Erweiterte Arbeitsabläufe Schritt für Schritt

Die Digitalisierung beschränkt sich nicht darauf, Papierformulare durch eine digitale Alternative zu ersetzen. Der wahre Gewinn entsteht, wenn die Prozesse intelligenter werden. Workflows spielen dabei eine Schlüsselrolle: Wenn Sie digitale Formulare intelligent einrichten, optimiert das System automatisch die Folgemaßnahmen auf der Grundlage der Antworten. Das gibt Ihrem Unternehmen Halt, Schnelligkeit und Sicherheit und lässt die Digitalisierung für Sie arbeiten.

Was macht einen fortschrittlichen Workflow aus?

Ein fortschrittlicher Workflow geht über eine einfache Genehmigung oder Aufgabenübertragung hinaus. Er ist ein digitaler Weg, bei dem Formulare und Aktionen logisch miteinander verknüpft sind. Denken Sie an bedingte Schritte, automatische Benachrichtigungen oder periodische Auslöser.

In einem erweiterten Arbeitsablauf:

• Werden die Formulare automatisch zum richtigen Zeitpunkt gestartet (z.B. wöchentlich oder pro Projektphase);
• Ordnen Sie Aufgaben automatisch nacheinander an (auch wenn jemand etwas vergisst), dank intelligenter Timerfunktionen und Erinnerungen;
• Ist jeder Schritt nachvollziehbar, mit Einblick in Status, Verantwortliche und Fortschritt.

Das Ergebnis ist eine digitale Geschäftskette, in der keine Informationen mehr verloren gehen, keine manuellen Aufgaben mehr anfallen, die Daten immer auf dem neuesten Stand sind und das Ergebnis eindeutig bestimmt wird.

LeanForms als Basis für die Automatisierung von Arbeitsabläufen

No-code Konstruktion

Mit LeanForms erstellen Sie Workflows, indem Sie Formulare, Routen und Bedingungen kombinieren, ganz ohne Programmierung. Die Benutzer bestimmen die Logik selbst: wer was ausfüllt, was als nächstes passiert und wann etwas abgeschlossen ist. Komplexe Prozesse werden so zugänglich, ohne von der IT abhängig zu sein.

Intelligente Automatisierung

Ob es sich um das automatische Starten periodischer Formulare, das Versenden von Erinnerungen oder die vorübergehende Unterbrechung eines Prozesses mit der Timer-Funktion handelt, LeanForms automatisiert, was sonst manuell erledigt werden müsste. Mitarbeiter im Außendienst erfassen Daten mobil und die Daten gelangen direkt in den richtigen Workflow für den Mitarbeiter im Back-Office.

Datensätze: die intelligente Verbindung zwischen Formularen

Mit LeanForms Datasets verknüpfen Sie Formulare über eine zentrale Datenquelle miteinander.
Daten wie Projektinformationen, Task-Risk-Analysen oder Inspektionsergebnisse werden an einem Ort verwaltet und können in mehreren Formularen verwendet werden.
Auf diese Weise müssen Sie Informationen nur einmal erfassen, alles bleibt konsistent und jede Änderung ist vollständig nachvollziehbar. Natürlich gibt es auch Möglichkeiten, externe Anwendungen wie ERP als Datensätze zu verwenden und sie mit den verschiedenen Formularen zu verknüpfen.

Beispiel einer Fallstudie: QLB Consultancy, Qualitätsmanagement in der Hochtechnologie

Bei QLB Consultancy unterstützt LeanForms komplexe Produktentwicklungs- und Freigabeprozesse. FMEAs, Kontrollpläne und Validierungen werden mit Datensätzen pro Produktlinie verknüpft. Dies schafft einen transparenten Weg vom Konzept bis zur Freigabe, wobei jede Änderung automatisch aufgezeichnet wird.

Die Macht der Workflows

Ob in der Qualitätssicherung, der Sicherheit, der Produktion oder bei der Erbringung von Dienstleistungen - mit Workflow-Management schaffen Sie Prozesse, die sich mit Ihrem Unternehmen bewegen. Ein gut durchdachter Workflow ist das Rückgrat für Effizienz und Zuverlässigkeit in Ihrem Unternehmen.

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