Optimierung der Projektarbeit

Prozessoptimierung ist keine höhere Mathematik. Doch in der täglichen Hektik vieler Organisationen wird ihr zu wenig strukturelle Aufmerksamkeit geschenkt. Infolgedessen bleiben die Arbeitsmethoden oft unverändert, obwohl wir wissen, dass sie effizienter sein könnten. Insbesondere bei projektorientierter Arbeit kann dies zu einem Wildwuchs an Formularen, Dokumenten und Daten führen. Die Folge: Fehler bei der Ausführung, unvollständige Registrierung und schlechte Projektbewertung.

Mit der richtigen digitalen Unterstützung, Standardisierung und Integration in Ihre bestehende Informationsstruktur kann es auch anders sein.

 

Optimierung von Projektprozessen: vom Chaos zur Struktur

Auf dem Bau (und in anderen projektbezogenen Umgebungen) müssen viele Dinge sorgfältig aufgezeichnet werden. Denken Sie daran:

• Qualitäts- und Sicherheitsinspektionen
• Materialverbrauch
• Abweichungsberichte
• Stündliche Aufzeichnungen
• Beschaffung und Lieferungen

Während eines Projekts müssen diese Zwischenergebnisse transparent bleiben. Nicht nur, um die Ausführung im Griff zu behalten, sondern auch für den finanziellen Abschluss und die Bewertung. Es ist daher entscheidend, dass die Formulare korrekt ausgefüllt, mit den richtigen Projekten verknüpft und zentral für die Analyse verfügbar sind.

Verbesserung des Informationsangebots durch intelligente Digitalisierung

Ein wichtiger Ausgangspunkt für die Optimierung von Verwaltungsprozessen ist die Arbeit mit einem gemeinsamen Datensatz. In diesem Fall wurde eine eindeutige Projektnummer als Schlüssel verwendet, die aus dem ERP-System stammt. Indem diese Nummer in jedes digitale Formular aufgenommen wurde, konnten die Daten später leicht gefiltert und für Berichte und Dashboards wiederverwendet werden.

In der Praxis wurde diese Zahl nicht immer auf Papier oder losen Formularen eingetragen. Dadurch entstand ein unvollständiges Bild des Projektstatus. Indem die Projektnummer in digitalen Formularen - als Datensatzfeld - obligatorisch wurde, wurde dieses Problem strukturell gelöst.

Prozessoptimierung mit digitalen Formularen und Datensätzen

ERP-Systeme sind oft ungeeignet oder zu komplex für den Einsatz auf der Baustelle oder dem Projektgelände. Daher entschied man sich für die Verwendung digitaler Formulare, die mit einem zentralen Datensatz verknüpft sind. Beim Starten jedes Formulars musste zunächst die richtige Projektnummer ausgewählt werden. Dies ermöglichte eine automatische Verknüpfung:

• Die Projektadresse
• Die verantwortlichen Mitarbeiter (z. B. Projektleiter oder KAM-Manager)
• Der richtige Workflow für Bearbeitung und Genehmigung

Diese Standardisierung sorgte für eine höhere Datenqualität, weniger Fehler und eine direkte Verbindung zwischen Registrierung und Analyse. Workflows konnten Mitarbeiter auf der Grundlage des Formulartyps oder bestimmter Bedingungen automatisch einschalten, was für mehr Kontrolle über den Prozess und eine schnellere Bearbeitung sorgte.

Live-Einblicke: von der Registrierung bis zu Echtzeit-Dashboards

Alle Projektdaten wurden zentral im ERP-System und in LeanForms gespeichert - mit dem Datensatz als verbindendem Faktor. Dank einer Power BI-Anbindung konnte der Projektfortschritt live über Dashboards überwacht werden. Diskussionen und Auswertungen fanden nun auf der Grundlage aktueller Informationen statt, anstatt manueller Übersichten.

Das Beispiel aus dem Bausektor zeigt, dass Prozessoptimierung nicht komplex sein muss. Dieser Ansatz lässt sich problemlos in jeder projektbasierten Organisation anwenden, die mit Registrierungsformularen arbeitet und eine strukturierte Informationsbereitstellung benötigt.

Vorteile der Prozessoptimierung mit LeanForms

• Standardisierte Anmeldeformulare
• Bessere Datenqualität durch obligatorische Datensätze
• Schnellere Verarbeitung durch automatisierte Arbeitsabläufe
• Verknüpfung mit ERP oder Analyseplattformen wie Power BI
• Echtzeit-Einblick in Projektfortschritt und Abweichungen

Arbeiten Sie auch an der Prozessoptimierung?

LeanForms hilft Organisationen, ihre Prozesse zu digitalisieren und zu strukturieren. Unsere Formular-App ist flexibel einrichtbar und lässt sich leicht mit bestehenden Systemen verbinden. Ganz gleich, ob Sie im Baugewerbe, in der Produktion oder im Dienstleistungssektor tätig sind: Eine gute Informationsbereitstellung beginnt mit einer intelligenten, zuverlässigen Registrierung.

Möchten Sie wissen, wie LeanForms Ihrem Unternehmen helfen kann, seine Abläufe zu optimieren? Kontaktieren Sie uns oder fordern Sie eine Demo an - wir denken gerne mit Ihnen mit.