Was ist Poka Yoke?

Mit digitalen Formularen können Sie Geschäftsprozesse fehlerfrei gestalten, indem Sie korrekte Aktionen erzwingen. Das ist wirklich ein Poka Yoke und mit Papierformularen nicht möglich.

Was ist Poka Yoke?

Poka Yoke ist ein japanischer Begriff, bei dem es um die Vermeidung von Fehlern geht. Es ist eine Technik, die im Lean Management anzutreffen ist. Mit Poka Yoke wird es fast unmöglich, Fehler zu machen.

Mit dieser Technik behalten Sie auch die Qualität unter Kontrolle, entlasten Ihre Mitarbeiter von sich wiederholenden Tätigkeiten und können sofort eingreifen, wenn ein Problem auftaucht.

Was haben digitale Formulare und Poka Yoke miteinander zu tun?

Sie kennen das wahrscheinlich, wenn Sie viel mit Papierformularen arbeiten: Unklare Handschrift, Rechtschreibfehler, unscharfe Begriffe. Es ist ärgerlich, wenn Sie diese Dinge zur weiteren Bearbeitung auf den Tisch bekommen. Es kostet zusätzliche Zeit, die richtigen Informationen herauszufinden.

Und wenn Sie nicht aufpassen, werden die falschen Daten sogar in Folgeschritten oder Berichten verwendet. Mit digitalen Webformularen können Sie Geschäftsprozesse fehlerfrei gestalten.

Also digitale Formen mit Poka Yoke Sauce!
Und wirklich schlank, d.h. selbstausführbar und ohne Kenntnisse der IT-Sprache.

Pooka Yoke-Funktionen in LeanForms

Obligatorische Eingabefelder

Bei der Verwendung von Papierformularen lassen Benutzer manchmal (un)bewusst Fragen leer.
In diesem Fall verbringt der Empfänger zusätzliche Zeit mit dem Versuch, diese Informationen abzurufen. Gelingt ihm dies nicht, kann er das Formular möglicherweise nicht bearbeiten, weil die Informationen fehlen.

Eine einfache Poka Yoka-Funktion in den digitalen Formularen von LeanForms ist die obligatorische Befragung.
Das bedeutet, dass ein Benutzer sein Formular erst dann abschicken kann, wenn er die obligatorischen Fragen beantwortet hat.

Zusätzlich zu einer inhaltlichen Antwort kann dies natürlich auch auf das Hinzufügen eines Anhangs angewendet werden.

Bedingungen im Eingabefeld

Ein Beispiel für ein Eingabefeld ist ein Eingabefeld für Postleitzahlen. Dieses besteht immer aus 6 Zeichen, nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Das Notieren eines Datums kann auf viele Arten erfolgen. Digitale Formulare können jedoch problemlos mit Kalenderfeldern ausgestattet werden, in denen das Datum einfach durch Anklicken ausgewählt wird.

Bei der Erfassung von Zahlen innerhalb eines Unternehmens können Sie die Anzahl der Dezimalstellen als obligatorisch festlegen, aber auch z.B. die Mindest- und Höchstwerte. Auf diese Weise vermeiden Sie eine Menge Fehler und die Qualität Ihrer Daten steigt enorm.

Digitale Formulare mit ‚Poka Yoke‘-Feldern sorgen also dafür, dass Ihre Geschäftsprozesse wirklich besser laufen.

Bereitstellung von Rollenmenüs

Dies ist eine weitere sehr einfache Möglichkeit, digitale Formulare benutzerfreundlicher zu gestalten, aber auch die Qualität der Informationen zu erhöhen.

Mit Pulldown-Menüs in Ihrem digitalen Formular stellen Sie sicher, dass die Informationen standardisiert sind. Das erleichtert die spätere Analyse Ihrer Daten erheblich.

Machen Sie das Rollenmenü nicht zu lang. Ein guter Richtwert für die Anzahl der Elemente ist 8. Bei sehr langen Rollenmenüs verlieren die Benutzer den Überblick. Es ist besser, mit bedingten Rollenmenüs zu arbeiten. Das sind Rollenmenüs, deren Inhalt von der Antwort auf eine vorherige Frage abhängt. Die Benutzer werden dann sozusagen durch das Formular geführt.

Das mag kompliziert klingen, ist aber in LeanForms sehr einfach zu implementieren.

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