Wie richte ich ein Qualitätsmanagementsystem ein?
Veränderungen innerhalb eines Unternehmens sind heutzutage eher die Regel als die Ausnahme. Dazu gehören z.B. neue Lieferanten, veränderte Rohstoffpreise, veränderte Kundenanforderungen oder wechselnde Mitarbeiter. Wenn Sie sich dessen nicht rechtzeitig bewusst sind, kann dies schnell zu Problemen führen. Denken Sie an Frustration unter den Kollegen, verschwendete Materialien (und damit unnötige Kosten) oder sogar ausbleibende Kunden.
Mit einem guten Qualitätsmanagementsystem behalten Sie die Kontrolle über all diese Veränderungen. Es hilft Ihnen, Prozesse reibungslos ablaufen zu lassen, Verschwendung zu vermeiden und die Kontinuität Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Außerdem verschafft es Ihrem Team Klarheit und Ruhe, was wiederum zu einer angenehmen Arbeitsatmosphäre und letztlich zu einem gesünderen Unternehmen beiträgt.
Warum sollten Sie ein Qualitätsmanagementsystem einrichten?
Die Vorteile eines gut funktionierenden Qualitätsmanagementsystems (KMS) liegen darin, dass es sowohl für das Management als auch für die Mitarbeiter Klarheit schafft. Jeder weiß, was er zu tun hat und welche Rolle er im Gesamtbild einnimmt. Dadurch können die verschiedenen Funktionen und Abteilungen besser zusammenarbeiten. Das Ergebnis sind vorhersehbare Qualität und Lieferzeiten. Außerdem wird Verschwendung bei der Ausführung so weit wie möglich vermieden, was zu einem niedrigen Selbstkostenpreis führt.
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass Abweichungen von der Norm schnell bemerkt werden und behoben werden können. Ein gutes Qualitätsmanagementsystem sichert auch längerfristig spezifisches Organisationswissen. Letzteres wird auch auf dem aktuellen Personalmarkt immer wichtiger!
Bestandteile eines Qualitätsmanagementsystems
Alle Qualitätsmanagementsysteme bestehen aus 2 Komponenten, aus denen sich der bekannte PDCA-Verbesserungszyklus von Deming zusammensetzt.
Der erste Teil ist die Beschreibung der Organisation, die sogenannte Blaupause.
Ausgehend von einer Vision werden eine Politik und Ziele formuliert. Um diese zu erreichen, wird dann eine Organisation aufgebaut. Denken Sie an Mitarbeiter und Ressourcen, aber auch an die Art und Weise, wie Sie zusammenarbeiten, um dies zu erreichen. Dies führt schließlich zu Prozessbeschreibungen mit den erforderlichen Arbeitsanweisungen. Dieser erste Teil ist also recht statisch und wird normalerweise in einem Qualitätshandbuch festgehalten.
Der zweite Teil des KMS ist die eigentliche Implementierung. Hier ist es wichtig zu überwachen, dass die beabsichtigten Ergebnisse in den verschiedenen Geschäftsprozessen auch tatsächlich erreicht werden. In der Praxis bedeutet dies oft, dass (Zwischen-)Ergebnisse registriert werden. Denken Sie dabei an Kontrollmessungen, visuelle Inspektionen oder eine einfache Notiz. Diese dynamischen Daten sind die Quelle für den Nachweis der Einhaltung von Spezifikationen, können aber auch dazu verwendet werden, Prozesse weiter zu verbessern.
Natürlich muss ein Qualitätssystem zur Organisation passen, und komplexere Sektoren müssen ein umfassenderes System einrichten. Je nach Branche können dem Qualitätssystem auch spezifische Anforderungen hinzugefügt werden.
Wie richten Sie ein Qualitätsmanagementsystem ein?
“Beginnen Sie mit dem Ziel vor Augen“ ist ein guter Ausgangspunkt, wenn Sie ein Qualitätsmanagementsystem entwerfen wollen.
