Business Continuity Management: So halten Sie Ihr Unternehmen auch in schwierigen Zeiten am Laufen

Heutzutage läuft fast alles in einem Unternehmen über digitale Systeme und Abhängigkeiten von anderen Parteien. Was aber, wenn diese Systeme plötzlich ausfallen? Oder ein Lieferant unerwartet nicht liefern kann? Mit Business Continuity Management (BCM) bereiten Sie Ihr Unternehmen auf solche Szenarien vor. Auf diese Weise vermeiden Sie unnötige Ausfallzeiten und begrenzen die Auswirkungen von Unterbrechungen. In diesem Blog lesen Sie, warum BCM unerlässlich ist, wie Sie Risiken transparent machen und welche Schritte Sie unternehmen können, um Ihre Geschäftsabläufe besser zu schützen.

Was ist Business Continuity Management?

Business Continuity Management ist ein strategischer Ansatz, mit dem Sie Ihre Geschäftsprozesse vor unerwarteten Unterbrechungen schützen können. Das Ziel? Sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen im Falle von Katastrophen wie Cyberangriffen, Stromausfällen oder Personalmangel weiterhin schnell und effektiv funktioniert. BCM basiert auf dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act), der eine strukturelle Prozessoptimierung ermöglicht.

Der Kern des BCM:

• Risikoanalyse: Ermitteln Sie, welche Bedrohungen ein Risiko für Ihren Betrieb darstellen.
• Strategie und Maßnahmen: Definieren Sie präventive und korrigierende Maßnahmen, um Störungen zu minimieren.
• Business Continuity Plan (BCP): Dokumentieren Sie Szenarien und Aktionspläne für kritische Situationen.
• Testen und Anpassen: Regelmäßige Audits und Simulationen helfen, Ihren Plan aktuell und effektiv zu halten.

Warum ist Business Continuity Management so wichtig?

Viele Geschäftsinhaber denken, dass BCM nur für große Unternehmen relevant ist. Aber was passiert, wenn Ihre digitalen Systeme ausfallen, wichtige Lieferanten nicht liefern können oder ein Cyberangriff Ihre Daten als Geiseln nimmt? Die Auswirkungen können enorm sein: Umsatzeinbußen, Rufschädigung und sogar rechtliche Konsequenzen.

Beispiele für Risiken:

• IT-Versagen: Cyberangriffe werden immer raffinierter, und Hacker nutzen KI, um Schwachstellen zu finden. Ein gehackter Server oder verlorene Daten können Geschäftsprozesse zum Erliegen bringen, und ohne Backups kann die Wiederherstellung sehr lange dauern.
• Lieferprobleme: In den letzten Jahren haben Unterbrechungen der Lieferketten, wie COVID und geopolitische Spannungen, gezeigt, wie anfällig Unternehmen sein können. Der Verlust eines wichtigen Lieferanten oder Rohstoffs kann den Geschäftsbetrieb ernsthaft stören.
• Personalrisiko: Wichtige Mitarbeiter mit einzigartigen Kenntnissen können für längere Zeit ausfallen.
• Externe Faktoren: Denken Sie an Naturkatastrophen, COVID oder geopolitische Unruhen.

Ein gut ausgearbeiteter BCM-Plan mildert nicht nur diese Risiken, sondern sorgt auch dafür, dass Ihr Unternehmen in Krisensituationen schnell handeln kann.

Die Verbindung zu Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung

Business Continuity Management hat viele Schnittstellen zu Managementsystemen wie ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 27001 (Informationssicherheit). Diese Standards helfen Ihnen, Prozesse zu verbessern und Risiken beherrschbar zu machen. Indem Sie die digitale Transformation annehmen und Arbeitsabläufe mit einer Formular-App automatisieren, stärken Sie die Kontinuität Ihrer Organisation.

Wir von LeanForms helfen Unternehmen bei der Rationalisierung von Informationsmanagement und Workflow-Management. Indem Sie wichtige Geschäftsinformationen digital und zentral speichern, minimieren Sie die Abhängigkeit von losen Excel-Dateien und anfälligen Informationsflüssen. So bleibt Ihr Unternehmen auch bei unerwarteten Rückschlägen einsatzfähig.

Wie stellen Sie einen effektiven Business Continuity Plan auf?

Ein guter Business Continuity Plan (BCP) listet potenzielle Störungen und die erforderlichen Schritte zu deren Bewältigung auf. Dieser Plan sollte in regelmäßigen Abständen aktualisiert und getestet werden.

Schritte für einen starken BCP:

• Machen Sie ein Brainstorming über Risiken: Organisieren Sie Sitzungen mit verschiedenen Abteilungen, um Schwachstellen zu identifizieren.
• Szenarioanalyse: Welche Auswirkungen hat eine Störung und wie wahrscheinlich ist sie?
• Formulieren Sie Maßnahmen: Definieren Sie Präventiv- und Abhilfemaßnahmen, wie Backups, redundante Systeme und alternative Lieferanten.
• Definieren Sie die Wiederherstellungsstrategie: Was ist die maximale Wiederherstellungszeit (RTO) und welcher Datenverlust ist akzeptabel (RPO)?
• Dokumentation und Tests: Regelmäßige Audits und Simulationen stellen sicher, dass der Plan auch in der Praxis funktioniert.
• Business Continuity Management und Digitalisierung

Durch den Einsatz digitaler Tools wie LeanForms können Sie die BCM-Implementierung effizienter gestalten. Bedenken Sie:

• Digitale Checklisten zur Durchführung von Audits und Risikoanalysen auf rationale Weise.
• Workflow-Management für die strukturierte Nachverfolgung von Vorfällen und Präventivmaßnahmen.
• Informationsmanagement in Echtzeit mit Dashboards, die einen sofortigen Einblick in Risiken und den Status der Einhaltung von Vorschriften bieten.

Mit einer gut gestalteten digitalen Umgebung sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen nicht nur sicherer, sondern auch effizienter ist.

Stellen Sie sicher, dass Sie vorbereitet sind

Eine Unterbrechung Ihres Geschäftsbetriebs lässt sich nie ganz verhindern, aber mit Business Continuity Management stellen Sie sicher, dass Sie schnell und effektiv reagieren können. Indem Sie Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und sich proaktiv auf das Risikomanagement konzentrieren, wird Ihr Unternehmen besser auf die Zukunft vorbereitet sein.