Waarom je bedrijfsprocessen optimaliseren?
Bedrijfsprocessen gaat in feite om alle werkhandelingen die volgens vaste afspraken of in vaste stappen verlopen. Het proces zelf moet hoogst efficiënt zijn ingericht maar mogelijk ook optimaal samenwerken met andere bedrijfsprocessen Voor jou als bedrijf betekent het kwalitatief hoogstaand en zo efficiënt en doelgericht mogelijk werken. Anders gezegd, de interne kosten zo laag mogelijk houden met behoud van de gewenste kwaliteit voor de klant. Je wilt van toegevoegde waarde zijn voor je klanten en alles eruit halen wat erin zit. Slim werken is dus eigenlijk en een perfecte wisselwerking realiseren tussen bedrijfsprocessen en ondersteunende systemen.
Wat levert het optimaliseren van je bedrijfsprocessen op?
Bedrijfsprocessen optimaliseren klinkt mooi. Maar wat levert het nou eigenlijk precies op? De belangrijkste voordelen op een rij.
Kostenvermindering
Je haalt alle onnodige ‘verspillingen’ als het ware uit je organisatie. Zowel als het gaat om werktijd als om materialen of middelen. Bijvoorbeeld door voorraden te beperken. Iedereen draagt zonder omwegen en obstakels bij aan de missie van je bedrijf.
Vermindering van doorlooptijd
Als je zo doelgericht mogelijk werkt en alle lijnen kort houdt, vermindert je doorlooptijd. En dat betekent dat je sneller en efficiënter werkt en dat de klant minder lang hoeft te wachten. Geen bottlenecks meer in je processen.
Tips om je bedrijfsprocessen te optimaliseren
Wil je meer grip krijgen op het reilen en zeilen binnen je organisatie? Heb je wel eens last van leveringsproblemen, denk je dat je overbodige handelingen of tussenschakels kunt weghalen of zou je meer datagedreven willen werken? Dan is het de hoogste tijd om aan de slag te gaan met de missie optimalisatie bedrijfsprocessen. Er zijn verschillende mogelijkheden en routes om dit te doen, maar de hoofdlijnen zijn in vrijwel alle gevallen hetzelfde. We zetten onze tips voor je op een rij.
Inzicht in je huidige bedrijfsprocessen
De eerste belangrijke stap om inzicht te krijgen in je bedrijfsprocessen is het verkrijgen van inzicht. Trap dan ook niet in de valkuil om direct aan de slag te gaan met het maken van verbeteringen. Stel je als bedrijf bijvoorbeeld eerst de volgende vragen:
- Wat zijn de bedrijfsprocessen nu? Wie zijn stakeholders/betrokkenen van het proces?
- Wat is er onomstotelijk nodig en wat is eigenlijk overbodig?
- Wat kan er sneller, gemakkelijker of efficiënter? Waar zit ruimte voor verbetering?
- Wat gebeurt er met output en wat zijn de wensen van de (interne) klant? Wat maakt de klant nou écht gelukkig?
Door aan iedere handeling of activiteit een waarde toe te kennen, krijg je meer zicht op waar je nu staat, waar je naartoe wilt of waar ruimte is voor verbetering. Let er hierbij op dat je niet alles tegelijk kunt doen, focus is essentieel. Beter één goede en effectieve verbetering dan drie halve.
Automatisering voor efficiënter werken
Als duidelijk is wat je belangrijkste bedrijfsprocessen zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is, kun je met elkaar onderzoeken welke processen er geautomatiseerd kunnen worden. Door werkstromen te automatiseren krijg je zicht op wat er binnen je organisatie gebeurt, wat de status is van handelingen en wat er nog van wie wordt verwacht. Een dashboard of rapportage maken, wordt daarmee kinderspel. Ook niet onbelangrijk is dat het automatiseren van bedrijfsprocessen je inzicht geeft in trends en ontwikkelingen binnen je bedrijf. En is iemand iets vergeten te doen? Dan kan deze collega daar eenvoudig een herinnering voor ontvangen. Je ziet precies hoe je ervoor staat of waar er iets stagneert. En als er iets stagneert, valt er waarschijnlijk iets te verbeteren. Automatiseren voorkomt altijd fouten. De software van LeanForms zorgt voor een optimale ondersteuning van dit proces, zonder dat medewerkers enige kennis van IT nodig hebben.
Het geeft structuur en overzicht aan processen.
Geen kostbare tijd verliezen aan onnodig wachten en verkorten van de doorlooptijd.
Wetende wat er gebeurt en wat het oplevert, kun je gemakkelijk trends en ontwikkelingen analyseren.
Met één druk op de knop overzichten en rapportages maken.
De digitale formulieren en de software van LeanForms laten de werkprocessen sneller en efficiënter verlopen.
Voorkom fouten door processen automatisch te laten verlopen.
Duidelijkheid in taken en deadlines
Het zal je verbazen hoe vaak medewerkers niet precies weten wat er van ze verwacht wordt of wat ze concreet allemaal moeten doen. Onduidelijke taken en verantwoordelijkheden zijn funest voor je bedrijf en dan met name voor je doorlooptijd.
Zorg er dan ook voor dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt en wat het oplevert in het grotere geheel. Context is cruciaal voor begrip. Maak heldere en duidelijke afspraken met elkaar waar iedereen altijd op kan teruggrijpen en geef je collega’s de verantwoordelijkheid die ze verdienen.
Iedere schakel in het proces is essentieel en iedereen is even waardevol en belangrijk. Vergeet daarom ook niet om belangrijke mijlpalen met elkaar te vieren.
Continu verbeteren
Tenslotte: de wereld verandert en als bedrijf moet je mee veranderen. Dat is simpelweg noodzakelijk om te blijven voldoen aan de wensen van je klanten. Het optimaliseren van je bedrijfsprocessen is dan ook een doorlopend thema dat altijd actueel blijft. Het betekent het goede koesteren en verbeteren wat lonend is. Voor jou als bedrijf en vooral ook voor de klant. Want die bepaalt je succes. Door collega’s, bedrijfsprocessen en ondersteunende systemen continu in een ideale cadans met elkaar te laten samenwerken. Dat geeft niet alleen rust, maar vooral ook veel werkplezier.
Daarnaast zorgt digitale transformatie ervoor dat je bedrijf zich kan aanpassen aan nieuwe technologieën en innovaties, waardoor je concurrentiepositie versterkt wordt en je de klant nog beter kunt bedienen. Een goed beheerd Management of Change (MoC) proces is hierbij essentieel om deze veranderingen gestructureerd en succesvol door te voeren.
Wat onze klanten vinden
Veelgestelde vragen
Bedrijfsprocessen optimaliseren
Bedrijfsprocessen optimaliseren
Digitalisering roept ook vragen op. Hierbij alvast onze antwoorden.
