Sichere Informationsverwaltung mit digitalen Formularen

Ein sicherer Informationsfluss ist für jedes Unternehmen wichtig. In vielen Unternehmen gibt es eine Fülle von Datenressourcen. Informationen, die korrekt sein müssen, um die richtigen Entscheidungen in Geschäftsprozessen zu treffen. Aber sie müssen auch sicher archiviert werden, denn Sie wollen nicht alles mit der Außenwelt teilen. Einsicht in die Informationsflüsse und eindeutige Richtlinien, die dies gewährleisten, sind unerlässlich.

Warum werden digitale Formulare benötigt?

Um Informationen innerhalb des Unternehmens richtig zu verwalten, brauchen die Mitarbeiter gute Werkzeuge. Fehlen diese, beginnen die Mitarbeiter selbst nach Lösungen zu suchen, was oft zu einer unkontrollierten Masse an Aufgabenlisten, Übersichten in Excel und zusätzlichem Mailverkehr führt. Die Lösung muss in der Zentralisierung der Informationsquelle liegen.

Intelligente digitale Checklisten und Formulare können viele Geschäftsprozesse unterstützen und die Daten in einer zentralen Datenbank speichern. Außerdem wird die Sicherheit durch die persönliche Autorisierung zur Bearbeitung der Informationen erhöht.

Wie sicher sind diese digitalen Formulare?

Neben der organisatorischen Maßnahme der Zentralisierung und Kanalisierung der Informationsquelle durch die Verwendung digitaler Formen, bestimmen auch zusätzliche technische Maßnahmen die endgültige Sicherheit. Wenn Sie die Cloud nutzen wollen, ist es wichtig zu wissen, wo die Informationen gespeichert werden und wie der Anbieter organisiert ist. Wenn Sie sich für einen ISO 27001-zertifizierten Anbieter entscheiden, können Sie sicher sein, dass das sichere Informationsmanagement im Mittelpunkt steht und die Maßnahmen auch durch ein Zertifizierungsaudit überprüft werden.

Der Einsatz digitaler Formulare für einen sicheren Informationsfluss

Workflow-Management ist die treibende Kraft. Informationen werden mit dem Formular durch den Geschäftsprozess gezogen, ausgefüllt und auch zentral gespeichert. Es ist somit ein integraler Bestandteil der Arbeit der Mitarbeiter. Digitale Formulare sind in fast allen unterstützenden Geschäftsprozessen sehr gut einsetzbar und können genau auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten werden.

Bei Bedarf können die digitalen Formulare auch Daten mit anderen Systemen wie dem ERP oder dem Reporting-Tool Power BI austauschen. Auf diese Weise stehen im Unternehmen immer eindeutige Informationen zur Verfügung und es können die richtigen Entscheidungen getroffen werden.

Die Vorteile von digitalen Formularen

Die LeanForms-Software ist eine no-code Anwendung. Das bedeutet, dass jeder ohne IKT-Kenntnisse digitale Formulare konfigurieren kann, einschließlich der Workflow-Management-Funktion. Unsere Bibliothek enthält auch viele Vorlagen zur Unterstützung verschiedener Geschäftsprozesse. Diese Vorlagen wurden auf der Grundlage unserer umfangreichen Erfahrung erstellt, lassen sich aber natürlich leicht an Ihre eigene Situation anpassen. Ein guter Informationsfluss erhöht die Qualität der Geschäftsprozesse und spart den Mitarbeitern mindestens 30% Zeit. Diese Vorteile tragen erheblich zum Geschäftsergebnis bei.