Terberg Techniek

Met de digitale formulieren van LeanForms kan een workflow gedigitaliseerd worden binnen één overkoepelend systeem. Dit betekent dat alle informatie, processen, acties en rapportages gebundeld worden door onze digitale formulieren. Hiermee digitaliseer je dus niet alleen de registratie van documenten, maar tevens het hele proces. Met LeanForms kun je dus slimmer werken en tegelijkertijd een grote efficiencyslag maken dankzij juiste workflow management.

Wat is workflow management?

Workflow management richt zich op het organiseren, vormgeven, analyseren en optimaliseren van informatiestromen binnen een organisatie. Een goede workflow zorgt ervoor dat de juiste informatie wordt uitgewisseld tussen afdelingen.

Hierbij zijn de regels en procedures binnen de organisatie het uitgangspunt. Maak je gebruik van een goed workflow management systeem? Dan worden jouw bedrijfsprocessen geoptimaliseerd en verlopen werkprocessen soepeler, gestructureerder en efficiënter.

Bovendien kunnen klanten hierdoor sneller en beter geholpen worden.

Hoe werkt workflow management?

Met Leanforms workflow management breng je het proces in kaart dat voorafgaat aan het produceren of leveren van goederen en/of diensten. Je brengt in kaart wie de juiste functionarissen zijn, waar de overdrachtsmomenten liggen en wanneer de keuzemomenten in dit proces plaatsvinden. Vervolgens richt je jouw digitale formulieren zo in, dat op basis van de ingevulde antwoorden in het digitale formulier, het proces gestroomlijnd wordt.

Doordat het werkproces gekoppeld is aan de verschillende stappen in het digitale formulier is de informatie altijd up-to-date. Bestaande systemen kunnen geïntegreerd worden in de software, waardoor er geen informatie verloren gaat. Daarnaast komt de informatie automatisch bij de juiste personen terecht en wordt er een notificatie verstuurd wanneer er een follow-up actie benodigd is. Hierdoor kunnen bedrijfsprocessen snel worden geautomatiseerd en geoptimaliseerd.

De stappen voor maken van een workflow zijn:

In kaart brengen

Breng het proces in kaart, inclusief de overdrachtsmomenten

Samenwerken

Betrek de juiste functionarissen in het proces.

Indelen

Bepaal de keuze momenten (op basis van ingevuld formulier)

Koppelen

Koppel het proces aan de hoofdstukken in het formulier

Een voorbeeld:

Collega X dient een verlofaanvraag in. Deze informatie moet doorgestuurd worden naar collega Y ter accordering. Het management of directie wil deze aanvragen wekelijks in een rapportage ontvangen. Met LeanForms kun je alle gewenste informatie samenvoegen in één systeem, waardoor zowel de verlofaanvraag als de accordering in één workflow in jouw formulier hebt staan. Bij het bouwen geef je aan wie de schakels in het proces zijn. LeanForms regelt de rest. Hierdoor heb je altijd realtime inzicht in de actuele stand van zaken.

Wat zijn de voordelen van workflow management?

Om maximaal rendement te halen uit digitale formulieren moeten ze vóór je werken. Een slim digitaal formulier zorgt ervoor dat fouten worden voorkomen. Workflow management zorgt ervoor dat je zowel de registratie als het proces digitaliseert. Door de de formulieren slim in te richten, komt informatie altijd automatisch bij de juiste personen terecht en kunnen medewerkers sneller en efficiënter werken. Bovendien heb je met LeanForms de vrijheid om een workflow helemaal naar eigen inzicht aan te maken. Je bent dus niet afhankelijk van standaard templates.

Minimaal 30% tijdsbesparing

50% minder administratieve fouten

Te implementeren zonder IT kennis

Ben je benieuwd hoeveel tijd jij kunt besparen met onze formulieren?

Vraag gratis en geheel vrijblijvend een demo aan, of neem contact met ons op. Wij informeren je graag over de mogelijkheden voor een workflow programma voor jouw organisatie.

Demo aanvragen

Formulieren maken met drag en drop

Wij vinden dat software processen makkelijker moet maken. Toch zie je in veel organisaties dat de bedrijfsprocessen zo ingewikkeld zijn geworden dat er veel efficiëntie verloren gaat. Met onze drag en drop software zorg je voor een geautomatiseerde workflow en maak je jouw processen helder en inzichtelijk. Ook rapportages en grafieken maken a.d.h.v. de resultaten wordt voortaan een eitje. Stel de meetpunten en formulieren in en onze software doet de rest.

