Kunde spricht: Van den Born
Keine doppelte Eingabe von Fahrzeugdaten
Schnellere Verarbeitung
Stets vollständige und fundierte Aufzeichnungen
Van den Born digitalisiert Fahrzeugzulassung
Herausforderung: Fehleranfällige und zeitaufwändige Fahrzeugregistrierung
Van den Born baut und rüstet leichte Nutzfahrzeuge für eine Vielzahl von Kunden aus, von Installateuren bis hin zu staatlichen Organisationen wie dem Ministerium für öffentliche Arbeiten und der Umwelt- und Verkehrsaufsichtsbehörde.
Jeden Tag treffen Fahrzeuge ein, die überprüft und registriert werden müssen, bevor sie in die Produktion gelangen. Früher wurde dies weitgehend manuell erledigt. Daten wie Fahrgestellnummern, Nummernschilder und Zubehör wurden auf Papier notiert und dann erneut in das ERP-System eingegeben.
Dies führte zu doppelten Eingaben, dem Risiko von Fehlern beim Kopieren von Daten und Verzögerungen zwischen den Abteilungen.
“Sie müssen sich vorstellen, dass jemand eine Fahrgestellnummer aufschreibt und jemand anderes sie später wieder in den Computer eingibt. Das ist einfach fehleranfällig und kostet viel Zeit.“
Lösung: ein digitaler Workflow vom Eingang bis zur Verarbeitung
Mit LeanForms hat Van den Born diesen Prozess vollständig digitalisiert und in einen kontinuierlichen Arbeitsablauf überführt.
- Digitale Aufnahme am Arbeitsplatz
Bei der Eingabe startet ein Mitarbeiter sofort ein Formular auf einem Tablet. Je nach Fahrzeugtyp werden ihm automatisch die entsprechenden Fragen angezeigt. So werden Schritt für Schritt alle relevanten Informationen erfasst, ohne dass etwas vergessen wird.
- Sofortige Schadenserfassung mit Fotos
Wenn ein Schaden festgestellt wird, kann dieser sofort mit Fotos erfasst werden. Auf dieser Grundlage wird automatisch eine Benachrichtigung an die Verkaufsabteilung gesendet, ein Dokument für den Händler erstellt und ein sofortiger Nachweis des Zustands bei der Ankunft erbracht.
- Automatische Nachverfolgung im Prozess
Nach dem Ausfüllen des Formulars erhält die Verkaufsabteilung sofort die Daten, das Fahrzeug wird im ERP-System verarbeitet und die Schlüsselnummer wird an die Werkstatt zurückgesendet.
Alles läuft in einem Fluss, ohne separate Transfers oder manuelle Kommunikation.
Ergebnis: schnelleres Arbeiten mit weniger Fehlern und mehr Übersicht
Die Auswirkungen von LeanForms zeigen sich vor allem im täglichen Gebrauch.
Da die Daten direkt und einmalig eingegeben werden, hat sich das Fehlerrisiko deutlich verringert. Außerdem arbeitet das Team schneller, da doppelte Eingaben vermieden werden, Formulare nicht mehr im Umlauf sind und E-Mails und Dokumente automatisch generiert werden.
Jeder Schritt wird aufgezeichnet und automatisch mit einer Folgeaktion verknüpft. Das sorgt für mehr Übersicht und weniger Koordination zwischen den Abteilungen.
Breiter Einsatz innerhalb der Organisation
Was mit der Fahrzeugregistrierung begann, wird nun in größerem Umfang angewendet.
LeanForms wird unter anderem auch für BHV-Kontrollen (z.B. Überprüfung von Feuerlöschern), Inspektionen von Fahrzeuginstallationen einschließlich automatisch generierter Zertifikate, Umfragen zur Kundenzufriedenheit und interne Registrierungen verwendet.
Für die Zukunft sieht Van den Born Möglichkeiten in einer weiteren Automatisierung, zum Beispiel durch eine Verknüpfung mit dem ERP-System.
“Der größte Vorteil ist, dass sich das System an unsere Arbeitsweise anpasst und nicht umgekehrt.“ - Marco de Groot, van den Born
Spürbare Verbesserungen in der Praxis
Keine doppelte Eingabe von Fahrzeugdaten
Weniger Registrierungsfehler
Schnellere Bearbeitung ohne Papier
Sofortige Schadenserfassung mit Fotos
Automatische Nachverfolgung im Prozess
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