Organisieren Sie den digitalen Arbeitsplatz mit 5S

 

Die 5S-Methode ist eines der bekanntesten Werkzeuge innerhalb von LEAN. Ursprünglich wurde sie angewandt, um physische Arbeitsplätze ordentlich, sauber und effizient zu organisieren: alles hat einen festen Platz und befindet sich an diesem Platz. Aber in der Praxis ist Ihr digitaler Arbeitsplatz genauso wichtig. Zeit also für die digitale 5S-Arbeitsplatzinspektion.

 

Digitale Informationen: Der Bestand wächst weiter

In vielen Unternehmen gibt es keine einheitliche Richtlinie oder Kontrolle über die riesige Menge an digitalen Informationen, die täglich gespeichert werden. Denken Sie an das Netzlaufwerk mit seinem Wirrwarr an Ordnern, Duplikaten in E-Mails und Dateien, die sowohl Sie als auch Ihre Kollegen gespeichert haben. Schließlich wissen Sie nie, wann Sie sie brauchen könnten.

Das Ergebnis?

• Sie suchen zu lange nach dem richtigen Dokument
• Sie bezweifeln, dass Sie die aktuellste Datei haben
• Speicherplatz wächst unnötig
• Geschäftsrisiken entstehen durch falsche oder veraltete Informationen

Ein gut organisierter digitaler Arbeitsplatz verhindert diese Probleme.

Digitale Arbeitsplatzorganisation: weniger ist mehr

Es geht nicht nur darum, wie viele Dokumente Sie speichern, sondern auch darum, wie Sie sie sammeln. Formulare mit 100 irrelevanten Fragen kosten die Mitarbeiter Energie und Zeit. Je länger und komplizierter der Prozess ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass er nicht durchgeführt wird oder unvollständig ist.

Indem Sie nur nach den Informationen fragen, die wirklich benötigt werden, reduzieren Sie das digitale Durcheinander, erhöhen die Motivation und gewinnen wertvolle Zeit zurück.

Anwendung der 5S-Methode auf Ihren digitalen Arbeitsplatz

Die 5S-Methode (Sortieren, Ordnen, Reinigen, Standardisieren, Aufstellen) eignet sich hervorragend zur Verbesserung Ihrer digitalen Informationsverwaltung:

• Trennen - Löschen Sie unnötige Dokumente und doppelte Dateien.
• Anordnen - Anordnen einer logischen Ordnerstruktur und Benennung.
• Aufräumen - Aktualisieren oder archivieren Sie alte Dateien.
• Standardisieren - Einigen Sie sich auf Dateinamen, Speicherorte und Formate.
• Bleiben Sie standhaft - Sorgen Sie dafür, dass sich jeder an Vereinbarungen hält und verbessern Sie sich kontinuierlich.

Manchmal ist es klug, noch einmal ganz von vorne anzufangen und alte Dateien in ein digitales Archiv zu legen. Sie werden feststellen, dass Sie nur selten auf diese alten Daten zurückgreifen. Machen Sie im Voraus einen klaren Plan, beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein und knüpfen Sie an bestehende Strukturen an, z. B. an Ihr Qualitätsmanagementsystem.

Erhalten und verbessern: Informationen als Fluss

Der wirkliche Gewinn wird durch die Anwendung des LEAN-Prinzips des Pull erreicht: Informationen werden nur in dem Moment verwendet, geändert und gespeichert, in dem eine Aktion tatsächlich ausgeführt wird.

Mit digitalen Workflows fließen Informationen automatisch durch die Organisation. Vorgänge und zugehörige Dokumente werden zentral archiviert. Dies erfordert keine IKT-Kenntnisse, ist skalierbar und selbst für kleinere Organisationen kosteneffizient. Bei LeanForms stellen wir oft fest, dass sich die Investition in die Digitalisierung eines Geschäftsprozesses innerhalb von ein bis zwei Monaten amortisiert hat. Und mit einer einzigen Lizenz können Sie mit uns unbegrenzt viele Prozesse automatisieren, zählen Sie Ihre Gewinne.

Die Macht des digitalen Informationsflusses

Ein Beispiel: Einer unserer Kunden reduzierte die Zeit für die Berichterstattung von 50 Tagen pro Jahr auf 0, indem er die Informationen automatisch durch den Prozess laufen ließ. Keine losen Dokumente, kein Suchen, alles sofort verfügbar und auf dem neuesten Stand.

Möchten Sie mehr über 5S und die digitale Arbeitsplatzorganisation erfahren?

Möchten Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz nach der 5S-Methode effizient einrichten und pflegen? LeanForms hilft Ihnen, Ihr Informationsmanagement zu digitalisieren und zu automatisieren. So sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und verbessern die Qualität Ihrer Prozesse.

Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo und finden Sie heraus, wie wir Ihren digitalen Arbeitsplatz optimieren können.