Realtime rapportages, dashboards & actiemanagement

Te gebruiken in de cloud of lokaal (on premise)

API koppelingen mogelijk met derde systemen (ERP, Office 365)

Automatiseren van werk en bedrijfsprocessen door workflow management

Quickstart met gratis praktijkvoorbeelden

Te gebruiken voor alle soorten registraties binnen uw organisatie

Software workflow management systeem

De software van LeanForms kan worden toegepast bij het registreren en afhandelen van een klacht, verlofaanvraag, serviceverzoek of een andere taak. Deze kun je met de LeanForms software opsplitsen in deeltaken, in de volgorde waarin ze door de betreffende afdelingen moeten worden behandeld en geaccordeerd. Uiteraard zijn hier nog vele andere toepassingsmogelijkheden voor te bedenken.

LeanForms als workflow tool gebruiken

Digitale formulieren kunnen zorgen voor meer efficiëntie en zijn de basis voor een goede workflow. Zodra de digitale formulieren zijn ingericht, worden deze gekoppeld worden aan de verschillende processen binnen een organisatie. Hierdoor worden de digitale formulieren ingezet als tool voor uiteenlopende taken. Door de output van de formulieren te monitoren en rapportages te maken van de uitkomsten, kunnen digitale formulieren uitstekend als workflow tool ingezet worden om het beoogde resultaat te behalen.

Efficiënter werken met de juiste workflow systemen

Bij het inrichten van het workflow managementsysteem en het geven bedenk wat je wil bereiken met het formulier en welke vragen, workflow, autorisaties en rapportages daarbij horen. Door het proces vooraf te kristalliseren komt de informatie in het proces door de digitale formulieren altijd bij de juiste personen terecht. Dit maak het proces efficiënter en zorgt voor tijdsbesparing doordat betrokkenen altijd een automatisch een reminder ontvangen wanneer er actie vereist is.

Workflow management voor ieder bedrijf

Voorbeelden van sectoren waarin workflow management toegepast kan worden zijn; de bouw, productie en industrie en de dienstverlenende sector. Er zijn nog veel meer mogelijkheden met LeanForms, daardoor kunnen we voor iedere branche een passende oplossing bieden.

Wat onze klanten vinden

Door middel van LeanForms hebben wij al deze losse formulieren, lijsten en handleidingen kunnen digitaliseren in de App van LeanForms. Sinds wij over zijn op LeanForms zijn onze werkprocessen veel efficiënter ingericht. Het scheelt ons praktisch gewoon tijd met onze dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast is werken met LeanForms ontzettend gebruiksvriendelijk en de support is ook altijd top!

Maik Alferink

Bekijk deze case

Dankzij LeanForms wordt er nu kritisch naar elk proces gekeken om te kijken of dit in LeanForms kan worden vastgelegd. Hierdoor wordt voornamelijk de route van een proces bekeken, zodat dit in de toekomst zo min mogelijk fouten worden gemaakt. Dankzij LeanForms lopen er op dit moment veel processen volgens route en met goedkeuring van alle personen die goedkeuring moeten geven.

Niels Reinaardus

Bekijk deze case
OPRA turbines

We hebben LeanForms als eerste geïmplementeerd binnen de after-market-unit. Inmiddels hebben we dashboards in LeanForms gemaakt, welke ons direct inzichten geven over de actualiteiten en hierdoor kunnen we direct sturen op de KPI’s. De grafieken van LeanForms bieden ons nu realtime overzicht, dit geeft ons vele voordelen zoals tijdsbesparing en betrouwbaarheid van de data.

Sietse Dorst

Bekijk deze case

Kosten workflow management systeem

De kosten voor een workflow managementsysteem zijn afhankelijk van jouw voorkeuren en gebruikers. Kijk bij onze prijzen voor een prijsindicatie van de verschillende licenties. Benieuwd welke licentie bij jouw organisatie past? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende offerte.

Benieuwd hoeveel tijd u kunt besparen?

Vraag hier direct uw demo aan en ervaar zelf de voordelen van LeanForms. Klik op de button voor een gratis demo.

Demo aanvragen

Veelgestelde vragen

Digitalisering roept ook vragen op. Hierbij alvast onze antwoorden.

Ja, LeanForms kan op verschillende manieren informatie uitwisselen met andere systemen.
Binnen 3 dagdelen leren onze trainers jullie alle ins en outs van LeanForms, daarnaast beschikken wij over een klantenportal waar alles nog een keer staat uitgelegd.
LeanForms biedt uitgebreide mogelijkheden om rapportages van de ingevulde formulieren te maken. Deze kunnen (met sjablonen) geëxporteerd worden naar Excel. Je kan ook dashboards met realtime grafieken maken.
Nee, er zijn geen aanvullende modules. Je krijgt altijd de beschikking over alle features van LeanForms.