Qualität und Sicherheit im Griff: von der Erfassung bis zur Verbesserung
Oft registrieren wir bereits. Aber Verbesserung erfordert mehr als nur Aufzeichnung.
In vielen Organisationen ist der Schritt zur Digitalisierung bereits vollzogen. Qualität, Sicherheit und Compliance werden beispielsweise durch Inspektionen, Kontrollen, Berichte und Audits aufgezeichnet. Doch in Gesprächen mit Organisationen hören wir regelmäßig die gleiche Frage: Wir zeichnen viel auf, aber wie hilft uns das, uns wirklich zu verbessern?
Das Problem liegt selten in zu wenig Daten. Es liegt daran, wie diese Daten verwendet werden.
Der Schwerpunkt verlagert sich zunehmend vom Erfassen zum Verstehen und Anpassen. Die Registrierung ist nach wie vor notwendig, aber die Registrierung allein reicht nicht aus, um beispielsweise die Qualität und Sicherheit zu erfassen.
Registrierung ist notwendig, aber nicht ausreichend
Eine ausgefüllte Checkliste zeigt, dass ein Audit durchgeführt wurde.
Ein Bericht zeigt, dass etwas falsch gelaufen ist.
Ein Audit-Bericht bestätigt, dass die Prozesse eingehalten wurden.
Was diese Aufzeichnungen oft nicht zeigen, ist die Konsistenz. Warum sich bestimmte Abweichungen immer wiederholen. Wo Prozesse strukturell ins Stocken geraten. Oder wo Sicherheitsrisiken entstehen, weil die Arbeitsmethoden unklar sind.
Besonders in Organisationen, in denen Qualität und Sicherheit wichtig sind, besteht die Gefahr, dass die Aufzeichnung zum Selbstzweck wird. Während die Erkenntnisse fragmentiert bleiben.
Von losen Formen zu prozessorientierter Arbeit
In der Praxis sehen wir häufig, dass Organisationen die Digitalisierung von individuellen Bedürfnissen ausgehend beginnen. Ein Formular für Inspektionen. Ein Formular für Benachrichtigungen. Ein anderes für Audits. Das Ergebnis ist, dass Daten zwar verfügbar, aber schwer zu interpretieren sind. Was genau ist eine Anomalie innerhalb dieses Prozesses? Wann sprechen wir hier von einem Vorfall? Welche Definitionen verwenden wir eigentlich?
Grip entsteht, wenn Registrierungen nicht isoliert betrachtet werden, sondern in Bezug auf den Prozess, zu dem sie gehören.
Das bedeutet nicht, dass alles auf einmal einsichtig werden muss. Was in der Praxis oft gut funktioniert, ist, pro Prozess zu beginnen. Zum Beispiel mit einem Inspektionsprozess oder einem Meldeprozess. Die eindeutige Festlegung und Abgrenzung dieses Prozesses gibt Aufschluss darüber, wo die Registrierung nicht ausreichend mit der Praxis übereinstimmt.
Einsicht als Grundlage für Qualität und Sicherheit
Wenn Prozesse konsistent aufgezeichnet werden, gibt es Raum für Erkenntnisse. Nicht nur in Zahlen, sondern in Mustern. Wo sehen wir wiederholte Abweichungen, welche Schritte erfordern viel Nacharbeit, wo entstehen Sicherheitsrisiken durch unklare Anweisungen?
Diese Art von Fragen kommen zum Beispiel bei Qualitätsmanagern und HSE-Managern oft gut an. Sie sind nicht auf der Suche nach mehr Berichten, sondern nach einem besseren Verständnis dessen, was vor Ort geschieht. Das Verständnis hilft dabei, das Gespräch auf der Grundlage dessen zu führen, was tatsächlich aufgezeichnet wird.
