ERP und digitale Formulare, ein gut gehütetes Geheimnis
Werden Sie nicht Opfer von versteckten ERP-Gebühren!
Die Kontrolle der ERP-Kosten in einer flexiblen und dynamischen Umgebung ist keine leichte Aufgabe. Die Kosten für ein ERP-System werden oft als notwendiges Übel angesehen und nicht oft diskutiert. Und das, obwohl ERP-Systeme oft erhebliche Kosten verursachen; nicht nur zum Zeitpunkt der Anschaffung, sondern auch bei der Wartung und der laufenden Weiterentwicklung des Systems.
Wollen Sie nicht das nächste Opfer einer teuren ERP-Software werden? Dann ist es an der Zeit, diese Kosten unter die Lupe zu nehmen und zu handeln! Indem Sie die Kosten verstehen und Strategien zu ihrer Reduzierung umsetzen, können Sie unerwartete Kosten vermeiden und Ihr Budget besser verwalten.
ERP-Systeme, wie kann man sie einsetzen?
Trotz der beträchtlichen Kosten von ERP-Systemen sind die Benutzer oft unzufrieden, vor allem Mitarbeiter, die das System nur sporadisch für wöchentliche oder monatliche Registrierungen nutzen, oder in großen Organisationen, in denen starre Geschäftsprozesse im ERP erfasst werden, ohne kleinere Zweigstellen zu berücksichtigen. Änderungen an diesen Prozessen sind oft drastisch und teuer. Durch Anpassungen, die die Systeme praktikabel machen, können Unternehmen die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und die Kosten unter Kontrolle halten.
Intelligente Nutzung von Software
Wir werfen regelmäßig einen Blick in die ‚ERP-Küche‘ bei unseren Kunden. Es gibt einige bemerkenswerte Dinge, die wir oft zu sehen bekommen:
Neben dem ERP-System werden verschiedene ergänzende Softwaresysteme zur Unterstützung von Geschäftsprozessen eingesetzt. Dabei werden Daten manuell aus dem ERP übernommen und manchmal wird das Endergebnis im ERP erfasst. Die IT-Kosten pro Geschäftsprozess oder Mitarbeiter sind nicht bekannt. Manchmal fehlt sogar die Liste der verwendeten Software. Außerdem gibt es kaum einen Einblick, wie oft die teuren Softwarelizenzen genutzt werden.
ERP, aber auch SharePoint zum Beispiel, werden häufig als Alleskönner dargestellt. Allerdings ohne einen Nachweis über die tatsächlichen Kosten, um die Funktionalität mit Anpassungen zum Laufen zu bringen. Viele kleine (aber für die Benutzer so wünschenswerte) Anpassungen werden unnötig verzögert, sind zu teuer oder werden gar nicht erst implementiert.
Eine sorgfältige Analyse der Standard-ERP- und Softwarefunktionalitäten kann viel Geld sparen und die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter besser erfüllen. Wir empfehlen, sich so weit wie möglich von Anpassungen fernzuhalten und die Software für ihre Kernfunktionalitäten zu nutzen. Auf diese Weise können kleinere Anpassungen ohne Eingreifen der IT-Abteilung vorgenommen werden und die Kosten bleiben unter Kontrolle.
Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit digitalen Formularen und ERP-Integration
Intelligente digitale Formulare können eine wichtige Rolle bei der Optimierung von Geschäftsprozessen und der Einsparung von ERP-Kosten spielen. Durch die Verwendung digitaler Formulare in Kombination mit ERP-Systemen können Sie den Datenaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen innerhalb Ihres Unternehmens verbessern. Dies kann zu einer höheren Effizienz führen, da Daten einfach und schnell zwischen Systemen und Abteilungen übertragen werden können. Darüber hinaus können digitale Formulare die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe in das ERP-System verringern und so das Fehlerrisiko reduzieren.
Das Schöne an digitalen Formularen ist, dass sie sehr leicht an Ihre speziellen Bedürfnisse angepasst werden können. Mit einem Formularersteller können Sie schnell und einfach neue Formulare erstellen und bestehende Formulare ändern.
Wenn Sie digitale Formulare in Ihr ERP-System integrieren, erhalten Sie in Echtzeit Einblick in Ihre Geschäftsprozesse und die von ihnen generierten Daten. Dies hilft Ihnen, Ihre Entscheidungsfindung zu verbessern und Ihre Geschäftsprozesse zu rationalisieren.
Die Vorteile
- Die Anzahl der teuren ERP-Lizenzen kann auf ein Minimum reduziert werden.
- Die benötigte Bearbeitungszeit verringert sich durch weniger manuelle Eingriffe erheblich.
- Die Quelldaten im ERP sind immer auf dem neuesten Stand und Fehler beim Kopieren von Daten in Formulare sind dank der Automatisierung nicht möglich.
- Anpassungen der unterstützenden Geschäftsprozesse können ohne IT-Eingriff vorgenommen werden.
- Durch die Minimierung der Anzahl von Softwarepaketen sind die Benutzer viel besser mit der Anwendung und den zugrunde liegenden Geschäftsprozessen vertraut.
- Bessere Datenanalyse: Die Integration digitaler Formulare in ERP-Systeme verbessert die Analyse von Geschäftsdaten durch eine schnellere Datenerfassung und -verarbeitung und liefert wichtige Erkenntnisse, die sonst vielleicht übersehen würden.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Wenn Sie ERP-Systeme praktikabel machen, werden Frustrationen und Fehler reduziert, die Effizienz gesteigert und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.
- Erhöhte Transparenz: Die Integration digitaler Formulare mit ERP-Systemen bietet Echtzeiteinblicke in Geschäftsprozesse und die erzeugten Daten, wodurch die Transparenz innerhalb des Unternehmens erhöht wird und Trends und Muster erkannt werden, die andernfalls verborgen bleiben könnten.
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Geschäftsprozessmanagement, erst modellieren, dann automatisieren.
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