Erfolgreicher Arbeitsablauf

Workflow-Management ist die intelligente Verteilung von Arbeit innerhalb einer Organisation. Viele Unternehmen schenken dem wenig Beachtung. Das hat zur Folge, dass Mitarbeiter auf Aufgaben warten, die längst erledigt sind, oder im Gegenteil, sie verpassen Arbeiten, die später im Geschäftsprozess korrigiert oder die Prioritäten angepasst werden müssen. Neben der verlorenen Zeit (und damit dem Geld) führt dies also oft auch zu Frustration bei den Mitarbeitern.

Warum sollten Sie mit Ihrem Workflow beginnen?

Mit einem optimalen Workflow fließen die Informationen durch das Unternehmen und die Mitarbeiter werden auf die erforderlichen Maßnahmen aufmerksam gemacht. Ein zweiter Vorteil ist, dass mit Workflow-Systemen Informationen zentral gespeichert werden, so dass Entscheidungen immer auf der Grundlage der richtigen Informationen getroffen werden. Diese Vorteile können in jeder Organisation genutzt werden, in der die Zusammenarbeit in Teams und zwischen Abteilungen stattfindet. Workflow Management wird daher sehr häufig eingesetzt, von der Industrie über das Bauwesen bis hin zum Projektmanagement. In KMUs und multinationalen Unternehmen.

Worauf sollten Sie bei der Einrichtung des Arbeitsablaufs achten?

Wenn Sie mit dem Workflow-Management beginnen möchten, ist es wichtig, dass Sie eine klare Vorstellung vom gewünschten Informationsfluss innerhalb Ihres Geschäftsprozesses haben. Überlegen Sie, welche Informationen für einen ordnungsgemäßen Abschluss des Geschäftsprozesses unerlässlich sind, aber auch, welche Abteilungen an den Prozessschritten beteiligt sind. Das scheint sehr kompliziert zu sein, aber die Mitarbeiter wissen in der Regel genau, wie sie Ihnen sagen können, was sie brauchen. Die goldenen Regeln “Beginnen Sie mit dem Ziel vor Augen“ und “Weniger ist mehr“ sind wichtige Grundsätze bei der Einrichtung eines guten Workflow-Management-Prozesses. Wenn Sie mit der Einführung von Workflow-Management beginnen, wählen Sie zunächst einen Prozess, bei dem es viel zu gewinnen gibt. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter automatisch einbezogen und andere Geschäftsprozesse können dann optimiert werden.

Tipps für einen erfolgreichen Arbeitsablauf

Damit ein Workflow wirklich effektiv ist, muss der Endbenutzer in der Lage sein, den gesamten Geschäftsprozess zu überblicken und auch seine eigene Rolle darin zu erkennen. Um einen Workflow erfolgreich zu implementieren, sollten Sie die folgenden Tipps berücksichtigen.

• Versuchen Sie, einen Workflow für den Prozess zu entwickeln, der für einen Standardprozess ausreicht. Wenn Sie ihn mit Ausnahmeszenarien erweitern, wird er unnötig komplex. Außerdem ist es effektiver, Ausnahmesituationen persönlich mit den Beteiligten zu besprechen.
• Erwägen Sie die Verwendung informativer E-Mails im Arbeitsablauf. Wenn in der E-Mail bereits wesentliche Informationen enthalten sind, hilft das dem Benutzer bei der Nachbearbeitung ungemein.
• Entwickeln Sie den Workflow gemeinsam mit den Beteiligten; sie kennen den Geschäftsprozess.
• Sorgen Sie für eine regelmäßige Überprüfung Ihres Arbeitsablaufs. Interne und externe Veränderungen können sich auf Ihren Arbeitsablauf auswirken. Es ist sinnvoll, diesen ständig zu optimieren.
• Erwägen Sie den Einsatz einer no-code Workflow-Anwendung. Das bedeutet, dass Sie nicht von einem teuren IKT-Berater abhängig sind, sondern auch Ihre eigenen spezifischen Anforderungen in den Workflow einfließen lassen können.

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