Der Schritt von der Aufzeichnung zur Verbesserung steht in direktem Zusammenhang mit den Phasen Prüfen und Handeln des PDCA-Zyklus. In vielen Organisationen liegt der Schwerpunkt stark auf Planung, Ausführung und Aufzeichnung, während Analyse und Anpassung weniger strukturiert ablaufen. Gerade durch die Verwendung von Aufzeichnungen zur Analyse von Mustern und zur Ermittlung von Ursachen wird eine Grundlage für gezielte Verbesserungsmaßnahmen geschaffen. Ohne diesen Schritt bleiben die Daten hauptsächlich deskriptiv, während PDCA als zyklisches Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung gedacht ist.
Die Rolle von Power BI Dashboards in der Praxis
Bei LeanForms sehen wir, wie Unternehmen Power BI nutzen, um diese Erkenntnisse zu gewinnen. Digitale Formulare und Workflows bilden die Grundlage dafür. Power BI hilft dabei, Daten über Zeit, Standorte oder Teams hinweg zu organisieren und zu visualisieren, wodurch Muster und Anomalien besser erkennbar werden.
Der Wert von Dashboards liegt nicht in der Anzahl der Diagramme, sondern in den Fragen, die sie beantworten. Ein gutes Dashboard zeigt, wo Aufmerksamkeit erforderlich ist. Es ist wichtig, in dieser Hinsicht realistisch zu bleiben. Dashboards lösen keine Probleme. Sie machen sichtbar, wo Verbesserungen möglich sind. Der Schritt von der Erkenntnis zum Handeln bleibt Menschenarbeit.
Erst verstehen, dann erweitern
Ein häufiger Fallstrick ist, dass man zu schnell vorgehen will. Man macht mehrere Prozesse auf einmal transparent, ohne sie klar zu definieren. Das schafft zwar einen Überblick, aber keinen Halt.
Ein oft effektiverer Ansatz besteht darin, zunächst einen Prozess richtig zu verstehen. Welche Daten wir erfassen. Was meinen wir mit bestimmten Begriffen. Was wollen wir eigentlich wissen.
Erst wenn das klar ist, macht es Sinn, zu expandieren. Dann wächst die Einsicht mit der Organisation, anstatt sie zu überwältigen.
Steuerung statt Verantwortlichkeit
Zahlen werden in vielen Organisationen immer noch hauptsächlich zur Rechenschaftslegung verwendet. Auch das bleibt wichtig, vor allem in Umgebungen, in denen die Einhaltung von Vorschriften eine große Rolle spielt.
Aber dieselben Daten können auch helfen, nach vorne zu schauen. Durch die Nutzung von Daten als Instrument zur Verbesserung verschiebt sich die Rolle der Registrierung von der Beweislast zum Lerninstrument.
LeanForms als Unterstützung
LeanForms unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung und Strukturierung von Prozessen, z. B. in den Bereichen Qualität, Sicherheit und Compliance.
Die Stärke liegt in der Kombination von Aufzeichnung und Einsicht. Indem Prozesse eindeutig aufgezeichnet und Daten für die Analyse zur Verfügung gestellt werden, wird Raum für gezielte Verbesserungen geschaffen.
LeanForms hilft, Informationen aufschlussreich zu machen, damit Unternehmen bessere Entscheidungen treffen können.
In einem kürzlich erschienenen Artikel auf Frankwatching wird beschrieben, dass Messungen nur dann einen Wert haben, wenn sie zu sinnvollen Veränderungen führen und nicht in der Berichterstattung oder Rechenschaftspflicht stecken bleiben. Für Qualität und Sicherheit ist dies keine neue Erkenntnis, aber es ist eine erkennbare Veränderung. Die Registrierung bleibt notwendig. Aber Organisationen, die weiter blicken, nutzen ihre Daten, um Muster zu erkennen, Risiken früher zu erkennen und bewusstere Entscheidungen in ihren Prozessen zu treffen.
Letztlich beginnt die Verbesserung nicht mit den Dashboards, sondern mit dem, was Sie besser in den Griff bekommen wollen.
Wenn Sie sich ansehen, wie Qualität und Sicherheit derzeit in Ihrer Organisation etabliert sind, welchen Prozess würden Sie zuerst besser verstehen wollen, bevor Sie ihn weiter optimieren?
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