Schlanke Verwaltung: Weniger Ärger, mehr Überblick

Haben Sie in Ihrem Unternehmen auch mit unnötigem Papierkram, doppelter Eingabe oder Fehlern zu kämpfen, die immer wieder korrigiert werden müssen? Sie sind nicht der Einzige. Viele Verwaltungsprozesse sind voller Verschwendung - ohne dass wir uns dessen immer bewusst sind. Zum Glück muss das nicht so bleiben. Wenn Sie die Lean-Prinzipien, die aus der Fertigung bekannt sind, geschickt auf Ihre Verwaltungs- und Informationsflüsse anwenden, können Sie überraschende Gewinne erzielen. Weniger Frustration, mehr Qualität und mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. In diesem Blog lesen Sie, wie Sie dies erreichen können.

 

Was ist eine schlanke Verwaltung?

Bei Lean geht es um die Beseitigung von Verschwendung und die Rationalisierung von Prozessen. Das gilt nicht nur für Produktionsumgebungen, sondern auch für Verwaltungsprozesse. Verschwendung wie unnötige Vorgänge, Wartezeiten und Fehlerkorrekturen führen zu Ineffizienzen. Durch die Anwendung von Lean-Prinzipien stellen Sie sicher, dass Informationen schneller, genauer und ohne unnötige Zwischenschritte verfügbar sind.

 

Fallstudie: Von vier Tagen auf zwei Stunden

Ein Produktionsunternehmen in den Niederlanden, das zu einem multinationalen Konzern gehört, benötigte für die monatliche Berichterstattung vier volle Arbeitstage. Das lag daran, dass die Daten aus verschiedenen Excel- und Word-Dateien manuell erfasst und verarbeitet wurden.

Die Verwaltungsabteilung hatte damit zu kämpfen:

• Sechs verschiedene Excel-Dateien mit weitgehend denselben Informationen.
• Manuelle Datenerfassung, die fehleranfällig war.
• Inkonsistente Verwendung von Codes zwischen Abteilungen.
• Eingabefehler, die erst Wochen später ans Licht kamen.

Durch die Abbildung des Wertstroms und die Eliminierung unnötiger Schritte konnte die Verwaltung drastisch verbessert werden. Der Prozess wurde mit einem digitalen Formular automatisiert, so dass die Daten sofort korrekt und zentral erfasst werden konnten. Das Ergebnis? Die monatliche Berichterstattung wurde nun innerhalb von zwei Stunden abgeschlossen.

 

Die 5 Lean-Prinzipien in der Verwaltung

Um eine Verwaltung effizienter zu machen, wenden wir die fünf Kernprinzipien von Lean an:

1. Identifizieren Sie den Wert

Bestimmen Sie, welche Informationen wirklich wertvoll sind und beseitigen Sie Redundanzen. Zum Beispiel: Sollte ein Finanzbericht immer alle historischen Daten enthalten, oder sind nur die jüngsten Informationen relevant?

2. Kartierung des Wertstroms

Analysieren Sie, wie Informationen innerhalb Ihrer Organisation fließen und wo Verzögerungen auftreten.

Häufige Abfälle in der Verwaltung sind:

• Doppelte Eingabe: Sie geben dieselben Daten mehrmals manuell ein.
• Warten auf Informationen: Unnötige Verzögerungen durch ineffiziente Arbeitsabläufe.
• Unnötige Komplexität: unnötige Validierungen oder Verwaltungsvorgänge.

Durch die Anwendung von Workflow-Management automatisieren Sie den Informationsfluss und vermeiden, dass Mitarbeiter aufeinander warten müssen.

3. Fluss erzeugen

Verschwendung zu minimieren bedeutet, dass Informationen reibungslos und ohne Unterbrechungen fließen sollten. Dies kann erreicht werden durch:

• Führen Sie ein zentrales Datenverwaltungssystem ein.
• Nutzen Sie Cloud-Lösungen für den sofortigen Zugriff auf Dokumente.
• Richten Sie automatische Genehmigungsprozesse ein.

4. Implementierung des Pull-Systems

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter nur die Informationen erhalten, die sie in diesem Moment benötigen, anstatt standardmäßig alle Informationen zu verteilen. Dadurch wird eine Datenflut vermieden und die Entscheidungsfindung wird effizienter.

5. Streben nach Perfektion: kontinuierliche Verbesserung

Lean ist ein fortlaufender Prozess. Durch regelmäßige Analysen und Verbesserungen werden die Verwaltungsprozesse optimiert. Eine bewährte Technik ist Poka Yoke, oder ‚Fehlervermeidung an der Quelle‘. Denken Sie daran:

• Validierungsformulare, die Eingaben direkt überprüfen.
• Automatische Warnungen bei falschen oder fehlenden Daten.