Digitale Registrierung

Formulare digitalisieren, warum sollten Sie das tun?

Die Digitalisierung von Formularen beschränkt sich in vielen Unternehmen auf das Ausfüllen von Excel-Listen oder ein einfaches, in einer Webseite formatiertes Formular zum Ausfüllen. Die Chancen stehen gut, dass die Mitarbeiter dies als obligatorische Ausfüllübungen ansehen. Vor allem, wenn dies auch aus Verpflichtungen im Zusammenhang mit ISO9001, Sicherheit oder anderen Inspektionsrunden resultiert. Doch intelligente digitale Formulare unterstützen die tägliche Arbeit und sorgen für ein organisches Wachstum von Wissen und Fähigkeiten innerhalb der Organisation. Ein gutes Informationsmanagement ist hier der Schlüssel zum Erfolg.

Intelligente digitale Aufzeichnung ist die Basis

Ganz gleich, wie gut die Mitarbeiter in Organisationen ihr Bestes geben, unerwartete Abweichungen werden immer auftreten. Bei internen Geschäftsprozessen kann dies zu Verzögerungen, Verschwendung von Ressourcen, unsicheren Situationen sowie zu Ärger führen. Externe Quellen sind Kundenbeschwerden, Abweichungen bei externen Audits durch Zertifizierungsstellen oder Kunden und sogar Probleme mit Lieferungen von Lieferanten. Oft wird dies im Wahn des Tages gelöst und man geht zu den operativen Angelegenheiten über. Der wirklichen Ursache wird keine Aufmerksamkeit geschenkt, und so ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich diese Probleme wiederholen.

“Die Lösung besteht nicht darin, alles in Listen zu sammeln, sondern mit einem Plan klug zu erfassen. Das ist ein sehr einfacher Weg zur kontinuierlichen Verbesserung!“

Ein Tsunami von Benachrichtigungen, was nun?

Als Unternehmen möchten Sie, dass alle Anomalien gemeldet werden. Die Analyse und Nachverfolgung aller Berichte ist jedoch sehr arbeitsintensiv. Bestimmen Sie daher als Unternehmen, welche Kriterien eine Untersuchung erforderlich machen. Beispiele sind Kosten, verlorene Produktionszeit und/oder die Art des Sicherheitsvorfalls. Mit einem Workflow-System können alle Berichte automatisch ausgewertet werden, und nur bei größeren Abweichungen wird sofort eine Untersuchung eingeleitet. Die Berichte, die die Kriterien nicht erfüllen, werden jedoch im System gespeichert und in regelmäßigen Abständen gemeinsam auf einen negativen Trend untersucht. Diese können daher auch später noch eine weitere Untersuchung rechtfertigen. Auf diese Weise geht keine Registrierung - und damit kein Wissen - verloren!

PDCA-Methode

Größere Abweichungen können durch einen standardisierten PDCA-Arbeitsprozess behandelt werden. Nach der Registrierung wird eine Untersuchung eingeleitet, um die Ursache für die Abweichung herauszufinden. Anschließend können Korrekturmaßnahmen(CAPA) eingeleitet werden. Vergessen Sie dabei nicht zu prüfen, ob die Maßnahme auch in der Praxis die beabsichtigte Wirkung hat. Da diese Daten alle an einem zentralen Ort gespeichert werden, ist es einfach, den Überblick zu behalten, und man hat auch sofort eine große digitale Datenbank. Gute digitale Registrierungssysteme verfügen nämlich auch über Berichts- und Suchfunktionen.

• Eine einfache Konfiguration innerhalb von LeanForms ermöglicht es Ihnen, fast alle Arten von Abweichungen in einem digitalen Formular mit verschiedenen Optionen für die Bearbeitung und Untersuchung unterzubringen.

• Sie können auch Daten aus Registrierungssystemen mit Daten aus anderen Anwendungen kombinieren und sie mit interaktiven Power BI-Dashboards aufschlussreich gestalten.

• Mit der KI-Technologie können Sie diese Daten auch für Prognosen für die nahe Zukunft nutzen.