LeanForms VS Microsoft

Wählen Sie das richtige Tool für effizientere Geschäftsprozesse

Die Optimierung von Prozessen ist heutzutage für ein Unternehmen unerlässlich, um effizient zu bleiben und mit dem Markt Schritt zu halten. Digitale Tools und die intelligente Nutzung von Daten sind dabei eine enorme Hilfe. Insbesondere mit dem Aufkommen unzähliger No-Code-Apps scheint die Digitalisierung für jedermann zugänglich zu sein. Aber gerade wegen des riesigen Angebots an Apps kann ihre Nutzung auch wieder ungewollt komplex oder unkontrolliert werden. Etwas so Einfaches wie die Namensgebung einer App kann eine potenzielle Nutzergruppe in die Irre führen. Eine gründliche Untersuchung vor dem Einsatz von Prozessoptimierung und Software-Tools ist daher immer ratsam.

Wir werfen daher einen genaueren Blick auf den Vergleich der generischen No-Code-Anwendung von LeanForms mit zwei möglichen Alternativen aus der Microsoft Office 365-Suite: Microsoft Forms und Microsoft Power Automate.

LeanForms: Optimierung der Informationsflüsse

LeanForms wurde für die Prozessoptimierung von Geschäftsprozessen entwickelt und ist kein spezifisches LEAN-Tool. Mit LeanForms zielen wir jedoch darauf ab, die bekannte LEAN-Verschwendung im Bereich des Informationsmanagements in Organisationen zu verhindern. Dazu gehören das Warten auf Informationen, falsche Informationen oder die doppelte Speicherung von Informationen. Mit intelligenten digitalen Formularen lassen sich Geschäftsprozesse so modellieren, dass sie vollständig digital ausgeführt und überwacht werden können. Das Ganze wird durch ein leistungsfähiges Workflow-System unterstützt, so dass die Informationen an den zuständigen Sachbearbeitern vorbeifließen. Dadurch werden die Bearbeitungszeiten verkürzt und es stehen qualitativ bessere Informationen für die Entscheidungsfindung bei der Ausführung der Arbeit zur Verfügung.

Da alle Informationen zentral gespeichert werden, stehen sie auch für Berichte und weitere Analysen zur Verfügung. Der Datenaustausch von LeanForms mit Microsoft-Produkten wie ERP Dynamics oder Power BI ist mit einer einmaligen Konfiguration leicht zu realisieren. LeanForms kann in der Organisation sehr breit eingesetzt werden. Beispiele sind Qualitätskontrollen, Freigabe von Wareneingängen, Arbeitsgenehmigungen und Audit-Formulare. Viele weitere Beispiele finden Sie in der Vorlagenbibliothek und in vielen Kundenfällen.

Microsoft Office 365: Optimierung von spezifischen Aufgaben

Natürlich können Sie sich auch nach Möglichkeiten umsehen, die sich aus der breiten Palette von Microsoft-Apps ergeben, die in der Office 365-Suite enthalten sind. Die Apps innerhalb der Microsoft 365-Suite werden für eine bestimmte Aufgabe entwickelt und können daher sehr gezielt eingesetzt werden.

Microsoft Formulare

Microsoft Forms ist zum Beispiel eine App zum Erstellen von Umfragen, Abstimmungen und Quizzen. Hier bezieht sich Forms auf das Formular, das zur Datenerfassung verschickt werden kann. Folgeschritte (Workflow-Management) und komplexere Abhängigkeiten innerhalb der Abfrage fehlen. Daher kann das Formular nicht weiter bearbeitet oder in einem Folgeschritt vervollständigt werden. Der Fragebogen kann jedoch verschickt werden und die gesammelten Daten können u.a. mit Excel ausgewertet werden. Microsoft Forms bietet keine umfassende Workflow-Unterstützung und ist daher für komplexe Geschäftsprozesse weniger geeignet. Es ist fast identisch mit Google Forms, aber ohne Abonnement.

Microsoft Power Automate

Eine weitere häufig erwähnte App aus der Office 365-Suite ist Microsoft Power Automate (Flow). Diese App wurde speziell dafür entwickelt, sich häufig wiederholende Aktivitäten zu automatisieren. Sie können diese App zum Beispiel verwenden, um E-Mails automatisch in bestimmten Ordnern im Netzwerk zu archivieren. Sie können Power Automate aber auch verwenden, um beispielsweise die mit der Microsoft Forms App gesammelten Daten in einer übergreifenden Excel-Datei zusammenzufassen. Sie können auch mehrere Aufgaben miteinander verknüpfen, um einen Workflow zu erstellen. Dies wird jedoch schnell komplex, weshalb es im Internet viele Helfer (sprich: Berater) gibt, die Sie dabei unterstützen. Die Funktionalität von Apps ist oft begrenzt. Es gibt auch einen (kostenpflichtigen) Markt für Add-ons, die die Funktionen bestimmter Apps erweitern.