CAPA: Effektive Umsetzung mit intelligenter Digitalisierung

CAPA und kontinuierliche Verbesserung

In der täglichen Hektik machen alle Organisationen gelegentlich Fehler oder erhalten unerwartete Prozessergebnisse. Im Rahmen des Qualitätsmanagements sprechen wir dann von Abweichungen. Im Industriezeitalter wurde dann die CAPA-Methodik entwickelt, um diese Abweichungen zu korrigieren und, wenn möglich, zu verhindern. Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements im Laufe der Jahre wurden seitdem andere Ansichten entwickelt. Passt das traditionelle CAPA noch in die heutige Industrie und andere Sektoren?

CAPA, die Unterscheidung zwischen Aktionen

Die CAPA-Terminologie wird häufig verwendet, wenn man Prozessabweichungen beseitigen will. Bei CAPA wird zwischen Korrektur- und Präventivmaßnahmen unterschieden. Der Zweck der Korrekturmaßnahmen besteht darin, kurzfristig weiteren Schaden zu verhindern. Die Präventivmaßnahmen sollen verhindern, dass die Abweichung in Zukunft wieder auftritt. Die Präventivmaßnahme ist also eigentlich auch eine Korrekturmaßnahme, nur eben längerfristig. Die Interpretationen beider Definitionen haben auch zu vielen theoretischen Debatten geführt. Und das bringt in der Praxis wenig!

CAPA, die von SO9001:2015 verbotene Präventivmaßnahme

Die Präventivmaßnahme wird daher in der ISO9001:2015 nicht mehr ausdrücklich genannt. Die Begründung dafür ist, dass man immer schnell korrigierend eingreift, um den Schaden zu begrenzen. Und dass der PDCA-Verbesserungszyklus für eine gute Sicherheit in der Zukunft sorgt. In der Tat sorgt der Mechanismus der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb der PDCA automatisch dafür, dass man auch die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen bestimmt. Dadurch werden die Korrekturmaßnahmen stärker in den Mittelpunkt gerückt.

Intelligente Organisation und Analyse von Korrekturmaßnahmen

Da Abweichungen und Fehler an vielen Stellen in Organisationen verhindert werden können, ist es klug, einen allgemeinen Ansatz zu wählen. Ein Sicherheitsvorfall, eine Produkt- oder Prozessabweichung und eine Lieferantenbeschwerde sind im Grunde alles unerwartete und ungeplante Ereignisse, die Sie daher mit einem festgelegten Protokoll untersuchen und in Zukunft mit einer guten, wirksamen Maßnahme beseitigen können. Der Vorteil eines standardisierten Ansatzes besteht darin, dass er in einer Organisation viel leichter umzusetzen ist. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen ein einheitlicher Ansatz auch einen viel besseren Einblick in die Trends der tatsächlichen Ursachen im Unternehmen. Schließlich analysieren Sie unternehmensweit mit demselben Tool.

Praktische Tipps CAPA-Management

Das CAPA-Management funktioniert nur dann wirklich, wenn es zur Arbeitsweise des Unternehmens passt. Viele Organisationen nutzen die Möglichkeit, Abweichungen auf der Grundlage selbst gewählter Kriterien in große und kleine Abweichungen zu klassifizieren. Die großen Abweichungen werden durch eine umfassende Untersuchung geklärt, an der mehrere Funktionen beteiligt sind. Die kleineren Abweichungen werden aufgezeichnet und als Trends analysiert und bei Bedarf aufgegriffen. Auf diese Weise werden die größten Störungen vorrangig behandelt, aber auch sich wiederholende kleine Abweichungen werden noch nicht beseitigt.

So wird der kontinuierliche Verbesserungsprozess fast von selbst gespeist. Für den Nachweis und die Bestimmung der Wirksamkeit der Maßnahme können die Belege natürlich dem Originalbericht beigefügt werden. Ein schöner Nebeneffekt ist, dass durch die Digitalisierung der Abweichungsformulare auch eine Wissensbasis aufgebaut wird. Mit einem intelligenten CAPA-Ansatz können Sie also wirklich zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Ihrer Organisation beitragen!

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