Wie richten Sie ein Qualitätsmanagementsystem ein?
Veränderungen innerhalb eines Unternehmens sind heutzutage eher die Regel als die Ausnahme. Dazu gehören z.B. neue Lieferanten, veränderte Rohstoffpreise, veränderte Kundenanforderungen oder wechselnde Mitarbeiter. Wenn Sie sich dessen nicht rechtzeitig bewusst sind, kann dies schnell zu Problemen führen. Denken Sie an Frustration unter den Kollegen, verschwendete Materialien oder sogar ausbleibende Kunden.
Mit einem guten Qualitätsmanagementsystem behalten Sie diese Veränderungen im Griff. Es hilft Ihnen, Prozesse reibungslos ablaufen zu lassen, Abweichungen schneller zu erkennen und die Kontinuität Ihrer Organisation zu überwachen. Aber wo fangen Sie an, wenn Sie ein Qualitätsmanagementsystem einrichten wollen?
Warum sollten Sie ein Qualitätsmanagementsystem einrichten?
Ein Qualitätsmanagementsystem (KMS) sorgt vor allem für Klarheit. Jeder weiß, was erwartet wird und wie die Prozesse ablaufen. Das klingt einfach, aber in der Praxis macht es einen großen Unterschied.
Sie sehen:
- Abteilungen arbeiten besser zusammen
- Ergebnisse werden besser vorhersehbar
- Reduzieren Sie Fehler und Verschwendung
- Abweichungen nehmen schneller zu
Außerdem hilft ein KMS dabei, Wissen aufzuzeichnen. Gerade in einer Zeit, in der das Personal wechselt, ist das kein unnötiger Luxus.
In der Praxis erleben Sie oft, dass Organisationen ohne klare Struktur von losen Arbeitsmethoden oder individuellem Wissen abhängig werden. Genau hier macht ein gut durchdachtes System den Unterschied aus.
Wie ist ein Qualitätsmanagementsystem aufgebaut?
Grob gesagt, besteht ein Qualitätsmanagementsystem aus zwei Komponenten, die den PDCA-Zyklus bilden.
Die Grundlagen: Wie die Organisation funktioniert
Sie nehmen auf:
- Vision und Ziele
- Prozesse und Verantwortlichkeiten
- Arbeitsanweisungen
Dies bildet die Blaupause der Organisation und wird oft in einem Qualitätshandbuch festgehalten.
Praxis: Umsetzung und Überwachung
Hinzu kommt die alltägliche Umsetzung:
- Arbeitsregistrierungen
- Kontrollen und Messungen
- Signalisierung und Überwachung von Abweichungen
Sie verwenden diese Informationen, um zu verwalten, zu verbessern und, in vielen Fällen, um nachweislich Anforderungen oder Standards zu erfüllen.
Der PDCA-Zyklus bildet die Grundlage eines Qualitätsmanagementsystems: planen, umsetzen, kontrollieren und verbessern.
Wie richten Sie ein Qualitätsmanagementsystem ein?
Ein guter Ausgangspunkt ist: Beginnen Sie mit dem Prozess, der wirklich wichtig ist. Der primäre Prozess, bei dem Sie Werte schaffen und Ihr Umsatz entsteht.
- Skizzieren Sie Ihren Hauptprozess
Beginnen Sie mit einer Beschreibung auf Aktivitätsebene und arbeiten Sie für jeden Schritt auf das gewünschte Ergebnis hin. Eine praktische Methode hierfür ist das SIPOC-Modell. - Machen Sie den Prozess konkret
Schließen Sie den Prozess mit ab:
- Arbeitsanweisungen
- Registrierungen
- prüft
Dadurch wird verhindert, dass Prozesse nur auf dem Papier existieren und in der Praxis nicht befolgt werden.
- Visualisieren Sie unterstützende Prozesse
Denken Sie an HR, Verwaltung oder Wartung. Diese Prozesse sorgen dafür, dass der Hauptprozess ordnungsgemäß funktionieren kann. - Stellen Sie Verbindungen zwischen den Prozessen her
Wenn alles im Blick ist, entstehen Übersicht und Kohärenz. Dies ist oft der Moment, in dem Organisationen zum ersten Mal wirklich verstehen, wie die Prozesse zusammenpassen.
