Workflow in der schlanken Verwaltung: Ein praktisches Beispiel
Es ist ein gängiger Kommentar: Lean ist gut für Produktionsabteilungen, in denen Sie physische Dinge bewegen können. Denn dort können Sie tatsächlich “Müll“ produzieren, der die Effizienz der Abteilung beeinträchtigt. Dinge gehen verloren, es entstehen Wartezeiten im Lager… und genau da kann Lean helfen. Aber die gute Nachricht ist, dass auch die Verwaltungsprozesse stark von Lean-Methoden profitieren können. Ich möchte eine aktuelle Erfahrung dazu mit Ihnen teilen.
Die Situation
Bei einem Fertigungsunternehmen mit 20 Mitarbeitern in den Niederlanden, das zu einem größeren multinationalen Unternehmen gehört, gilt die Regel, dass jede lokale Niederlassung ihren monatlichen Bericht spätestens am fünften des Monats an die Hauptverwaltung übermittelt. Diese Berichterstattung hängt jedoch von Daten aus verschiedenen Abteilungen ab, wie z.B. Vertrieb, Logistik und Produktion. Die lokale Organisation sammelte diese Informationen mit einer Vielzahl von Excel- und Word-Dateien. Am Ende des Monats benötigte die Buchhaltungsabteilung nicht weniger als vier volle Arbeitstage, um die erforderlichen Daten zu einem brauchbaren Bericht für die Zentrale zusammenzustellen!
Der Abfall
In Absprache mit allen Beteiligten haben wir den gesamten Prozess von der Datenerfassung bis zur monatlichen Berichterstattung abgebildet. Es stellte sich bald heraus, dass sechs (!) verschiedene Excel-Dateien im Umlauf waren, die oft weitgehend die gleichen Informationen enthielten. Die Daten wurden von einer Datei in eine andere kopiert und manchmal auch manuell, was sich als fehleranfällig erwies. Außerdem verwendeten verschiedene Abteilungen unterschiedliche Codes für dieselben Begriffe. Diese unnötige Komplexität führte zu Eingabefehlern, die manchmal erst Wochen später ans Licht kamen, was die Suche nach der Ursache erschwerte. Dieser ganze Prozess war ein klares Beispiel für Verschwendung - etwas, das Lean gerade zu beseitigen versucht.
Der Arbeitsablauf
Nach einer offenen und ehrlichen Analyse der Probleme gewannen alle Beteiligten Einblick in die Herausforderungen des jeweils anderen. Dies führte schnell zu einem gemeinsamen Willen, den Prozess strukturell zu verbessern. Wir begannen mit einer Bestandsaufnahme der wesentlichen Informationen: Was wurde wirklich benötigt, um die monatliche Berichterstattung zu unterstützen? In welcher Form und wann? Dies war sofort eine nützliche“5S-Übung“ (Sortieren, Ordnen, Bereinigen, Standardisieren und Aufstellen): Viele Eingabefelder in den Excel-Dateien erwiesen sich als unnötig, und wir verwendeten eine gemeinsame Codeliste anstelle mehrerer Listen. Die vereinfachte Excel-Vorlage war geboren… fast.
Digitale Transformation und Informationsmanagement
Obwohl Excel sehr leistungsfähig ist, erkannte das Team, dass es keine schlanke Lösung wäre, wenn drei Abteilungen gleichzeitig an derselben Datei arbeiten würden. Dies würde zu Wartezeiten, Telefonanrufen zur Freigabe von Dateien und dem Risiko von Datenverlusten durch Überschreiben führen - alles Formen von Verschwendung und Fehlerquellen. Das Team beschloss daher, ein digitales System einzuführen, in das jede Abteilung ihre Daten eingeben konnte, die automatisch in einer Datenbank gespeichert wurden und der Verwaltung sofort zur Verfügung standen. Die digitale Transformation bot hier einen echten Durchbruch: Durch die Digitalisierung von Prozessen und die Straffung der Informationslogistik auf zentraler Ebene wurde die monatliche Berichterstattung einfach und fehlerfrei.
Die Daten wurden in Echtzeit verarbeitet und die Buchhaltung war in der Lage, sofortiges Feedback zu geben und eventuelle Fehler zu korrigieren. Diese auf das Informationsmanagement ausgerichtete Lösung verbesserte nicht nur die Datengenauigkeit, sondern förderte auch eine effizientere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.
Das Ergebnis
Das Ergebnis war beeindruckend: Der Monatsbericht, dessen Fertigstellung zuvor vier volle Arbeitstage und sogar Urlaubstage für die Koordinierung in Anspruch nahm, war nun innerhalb von zwei Stunden fertig.
Schlanke Verwaltung
Dieses praktische Beispiel zeigt, dass die Lean-Prinzipien auch in administrativen und informationsintensiven Umgebungen nützlich sind. Die Vorstellung, dass Lean nur für die Produktion nützlich ist, ist also überholt. Auch Informationsflüsse können schlank gestaltet werden, indem Verschwendung in Arbeitsabläufen und bei der Datenübertragung beseitigt wird. Durch die Anwendung der richtigen digitalen Transformation und effektiver Prinzipien des Informationsmanagements können Verwaltungsabteilungen ihre Prozesse rationalisieren und deutlich effizienter arbeiten.
Immer noch nicht überzeugt? Versuchen Sie die ‚Büroklammer-Methode‘: Verfolgen Sie eine Information, die mehrere Abteilungen durchläuft. Erleben Sie den Arbeitsablauf am eigenen Leib und finden Sie heraus, was verbessert werden kann. Manchmal ist die Lösung ganz einfach - z.B. das Ersetzen einer Heftklammer durch eine Büroklammer - aber durch kleine Schritte wie diese kann eine Organisation große Verbesserungen bei der Effizienz und Zusammenarbeit erzielen.
Sie fragen sich, wie Lean-Methoden und digitale Transformation Ihrem Unternehmen helfen können? Wir helfen Ihnen gerne auf Ihrem Weg.
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