Archive digitalisieren

Ein Archiv ist ein Aufbewahrungsort für Informationen. Informationen auf Papier sind schwer zugänglich, wenn man bestimmte Informationen finden möchte. Die Digitalisierung eines Archivs erhöht die Auffindbarkeit von Informationen erheblich. Die Grundlage für ein digitales Archiv wird durch die Digitalisierung der zugrunde liegenden Geschäftsprozesse geschaffen, bei denen bereits eine große Effizienzsteigerung erzielt werden kann.

Was beinhaltet die Digitalisierung von Archiven?

Archive können auf 2 verschiedene Arten digitalisiert werden. Am bekanntesten ist das Scannen von Papierdokumenten, das Speichern von Office-Dateien (Excel, Word) oder PDF-Dateien an einem digitalen Ort irgendwo im Netzwerk. Es ist sehr wichtig, dass Sie sich über die Struktur im Klaren sind, denn sonst haben Sie schnell eine unübersichtliche Sammlung von Dokumenten.

Der zweite Ansatz besteht darin, an der Quelle anzusetzen und den Geschäftsprozess z.B. mit einem Formularwerkzeug zu digitalisieren. Die gesammelten Informationen werden automatisch in einem digitalen Archiv gespeichert. Bei diesem Ansatz gibt es auch sofort eine klare Struktur im Archiv, was dem Benutzer letztendlich bei der Suche im Archiv ungemein hilft.

Warum ein Archiv digitalisieren?

Die Digitalisierung eines Archivs ist also kein Selbstzweck. Wenn Sie jedoch Geschäftsprozesse digitalisieren, ist das digitale Archiv ein willkommener Nebeneffekt. Die Vorteile der Digitalisierung von Geschäftsprozessen liegen also nicht nur in der effektiveren Abwicklung und Überwachung von Geschäftsprozessen. Die mit den digitalen Formularen erfassten Informationen werden auch automatisch und bequem in einer zentralen Datenbank gespeichert. So lassen sich diese Informationen über intelligente Übersichten und Berichte leicht abrufen.

Dies beschleunigt und vereinfacht die Suche in einem digitalen Archiv erheblich.

Die Vorteile

Ein effizientes digitales Archiv sollte einfach zu benutzen sein. Dies kann durch die richtige Einrichtung der Struktur, aber auch durch intelligente Filter für bestimmte Schlüsselwörter erreicht werden. Wenn Sie die Geschäftsprozesse mit digitalen Formularen optimieren, geschieht dies fast automatisch.

Die Vorteile der digitalen Archivierung gehen jedoch über den schnellen Zugriff auf Informationen hinaus. Die Einhaltung von Vorschriften, d.h. der Nachweis, dass die Arbeit gemäß den vereinbarten Vereinbarungen und Anforderungen durchgeführt wurde, ist ebenfalls ein wichtiger Grund, Ihr Archiv in Ordnung zu halten. Darüber hinaus analysieren immer mehr Unternehmen Informationen aus verschiedenen Perspektiven, um daraus zu lernen. Mit einem digitalen Archiv, das auf digitalen Formularen basiert, können Sie diese Daten z.B. BI-Tools zur Verfügung stellen, ohne dass diese eingreifen müssen. Dann fangen die Daten erst richtig an zu arbeiten!

• Informationen sind schneller und einfacher zu finden.
• Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen führt zu einer effizienteren Abwicklung und Überwachung dieser Prozesse.
• Die Informationen werden automatisch und bequem in einer zentralen Datenbank gespeichert.
• Die Suche in einem digitalen Archiv wird erheblich beschleunigt und vereinfacht.
• Eine klare Struktur hilft den Benutzern, Informationen zu finden.
• Die Einhaltung von Vereinbarungen und Anforderungen lässt sich leichter nachweisen.
• Die Daten können mit BI-Tools leicht analysiert werden.
• Rechte und Berechtigungen sind einfach einzurichten.

Das einfache Tool zum Digitalisieren von Archiven

Wenn Sie mit LeanForms zuerst Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe. Bei der Bearbeitung des Geschäftsprozesses wird die Qualität der Daten z.B. durch intelligente Eingabeprüfungen oder durch die Verwendung von Standardauswahllisten überwacht. Die Autorisierung auf Benutzerebene ermöglicht es den Mitarbeitern außerdem, die Korrektheit der Daten präventiv zu überwachen, bevor sie im digitalen Archiv verschwinden. Auch der Zugriff auf die Daten lässt sich einfach mit Rechten versehen.

Und mit einfach meinen wir bei LeanForms wirklich einfach. Mit dem No-Code-Formular-Tool von LeanForms können Sie ohne den Einsatz von IKT-Spezialisten sofort selbst loslegen.

Schritt-für-Schritt-Ansatz

Beim Aufbau eines digitalen Archivs durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist es wichtig, dass Sie zunächst eine gute Blaupause des Geschäftsprozesses beschreiben. Dann ist auch sofort klar, welche Informationen in Ihrem digitalen Archiv landen werden. Wählen Sie den ‚80/20-Ansatz‚, der die Menge der Informationen begrenzt, aber auch für mehr Klarheit sorgt.

Obwohl der von uns vorgeschlagene Ansatz für fast jeden Geschäftsprozess funktioniert, empfiehlt es sich, mit dem Geschäftsprozess zu beginnen, bei dem der Bedarf am größten ist. Die Lernmomente, die Sie hier gewinnen, können Sie später bei der Digitalisierung der anderen Geschäftsprozesse nutzen. Außerdem können die Mitarbeiter so in die neue Arbeitsweise hineinwachsen. Mit einer erfolgreichen Implementierung des ersten Geschäftsprozesses wird sich der Ölteppich von selbst ausbreiten.

Und was kostet das? Unsere Kunden sparen mindestens 30 % Zeit bei administrativen Prozessen und haben mehr Aufsicht und Kontrolle über ihre Geschäftsprozesse. Der Return of Investment (ROI) wird oft schon bei 2 Arbeitsstunden pro Jahr und Mitarbeiter erreicht.

Möchten Sie auch ein Archiv einrichten, in dem Sie Daten einfach überwachen und analysieren können? Wir zeigen Ihnen gerne die umfangreichen Möglichkeiten. Natürlich ganz unverbindlich.