Tipps für die Einrichtung eines Qualitätsmanagementsystems
Erstellen Sie einen realistischen Aktionsplan
Die Einrichtung eines Qualitätsmanagementsystems braucht Zeit. Die Vorlaufzeit beträgt oft zwischen 3 Monaten und 2 Jahren, je nach Größe und Komplexität der Organisation.
Beziehen Sie die Organisation von Anfang an mit ein
Die Menschen, die jeden Tag mit dem Prozess arbeiten, wissen oft genau, wo Engpässe sind. Wenn Sie sie einbeziehen, wird das System besser und die Implementierung einfacher.
Berücksichtigen Sie Verwaltung und Wartung
Ein KMS funktioniert nur, wenn es auch genutzt wird. Stellen Sie daher sicher, dass die Informationen leicht zugänglich sind und einfach geändert werden können. In der Praxis sehen Sie, dass Systeme, die sich wie ‚zusätzliche Verwaltung‘ anfühlen, schnell aufgegeben werden.
Viele Organisationen entscheiden sich dafür, ihr Qualitätsmanagementsystem digital zu unterstützen. Denken Sie an die Erfassung von Registrierungen über digitale Formulare und die automatische Weiterverfolgung von Aktionen über Workflows. Auf diese Weise werden Informationen zentral verfügbar gemacht und Prozesse besser überwacht und gesichert.
Qualitätsmanagementsystem mit LeanForms
LeanForms hat seinen Ursprung in der Praxis des Qualitätsmanagements. Mit einer no-code Plattform für digitale Formulare und Workflows können Unternehmen ihre Prozesse unterstützen und Informationen besser organisieren.
Anstelle von separaten Excel-Dateien arbeiten Sie von einer zentralen Umgebung aus, in der die Informationen aktuell und zugänglich sind.
Mit der Erweiterung LeanBMS ist es möglich, auch die Prozesse selbst innerhalb desselben Systems zu verwalten. So entsteht ein digitales Geschäftsmanagementsystem, das sich an die täglichen Abläufe anpasst.
Häufig gestellte Fragen
Bei der Einrichtung eines Qualitätsmanagementsystems tauchen oft die gleichen Fragen auf. Im Folgenden beantworten wir die wichtigsten davon.
Beginnen Sie mit Ihrem Hauptprozess. Das ist der Prozess, in dem Sie Werte schaffen und aus dem Ihr Umsatz stammt. Wenn Sie diesen Prozess zuerst abbilden, vermeiden Sie, dass Sie zu weit gehen und sich in separaten Dokumenten ohne Zusammenhang verzetteln.
Das hängt von der Organisation und dem Sektor ab. In der Praxis sehen Sie, dass ein System vor allem praktikabel sein muss. Wenn es zu umfangreich ist, ist es schwer zu handhaben, wenn es zu begrenzt ist, bietet es nicht genügend Orientierung. Es ist daher ratsam, das System Schritt für Schritt aufzubauen und es mitwachsen zu lassen.
Ein häufiger Fallstrick ist, dass der Schwerpunkt auf der Beschreibung von Prozessen liegt, während die Umsetzung hinterherhinkt. So entsteht ein System, das zwar existiert, aber nicht genutzt wird. Außerdem wird die Organisation manchmal nicht ausreichend einbezogen, was die Unterstützung einschränkt.
Indem Sie es zu einem Teil der täglichen Arbeit machen. Prozesse und Registrierungen sollten sich logisch in die Arbeitsweise der Menschen einfügen. Wenn sich das System wie zusätzliche Verwaltung anfühlt, wird es in der Praxis oft nicht konsequent genutzt.
Sobald mehrere Prozesse, Abteilungen oder Datensätze zusammenlaufen. Software hilft Ihnen, Informationen zentral zu verwalten, Aktionen zu verfolgen und den Überblick zu behalten, vor allem, wenn Sie jetzt mit getrennten Dateien oder E-Mails arbeiten.
Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns
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