Kunde spricht: WTH
Vollständige Prozessautomatisierung ohne IT-Komplexität
Einblicke in Echtzeit und visuelle Dashboards
Intelligenter, schneller und fehlerfrei arbeiten mit einem System
Nachvollziehbare Beweise
und Einblicke in das Projekt
WTH sichert Beweise und spart mit LeanForms bis zu 40 Stunden pro Woche
Seit mehr als 55 Jahren liefert WTH innovative Klimasysteme, die zu Komfort, Nachhaltigkeit und sozialem Wert beitragen, insbesondere für große Wohnungs- und Versorgungsprojekte. Bei Dutzenden von Projekten gleichzeitig, manchmal Hunderten von Wohnungen pro Projekt und einem umfangreichen Netzwerk von Subunternehmern ist die Kontrolle über Ausführung, Prüfung und Verwaltung von entscheidender Bedeutung.
Um dies in den Griff zu bekommen, entschied sich WTH für LeanForms. Das Ergebnis: nachweisbare Nachweise pro Haus, Echtzeit-Einblicke in den Projektstatus und Zeiteinsparungen von bis zu 40 Stunden pro Woche.
“Bei großen Projekten mit vielen beteiligten Parteien müssen Sie genau wissen, wer was wann getan hat. Ohne eindeutige Aufzeichnungen besteht ein hohes Risiko von Missverständnissen, Diskussionen und unklarer Verantwortung.“
Die Herausforderung
Bevor WTH mit LeanForms arbeitete, durchlief das Unternehmen mehrere Phasen der Erfassung. Zunächst mit gedruckten Formularen. Dann digital, aber ohne Konsistenz in der Projektbearbeitung. Die Dokumente waren zwar digital, aber es fehlte die Verbindung zu Projekten, Baunummern und nachfolgenden Prozessschritten.
“Die Dokumente kamen in den Postfächern der Arbeitsplaner an. Sie verbrachten durchschnittlich vier Stunden pro Woche damit, sie zu sortieren, umzubenennen und unter dem richtigen Projekt zu speichern.“
Bei fünf Arbeitsplanern summierte sich das auf 20 Stunden pro Woche. Hinzu kamen Fragen aus der Verwaltung und dem Projektmanagement.
“Die Verwaltung konnte erst dann eine Rechnung stellen, wenn sie sicher war, dass alle Lieferdokumente eingegangen waren. Das verursachte Verzögerungen, viel interne Koordination und unnötige Wartezeit.“
Die Lösung
Die Projekte sind in den letzten Jahren immer komplexer geworden. Wo es früher nur um traditionelle Installationen ging, verfügen WTH-Fußbodenheizungsanlagen heute oft über ausgeklügelte Steuerungen, die verschiedene Wärmequellen, wie z.B. eine Wärmepumpe oder ein Fernwärmesystem, steuern können.
In der Engineering-Phase arbeiten daher Zeichner, Arbeitsplaner und Projektleiter bewusst zusammen. Indem man sich im Vorfeld auf Entwurf, Planung und Machbarkeit konzentriert, verhindert WTH Probleme und Nachbesserungsarbeiten bei der Ausführung. LeanForms knüpft an diese Arbeitsweise an, indem es dem, was später nachweislich aufgezeichnet werden muss, Struktur verleiht.
Projektverwaltung von LeanForms
Zusammen mit LeanForms hat WTH den gesamten Prozess neu gestaltet. LeanForms ist mit dem ERP-System verbunden, so dass die Projektdaten automatisch geladen werden können. Pro Projekt und pro Baunummer werden die Arbeiten ausgearbeitet und Subunternehmern und/oder WTH-Monteuren zugewiesen, die die ausgeführten Arbeiten nach der Montage in LeanForms registrieren und abliefern.
