SMART-Digitalisierung

Was verstehen wir unter SMARTer Digitalisierung? Und was noch wichtiger ist: Was bringt sie Ihrem Unternehmen? Wir bei LeanForms verstehen unter SMARTer Digitalisierung einen Ansatz, bei dem digitale Lösungen wirklich zu besseren Prozessen, weniger Fehlern und mehr Zugriff auf Informationen beitragen. In diesem Blog teilen wir unsere Vision und die praktischen Erkenntnisse, die wir von mehr als 150 Organisationen gewonnen haben.

 

Digitalisierung ist mehr als der Ersatz von Papier

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen geht über die Umwandlung von Papierformularen in Word-, Excel- oder PDF-Dateien hinaus. Der wirkliche Gewinn entsteht erst, wenn Informationen aktiv zur Verbesserung von Prozessen genutzt werden. Erst dann wird die Digitalisierung wirklich SMART: Sie nutzen Registrierungen als Mittel, nicht als Selbstzweck. Das Ergebnis? Weniger Verschwendung, schnellere Durchlaufzeiten und besseres Informationsmanagement.

Um SMART zu digitalisieren, nutzen wir die bekannten Prinzipien:

• Spezifisch
• Messbar
• Annehmbar
• Realistisch
• Zeitgebundene

Konkret: gezielt und überlegt digitalisieren

Eine erfolgreiche digitale Transformation beginnt mit einem klaren Fokus. Zeichnen Sie zunächst den Prozess auf: welche Schritte werden durchlaufen, welche Informationen sind entscheidend und wer führt welche Aufgabe aus? Vermeiden Sie die Falle, gleich alles digitalisieren zu wollen. Fangen Sie klein an und wenden Sie die 80/20-Regel an: Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Informationen, die den größten Nutzen bringen. Sie können später immer noch erweitern, basierend auf den Erfahrungen der Benutzer.

Messbar: von der Registrierung bis zur Erkenntnis

Die Digitalisierung ist nur dann wertvoll, wenn Sie Daten zur Verbesserung nutzen. Mit den digitalen Formularen von LeanForms sammeln Sie Informationen, die sofort für Analysen, Dashboards und Berichte verwendet werden können. Denken Sie darüber nach:

• Effizienz der Produktionsprozesse
• Vorlaufzeiten für die Bearbeitung von Beschwerden
• Trendanalyse auf der Grundlage von Anomalien oder Berichten

Akzeptabel: Beziehen Sie Ihr Team in die Digitalisierung ein

Der digitale Wandel ist erfolgreicher, wenn die Mitarbeiter einbezogen werden. Beziehen Sie daher die Endbenutzer von Anfang an mit ein. Sie kennen die Praxis und haben oft wertvolle Verbesserungsideen. Wenn Sie sie aktiv einbeziehen, wird die neue Arbeitsweise schneller akzeptiert und neue Initiativen gehen oft von der Belegschaft aus. Das sorgt für Unterstützung und Beschleunigung.

Realistisch: Die Digitalisierung ist ein Wachstumspfad

Die Digitalisierung ist kein Projekt mit einem Enddatum, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Änderungen im Geschäftsbetrieb erfordern Flexibilität. Beginnen Sie daher mit einem Prozess, der schnelle Ergebnisse liefert, wie z.B. eine häufig verwendete Checkliste oder ein Berichtsformular. Wenn Sie klein anfangen und Erfolge sichtbar machen, wächst die digitale Kultur zusammen mit dem Unternehmen.

Zeitgebunden: Arbeiten Sie mit klaren Arbeitsabläufen und Fristen

Aufgaben und Formulare innerhalb von Prozessen müssen zeitnah bearbeitet werden. In der Praxis entstehen viele Fehler durch die fehlende oder verzögerte Übermittlung von Informationen. Mit digitalen Workflows halten Sie automatisch fest, wer was und wann tun sollte, einschließlich Fristen und Benachrichtigungen. Auf diese Weise werden keine Schritte vergessen und die Weiterverfolgung ist immer nachvollziehbar.

Dank No-Code-Tools wie LeanForms lässt sich dies ganz einfach und ohne Programmierkenntnisse einrichten. Das macht Workflow-Management für jede Organisation zugänglich.

Warum sollten Sie sich für die SMART-Digitalisierung mit LeanForms entscheiden?

• Digitalisieren Sie Schritt für Schritt mit klarer Struktur
• Sammeln Sie Daten, die Sie sofort für Verbesserungen nutzen können
• Verbessern Sie den Support durch Zusammenarbeit mit den Benutzern
• Automatisieren Sie Arbeitsabläufe und überwachen Sie Vorlaufzeiten
• Optimieren Sie Geschäftsprozesse auf der Grundlage aktueller Erkenntnisse

Sind Sie bereit, SMART zu digitalisieren?

LeanForms hilft Organisationen bei der Rationalisierung und Digitalisierung von Prozessen mit konfigurierbaren Formularen, Datensätzen und Workflows. Ganz gleich, ob Sie an Qualitätsmanagement, Projektregistrierung oder Berichtsprozessen arbeiten: Wir machen die Digitalisierung SMART und machbar.

Fragen Sie sich, was LeanForms für Ihr Unternehmen tun kann? Fordern Sie eine Demo an. Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie einfach loslegen können.