Beginnen Sie mit einer Beschreibung Ihres Hauptprozesses. Dieser wird oft als Primärprozess bezeichnet und hier wird das Geld verdient. Eine gute Methode ist es, mit einer Beschreibung auf Aktivitätsebene zu beginnen und sie dann auf das gewünschte Ergebnis pro Aktivität zu verfeinern. Ein praktischer Weg, dies zu tun, ist das SIPOC-Modell.
Ergänzen Sie das Ergebnis dann um notwendige Managementaspekte wie Arbeitsanweisungen und Registrierungen. Nachdem Sie den primären Prozess beschrieben haben, bringen Sie die unterstützenden Prozesse ins Bild. Denken Sie zum Beispiel an die Personalabteilung, die Verwaltung oder die Wartung. Wenn dies abgeschlossen ist, haben Sie einen Gesamtüberblick über Ihre Organisation und können damit beginnen, die Zusammenhänge herzustellen. Wir haben einen Anfang gemacht, aber wir sind noch nicht am Ziel!
Tipps für die Einrichtung eines Qualitätsmanagementsystems
- TIPP 1: Erstellen Sie einen Aktionsplan für die Einrichtung eines KMS
Die Einrichtung eines Qualitätsmanagementsystems erfordert von der Organisation Zeit. Versuchen Sie, einen realistischen Zeitplan aufzustellen und teilen Sie ihn mit der Organisation. Unserer Erfahrung nach kann die Bearbeitungszeit zwischen 3 Monaten und 2 Jahren variieren, je nach Komplexität und Größe der Organisation.
- TIPP 2: Beziehen Sie die Organisation von Tag 0 an mit ein
Als Qualitätsmanager sollten Sie nicht als Solist arbeiten. Nutzen Sie das Wissen und die Erfahrung der Menschen, die tatsächlich in dem Prozess selbst arbeiten. Sie selbst geben Ihnen Tipps, wie Sie die Dinge in der Praxis besser machen können. Ein zweiter Vorteil ist, dass die Umsetzung viel natürlicher ist, es ist ihr eigenes ‚Baby‘.
- TIPP 3: Denken Sie an die Pflege und Verwaltung Ihres Qualitätsmanagementsystems
Ein Qualitätsmanagementsystem erfordert ständige Aufmerksamkeit. Wenn es richtig implementiert ist, arbeitet es jeden Tag für den Mitarbeiter. Sorgen Sie also dafür, dass die Informationen aus dem System leicht zugänglich und schnell anpassbar sind. Es sollte nicht zu einer zusätzlichen Aufgabe werden!
Es gibt intelligente digitale Qualitätsmanagementsysteme auf dem Markt, bei denen die Registrierung mit digitalen Formularen und der Workflow verschiedene Geschäftsprozesse unterstützen.
Qualitätsmanagementsystem mit LeanForms
Die Idee hinter LeanForms entstand aus unserer eigenen Erfahrung im Qualitätsmanagement. Durch die Entwicklung eines generischen No-Code-Tools für digitale Formulare mit Workflow können Organisationen ihre eigene Informationsbereitstellung optimieren. Weg mit der verrückten Sammlung von Excel-Dateien und nur noch 1 zentraler Ort, an dem immer aktuelle Informationen zu finden sind.
Mit der Erweiterung des Prozessmoduls LeanBMS steht ein komplettes digitales Geschäftsmanagementsystem zur Verfügung, das in der Praxis wirklich etwas bringt. Natürlich beschreibt dies auch unsere Organisation und wir sind sogar nach ISO9001 und ISO27001 zertifiziert.
Möchten Sie mehr über unser System und die Einrichtungsoptionen erfahren? Fragen Sie einfach! Letztendlich sind es die Menschen, die den Unterschied machen.
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Haben Sie Fragen oder sind Sie neugierig, wie LeanForms Ihre Organisation unterstützen kann? Wir sind bereit, alle Ihre Fragen zu beantworten! Lassen Sie sich direkt von einem Spezialisten beraten, um die beste Lösung für Ihre spezifische Situation zu finden.
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