Leitfaden zur Optimierung von Prozessen
Prozessoptimierung als kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Prozessoptimierung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, an dem noch nicht jedes Unternehmen proaktiv arbeitet. Für die Geschäftskontinuität ist dies längerfristig eine unerwünschte Situation, da Änderungen, die sich auf den Geschäftsbetrieb auswirken können, häufiger, aber auch schneller eintreten.
Veränderungen müssen sich nicht immer negativ auswirken und können - wenn sie richtig und rechtzeitig erkannt werden - auch große Vorteile gegenüber der Konkurrenz bringen. Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist daher für jedes Unternehmen von strategischer Bedeutung. Aber wie gehen Sie das pragmatisch an und wählen die richtige Arbeitsweise für Ihr Unternehmen? In diesem Blog gehen wir näher darauf ein.
Qualitätstechniken
Es gibt verschiedene Methoden zur Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. Einige der am häufigsten verwendeten sind Lean Manufacturing, Six Sigma, Total Quality Management und Business Process Re-Engineering. Bei der Auswahl ist es wichtig, dass die Methode zu Ihrem Qualitätsmanagementsystem passt. Schließlich enthalten alle ISO-Normen (einschließlich ISO9001 und ISO27001) die Anforderung, Chancen und Risiken von Geschäftsprozessen zu identifizieren und diese, wenn möglich, kontinuierlich zu verbessern.
Es ist auch wichtig, die gewählte Qualitätstechnik so zu implementieren, dass sie in der Organisation allgemein anwendbar ist. Neben den Fachleuten aus dem Qualitätsmanagement sind oft auch Kollegen aus dem IKT-Management oder dem Finanzwesen gefragt, die ein gutes Verständnis für die Effizienz und Effektivität der Geschäftsprozesse in ihrem Bereich haben. Eine gemeinsame Methodik sorgt dafür, dass alle die gleiche Sprache sprechen und verhindert außerdem Unstimmigkeiten im Endergebnis.
Studien zur Optimierung von Geschäftsprozessen
Der Bereich der Prozessoptimierung umfasst technische, betriebliche, aber auch organisatorische Fragen. Besonders in großen Organisationen sind oft komplexe und verwirrende Informationsflüsse aktiv, bei denen die Transfermomente zwischen verwandten Aktivitäten und Prozessen nicht gut definiert sind. Das Ergebnis ist ein variables Rauschen; gelegentlich werden Fehler gemacht, die zu Verschwendung bei der Ausführung führen. Dies ist einer der Gründe, warum Wissenschaftler stets nach Lösungen suchen, um dies zu vermeiden. Eine Integration von 2 Qualitätsverbesserungsmethoden kann dann entscheidend sein, um das Potenzial voll auszuschöpfen.
Die von A.J. Ravel durchgeführte Studie “Analyzing the Lean Six Sigma enabled organizational performance to enhance operational efficiency“ (Analyse der durch Lean Six Sigma ermöglichten organisatorischen Leistung zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz) verwendete daher die Lean Six Sigma-Methodik. Wenn Sie mehr über Lean Six Sigma wissen oder erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an das Schulungszentrum von Symbol.
Business Intelligence als Quelle des Wissens
Mit der rasanten technologischen Entwicklung in der IT ergeben sich Chancen, aber natürlich auch Risiken bei der Optimierung von Geschäftsprozessen. Wenn Sie nicht die richtigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, werden die Mitarbeiter selbst nach Lösungen suchen. Die berühmten versteckten Excel-Dateien enthalten wichtige Prozessinformationen, sind aber leider in mehreren Versionen verfügbar. Auch die Verwendung zahlreicher “kostenloser“ Apps kann den Prozess tatsächlich unsichtbarer machen als gewünscht.
Wenn die IT-Landschaft richtig eingerichtet ist, wird Business Intelligence zu einer Quelle des Wissens. Mithilfe von Business Intelligence stehen leistungsstarke und intelligente Dashboards und Berichte zur Verfügung, mit denen sich “die eine, richtige Wahrheit“ herausfinden lässt.
Unsere Tipps zur Optimierung der Prozesse in Ihrem Unternehmen:
- 1. Verstehen Sie den aktuellen Stand Ihrer Geschäftsprozesse, bilden Sie sie ab und identifizieren Sie Engpässe (wie Ineffizienz, Wartezeiten, Fehler, Nacharbeit und Verschwendung). Erstellen Sie einen SMART-Plan auf der Grundlage von Prioritäten.
- 2. Setzen Sie eine Optimierungstechnik wie Lean Six Sigma ein, um Engpässe zu beseitigen und die Effizienz zu steigern.
- 3. Minimieren Sie die Anzahl der IT-Systeme. Synchronisieren Sie Geschäftsdaten zwischen Systemen mit automatischem Datenaustausch, z.B. über Web-Services oder eine API.
- 4. Vermeiden oder ersetzen Sie Anpassungen in der IT. Mit einem No-Code-Workflow-Management-Formulare-System lassen sich viele Geschäftsprozesse auf niederschwellige Weise automatisieren.
Zögern Sie nicht, einen Blick nach nebenan zu werfen oder uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch zu konsultieren. Unsere Berater haben bereits mehr als 200 Organisationen auf ihrem Weg geholfen. Mit unserem Fachwissen und unseren innovativen Lösungen helfen wir Organisationen, ihre Geschäftsprozesse zu rationalisieren, Verschwendung zu minimieren und den Wert zu maximieren.
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Haben Sie Fragen oder sind Sie neugierig, wie LeanForms Ihre Organisation unterstützen kann? Wir sind bereit, alle Ihre Fragen zu beantworten! Lassen Sie sich direkt von einem Spezialisten beraten, um die beste Lösung für Ihre spezifische Situation zu finden.
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