Workflow management

Workflow management richt zich op het organiseren, vormgeven, analyseren en optimaliseren van informatiestromen binnen een organisatie. Een goede workflow maken zorgt ervoor dat de juiste informatie wordt uitgewisseld tussen afdelingen.

Hierbij zijn de regels en procedures binnen de organisatie het uitgangspunt. Maak je gebruik van een goed workflow management systeem? Dan worden jouw bedrijfsprocessen geoptimaliseerd en verlopen werkprocessen soepeler, gestructureerder en efficiënter.

Bovendien kunnen klanten hierdoor sneller en beter geholpen worden.

Met Leanforms workflow management breng je het proces in kaart dat voorafgaat aan het produceren of leveren van goederen en/of diensten. Je brengt in kaart wie de juiste functionarissen zijn, waar de overdrachtsmomenten liggen en wanneer de keuzemomenten in dit proces plaatsvinden. Vervolgens richt je jouw digitale formulieren zo in, dat op basis van de ingevulde antwoorden in het digitale formulier, het proces gestroomlijnd wordt.

Doordat het werkproces gekoppeld is aan de verschillende stappen in het digitale formulier is de informatie altijd up-to-date. Bestaande systemen kunnen geïntegreerd worden in de software, waardoor er geen informatie verloren gaat. Daarnaast komt de informatie automatisch bij de juiste personen terecht en wordt er een notificatie verstuurd wanneer er een follow-up actie benodigd is. Hierdoor kunnen bedrijfsprocessen snel worden geautomatiseerd en geoptimaliseerd.

Om maximaal rendement te halen uit digitale formulieren moeten ze vóór je werken. Een slim digitaal formulier zorgt ervoor dat fouten worden voorkomen. Workflow management zorgt ervoor dat je zowel de registratie als het proces digitaliseert. Met effectieve Management of Change processen, kunnen de formulieren slim worden ingericht, zodat informatie altijd automatisch bij de juiste personen terechtkomt en medewerkers sneller en efficiënter kunnen werken. Wil je een workflow maken, met LeanForms heb je de vrijheid om dat helemaal naar eigen inzicht te doen. Je bent dus niet afhankelijk van standaard templates.

Wij vinden dat software processen makkelijker moet maken. Toch zie je in veel organisaties dat de bedrijfsprocessen zo ingewikkeld zijn geworden dat er veel efficiëntie verloren gaat. Met onze drag en drop software zorg je voor een geautomatiseerde workflow en maak je jouw processen helder en inzichtelijk. Ook rapportages en grafieken maken a.d.h.v. de resultaten wordt voortaan een eitje. Stel de meetpunten en formulieren in en onze software doet de rest.

De software van LeanForms kan worden toegepast bij het registreren en afhandelen van een klacht, verlofaanvraag, serviceverzoek of een andere taak. Deze kun je met de LeanForms software opsplitsen in deeltaken, in de volgorde waarin ze door de betreffende afdelingen moeten worden behandeld en geaccordeerd, waardoor je eenvoudig een gestructureerde workflow kunt maken. Uiteraard zijn hier nog vele andere toepassingsmogelijkheden voor te bedenken.

Digitale formulieren kunnen zorgen voor meer efficiëntie en zijn de basis voor een goede workflow. Zodra de digitale formulieren zijn ingericht, worden deze gekoppeld worden aan de verschillende processen binnen een organisatie. Hierdoor worden de digitale formulieren ingezet als tool voor uiteenlopende taken. Door de output van de formulieren te monitoren en rapportages te maken van de uitkomsten, kunnen digitale formulieren uitstekend als workflow tool ingezet worden om het beoogde resultaat te behalen.

Bij het inrichten van het workflow managementsysteem en het geven bedenk wat je wil bereiken met het formulier en welke vragen, workflow, autorisaties en rapportages daarbij horen. Door het proces vooraf te kristalliseren komt de informatie in het proces door de digitale formulieren altijd bij de juiste personen terecht. Dit maak het proces efficiënter en zorgt voor tijdsbesparing doordat betrokkenen altijd een automatisch een reminder ontvangen wanneer er actie vereist is.

Voorbeelden van sectoren waarin workflow management toegepast kan worden zijn de bouw, productie, industrie en de dienstverlenende sector. Er zijn nog veel meer mogelijkheden met LeanForms, daardoor kunnen we voor iedere branche een passende oplossing bieden.

In principe kan elk bedrijf een workflow maken, omdat het een systematische en georganiseerde manier biedt om bedrijfsprocessen te optimaliseren en productiviteit te verhogen.

De kosten voor een workflow managementsysteem zijn afhankelijk van jouw voorkeuren en gebruikers. Kijk bij onze prijzen voor een prijsindicatie van de verschillende licenties. Benieuwd welke licentie bij jouw organisatie past? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende offerte.