Wie wählt man die beste Audit-Software aus?

Audit-Software unterstützt die Durchführung von Audits und Inspektionen von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, die Effizienz in Organisationen zu verbessern. Mit digitalen Aufzeichnungen der Ergebnisse und einer automatischen Nachverfolgung der Feststellungen sorgt sie dafür, dass dies auch tatsächlich zu Ergebnissen führt. Aber warum sollte man sich für eine bestimmte Audit-Software entscheiden? Gibt es auch andere Optionen? Die Auswahl ist groß. Deshalb betrachten wir die Bedürfnisse und Anforderungen aus verschiedenen Blickwinkeln.

Was ist die beste Audit-Software?

Die beste Audit-Software? Diese Frage ist nicht leicht zu beantworten. Sie hängt zum Teil von der Branche, dem Umfang, der Erfahrung der Auditoren und möglicherweise der Benutzerfreundlichkeit des Mitarbeiters ab! Aber sie sollte auch kosteneffizient oder leicht anpassbar sein, z.B. durch die Änderung oder Erweiterung von Standards. Deshalb entscheiden wir uns für eine Lösung, die generisch ist, aber alle Funktionalitäten an Bord hat, um den gesamten PDCA-Zyklus von Audits zu unterstützen. Sowohl für Auditoren als auch für Mitarbeiter. Eine Lösung, die auch für andere digitale Registrierungen verwendet werden kann.

Maximaler Nutzen

Wenn Sie als Unternehmen Zeit in Audits investieren, möchten Sie auch den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen. Mit intelligenten digitalen Auditformularen stellen Sie nicht nur die ordnungsgemäße Verwaltung von Auditberichten sicher, sondern können auch die Weiterverfolgung von Auditfeststellungen überwachen. Natürlich müssen die beabsichtigten Maßnahmen umgesetzt und darüber hinaus nach der Umsetzung auf ihre Wirksamkeit hin überprüft werden. Eine gute Audit-Software enthält aktuelle Übersichten über die Maßnahmen, die sich leicht bis zum ursprünglichen Audit zurückverfolgen lassen. So regt die Software nicht nur den kontinuierlichen Verbesserungsprozess an, sondern unterstützt auch die Einhaltung der Vorschriften und die Geschäftskontinuität der Organisation.

Die Software für Audit-Management-Systeme

Jede Audit-Software verfügt über einige allgemeine Funktionen, wie z.B. die Aufzeichnung des Berichts, Abweichungen und die Festlegung und Überwachung von Maßnahmen. Der Unterschied liegt hauptsächlich darin, inwieweit der Auditprozess und die Definitionen angepasst werden können. Denken Sie an eine standardisierte Terminologie für die Branche oder einen Standard. Aber oft ist dies für Organisationen in der Praxis viel zu aufwendig oder zu formal. Darüber hinaus ist das verwendete Workflow-Management-System nicht an die Organisation anpassbar oder man möchte das System im Gegenteil für eine Kombination verschiedener Standards verwenden. Wenn Sie mit einem vorkonfigurierten Softwarepaket zu arbeiten beginnen, besteht die Gefahr, dass es den Anschluss an Ihre Organisation verpasst. Es ist daher ratsam, den Bedarf und die Anforderungen genau zu definieren, bevor Sie ein spezielles Audit-Softwarepaket kaufen, aber auch die mögliche Verwendung eines alternativen generischen Pakets für digitale Formulare zu prüfen.

Die verschiedenen Arten von Audit-Software

Audits gibt es in vielen Varianten. Der Ansatz des Audits kann von einem ISO-Compliance-Audit durch ein echtes Auditteam bis hin zu einem Selbstaudit reichen, bei dem die Mitarbeiter ihre eigene Arbeitsumgebung testen. Bei einem Konformitätsaudit werden die Norm und das Funktionieren der Geschäftsprozesse geprüft, so dass der Inhalt nicht von vornherein feststeht. Bei einem Selbst-Audit sehen Sie jedoch häufig einen Fragebogen, der zu überprüfen ist. Dies ist in Hochrisikobranchen wie z.B. in Unternehmen der Chemie- oder Lebensmittelindustrie weit verbreitet. Bei Lean-Organisationen wird häufig ein 5S-Auditformular verwendet.

Viele Organisationen verwenden auch Kombinationen von Audits mit verschiedenen Nachverfolgungswegen innerhalb der Organisation. Alles in allem kann man tatsächlich sagen, dass ein Standard-Audit-Software-System niemals alle Anforderungen erfüllen kann. Ein intelligentes allgemeines System für digitale Formulare hingegen schon!

Erste Schritte mit Audit-Software

Mit LeanForms können Sie fast alle Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren. In der Tat sind in der mitgelieferten Bibliothek bereits mehrere Vorlagen verfügbar. Aber natürlich können Sie diese noch weiter an Ihr eigenes Unternehmen anpassen.

Darüber hinaus lassen sich eine Reihe interessanter Funktionen leicht hinzufügen:

• Regelmäßiger automatischer Start von Audit-Formularen;
• Analysieren Sie den Trend der Ursachen für Abweichungen;
• Plotten Sie Aktionen für Benutzer oder Benutzergruppen in der Organisation;
• Beifügen von Beweisen bei Abschluss der Klage;
• Informieren Sie Teams/Abteilungen oder Aktionsinhaber mit gezielten E-Mails.

Aber neben dem Audit-Prozess kann das System auch zur Optimierung anderer Geschäftsprozesse eingesetzt werden, von der Meldung von Vorfällen bis zur Eingangskontrolle. Oder Beschwerden und Änderungsanträge. Auf diese Weise wird es zu einem Geschäftsmanagementsystem, das wirklich funktioniert.