“Die Montageteams melden sich an und sehen genau, welche Baunummern sie ausfüllen müssen. Erst wenn das Formular vollständig ist, kommt es automatisch zu uns zurück und das Dokument wird auch direkt im richtigen Projektordner gespeichert.“
Nach Eingang und Prüfung durch den Arbeitsplaner wird der Arbeitsauftrag als fertig gemeldet. Erst dann kann die Bestellung genehmigt und die Rechnung bezahlt werden. Gleichzeitig erhält der Kunde automatisch das Fertigstellungsdokument. Ohne lose Mails, manuelle Überprüfungen oder Zweifel über den Status.
Mitarbeiterregistrierung und Mandatserklärungen als Teil des Flusses
Neben den Lieferdokumenten verwendet WTH LeanForms auch für die Registrierung von Mitarbeitern und Mandatserklärungen. Die Subunternehmer melden ihre Mitarbeiter digital an, einschließlich der erforderlichen Daten zur Identifizierung und Rechenschaftspflicht. Dies ist bewusst AVG-sicher eingerichtet, mit begrenztem Zugriff. Auf dieser Grundlage liefern sie ihre wöchentlichen Zeiterfassungsbögen, die automatisch bei WTH eingehen und an den Kunden weitergeleitet werden können. Dies verhindert Verzögerungen bei der Rechnungsstellung und sorgt für weniger Koordination zwischen Ausführung, Verwaltung und Projektmanagement.
Beweislast pro Eigenschaft, ohne anschließende Diskussion
Einblicke in Echtzeit mit Power BI
Alle Dokumente werden automatisch unter der richtigen Projektnummer gespeichert. In Kombination mit Power BI hat WTH einen Echtzeit-Einblick in den Status der einzelnen Projekte.
“Wir sehen auf einen Blick, wie viele Häuser fertiggestellt wurden und was wir in Rechnung stellen können. Wenn Sie Details wünschen, klicken Sie sich bis zur Ebene der Baunummer durch.“
Die Ergebnisse
Zeitersparnis
Kosteneinsparungen
Weniger Fehler
Schnellere Rechnungsstellung
Sorgenfreiheit und Übersicht
Subunternehmer arbeiten auf die gleiche Weise zusammen
Auch die Subunternehmer werden vollständig in die neue Arbeitsweise einbezogen. Sie erhalten Zugriff auf LeanForms, sehen ihre zugewiesenen Baunummern und reichen ihre Lieferdokumente digital ein. Der Geschäftsinhaber erhält automatisch eine Kopie dessen, was seine Mitarbeiter geliefert haben. Auf diese Weise behält er selbst den Überblick.
Über 90 % der Subunternehmer arbeiten jetzt vollständig mit LeanForms.
Mehr als Software: kurze Wege und eine klare Vision
Neben der Funktionalität nennt WTH auch die Zusammenarbeit als einen der wichtigsten Vorteile.
“Die Ansprechbarkeit, die schnelle Unterstützung und die kurzen Wege machen wirklich einen Unterschied. Wenn etwas auftaucht, denken die Leute sofort mit.“
WTH entscheidet sich bewusst für so wenig separate Systeme wie möglich: ein ERP-System, ergänzt durch LeanForms für die gesamte Erfassung und Verwaltung rund um die Ausführung. So bleiben die Prozesse übersichtlich, skalierbar und verwaltbar.
Blick in die Zukunft: weitere Integration in der Entwicklungsphase
WTH sieht Möglichkeiten, LeanForms weiter einzusetzen, zum Beispiel in der Entwicklungsphase.
“Daten aus Zeichnungen, Adressen aus dem ERP und Informationen aus LeanForms könnten zusammengeführt werden. Dann können Sie automatisch Lieferdokumente erstellen.“
Das Ziel ist klar: weniger lose Verbindungen, mehr Kohärenz und maximale Klarheit.
“LeanForms verschafft uns Ruhe, Übersicht und Vertrauen in die Zusammenarbeit, selbst bei großen und komplexen Projekten.“ - John Hoogenboezem, Manager für Projekte
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