Papierloses Arbeiten: Die Macht der Digitalisierung
Die Digitalisierung hilft Unternehmen, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und mehr Einblick in ihre Daten zu erhalten. Ein schöner Zusatznutzen ist, dass Sie gleichzeitig weniger Papier benötigen. Das spart nicht nur Bäume und Kohlenstoffemissionen, sondern auch Kosten. Darüber hinaus hilft Ihnen die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die immer strengeren Nachhaltigkeitsanforderungen zu erfüllen und Corporate Social Responsibility (CSR) umzusetzen.
Nach Angaben von Die Welt zählt ein durchschnittlicher Büroangestellter verbraucht jedes Jahr über 10.000 Blatt Papier. Für die Produktion von einer Tonne Papier werden 24 Bäume und 26.000 Liter Wasser benötigt.
Vorschriften zu Umwelt, CO₂ und Berichterstattung
Ab dem Berichtsjahr 2025 müssen große Organisationen sowohl über ihre CO₂-Emissionen als auch über ihre Nachhaltigkeitsleistung berichten(CSRD), und ab 2027 werden diese Unternehmen stärker für die Auswirkungen in ihrer gesamten Kette zur Verantwortung gezogen (CSDDD). Für kleinere Unternehmen bedeutet dies, dass es hilfreich ist, früher vorbereitet zu sein. Das papierlose Arbeiten mit LeanForms gibt Ihnen einen Einblick in die Papier- und Kohlenstoffeinsparungen, Informationen, die zunehmend nachgefragt werden.
Auch ohne gesetzliche Verpflichtung gehen viele Unternehmen heute bereits dazu über, im Rahmen ihrer Nachhaltigkeits- oder CSR-Strategie papierlos zu arbeiten. Dies ist eine konkrete Möglichkeit, Investoren, Kunden und Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie Ihre Geschäfte transparent und zukunftsorientiert führen.
Papierloses Arbeiten und Praxisbelastung für KMU
Nicht jedes Unternehmen ist direkt von europäischen Richtlinien wie der CSRD betroffen, aber der Druck, nachhaltiger zu sein, nimmt auch für KMU zu.
In Ausschreibungen werden zunehmend CO₂-Reduktionsanforderungen gestellt. Instrumente wie die CO₂-Leistungsleiter spielen in Sektoren wie dem Bauwesen und der Infrastruktur eine immer größere Rolle.
Unternehmen, die sich von anderen abheben oder einen nachhaltigen Betrieb nachweisen möchten (z.B. mit einer ISO 14001-Zertifizierung), können den papierlosen Betrieb als konkreten Beweis nutzen. Außerdem erwarten immer mehr Kunden und Partner in der Lieferkette von ihren Lieferanten, dass sie Einblick in ihre Umweltleistung geben.
Wenn Sie jetzt digitalisieren, werden Sie bei Ihrer täglichen Arbeit davon profitieren und es ist eine Investition in die Zukunft, in der die Nachhaltigkeitsberichterstattung wahrscheinlich weiter in die KMUs vordringen wird.
Auf europäischer Ebene wird derzeit an folgenden Punkten gearbeitet vereinfachten Standards für KMU, so dass auch kleinere Unternehmen bald in der Lage sein werden, auf verständliche Weise über ihre Nachhaltigkeitsleistung zu berichten.
So schaffen Sie den Übergang zum papierlosen Arbeiten
- Inventarisierung
Welche Prozesse oder Formulare erfordern derzeit viel Papier? Oft handelt es sich dabei um Inspektionen, Checklisten oder Arbeitsaufträge.
- Wählen Sie einen konkreten Ausgangspunkt
Beginnen Sie mit einem Prozess, bei dem die meisten Gewinne erzielt werden können, z. B. Audits oder Sicherheitskontrollen.
- Machen Sie es digital
Richten Sie den Prozess über LeanForms ein und beziehen Sie die Mitarbeiter in die Umstellung ein.
- Vergleichen Sie die Ergebnisse
Wie viel Zeit, Papier und Fehler sparen Sie im Vergleich zur alten Situation?
- Bauen Sie auf
Weiten Sie den Ansatz auf andere Prozesse aus und nutzen Sie die Ergebnisse, um Unterstützung zu gewinnen.
Praktische Auswirkungen in der täglichen Praxis
Natürlich bringt die Digitalisierung nicht nur einen Gewinn an Nachhaltigkeit. Mit LeanForms werden Daten direkt erfasst und zentral gespeichert, so dass Sie immer mit aktuellen Informationen arbeiten. Fehler und doppelte Arbeit werden reduziert und Berichte sind schneller verfügbar. Das spart Zeit und erhöht die Qualität Ihrer Prozesse.
Fazit
Durch die Digitalisierung von Prozessen profitieren Sie an mehreren Fronten: Sie arbeiten effizienter, erhöhen die Qualität Ihrer Daten und tragen gleichzeitig zu einem nachhaltigen Geschäft bei. Kurz gesagt: Effizienz, Qualität und nachhaltiges Wirtschaften gehen Hand in Hand!
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