportsjabloon op de gebruikelijke wijze.
Ga naar Beheer – tabblad Rapportsjablonen – Toevoegen. Upload hier de gemaakte Word sjabloon.
2.3 Koppel rapportsjabloon aan formulier
- Formuliereigenschappen – Formulierrapport – Export sjabloon: kies hier het juiste rapportsjabloon.
- Vink aan:
- Export naar Excel/Word voor een export naar Word.
- Export naar PDF voor een export naar PDF op basis van het Word sjabloon.