Im Gespräch mit Kunden und Partnern: SCAVES
Führen Sie Arbeitsplatzinspektionen sofort digital durch
Sofortiger Einblick in Benachrichtigungen und Folgemaßnahmen
Schnellerer Einblick in verfügbare Mitarbeiter
Digitalisierung von Sicherheits- und Qualitätsprozessen
SCAVES unterstützt Unternehmen in den Bereichen Sicherheit, Qualität und Nachhaltigkeit. Sie bieten Sicherheitsschulungen an, stellen Sicherheitsexperten vor Ort zur Verfügung und begleiten Organisationen bei Zertifizierungsprozessen wie ISO und VCA.
Als relativ kleine Organisation mit einer breiten Palette von Dienstleistungen arbeitet SCAVES täglich an einer Vielzahl von Sicherheitsfragen, von der Schulung und Beratung bis hin zum Einsatz vor Ort. Um mehr Struktur und Übersicht in diese Arbeit zu bringen, verwendet SCAVES LeanForms in der Praxis. Aus dieser Erfahrung heraus setzen sie die Plattform nun auch bei Kunden ein und sind Partner von LeanForms geworden.
Darüber hinaus verfügt SCAVES über eine spezialisierte Abteilung: C.R.E.W.. Diese Abteilung konzentriert sich auf Arbeiten in der Höhe (seilunterstützter Zugang) und Rettungseinsätze in engen Räumen (Rettungsteams). Gerade bei diesen operativen und risikoreichen Aktivitäten spielt die digitale Unterstützung eine wichtige Rolle.
LeanForms in der Praxis bei SCAVES
Die Herausforderung
SCAVES arbeitet jeden Tag in den Werkstätten seiner Kunden, zum Beispiel auf Baustellen und bei Wartungsarbeiten in der Industrie. Und genau dort geht es um Sicherheit und Qualität.
Ein großer Teil der Aufzeichnungen und Dokumentationen wurde noch immer mit Papierformularen und losen Akten durchgeführt.
Die Arbeitsplatzinspektionen wurden mit einem ausgedruckten Formular durchgeführt, das vor Ort ausgefüllt wurde und später im Büro ausgearbeitet werden musste. Auch die Berichte wurden in Dokumenten gespeichert und manuell in einer Excel-Tabelle geführt. Dadurch bestand die Gefahr, dass die Eintragungen nicht vollständig aktualisiert wurden und die Übersicht fehlte.
“Sie mussten sehr diszipliniert sein, um sowohl das Formular zu speichern als auch die Excel-Tabelle zu behalten.“
Die Lösung
SCAVES suchte nach einer Möglichkeit, Formulare und Prozesse zu digitalisieren und sah sich verschiedene Softwarelösungen an. Es erwog sogar, ein eigenes System zu entwickeln.
Über ihr Netzwerk kamen sie schließlich in Kontakt mit LeanForms.
“Wir haben uns viele Angebote angeschaut. Dieses kommt dem, was wir selbst bauen möchten, am nächsten.“
Während die Inspektionen früher auf Papier durchgeführt und später im Büro ausgearbeitet wurden, erfolgt dies jetzt direkt am Arbeitsplatz per Telefon, einschließlich Foto und Aufzeichnung. SCAVES hat dem Formular auch einen zusätzlichen Abschnitt für eine Managementzusammenfassung der Inspektionen hinzugefügt.
Die Formulare können auch leicht angepasst werden, wenn andere Informationen benötigt werden, z. B. für bestimmte Sicherheitsfragen.
LeanForms wird auch in der C.R.E.W.-Abteilung ausgiebig genutzt. Hier unterstützt die Plattform u.a:
- Arbeitsaufzeichnungen vor den Aufträgen
- Zeiterfassung und digitale Abzeichnung vor Ort
- Risikoanalysen und TRAs
- Bewertungen der Arbeit zusammen mit dem Kunden
So wird sichergestellt, dass selbst bei komplexen und risikoreichen Arbeiten alle Schritte strukturiert und digital erfasst werden.
Das Ergebnis
Die Digitalisierung macht Registrierungen leicht zugänglich und bietet einen besseren Einblick.
“Jetzt können Sie filtern, um welche Art von Meldung es sich handelt, was bereits bearbeitet wurde und was noch nicht.“
Darüber hinaus sparen die Mitarbeiter Zeit, da der Verwaltungsaufwand sinkt und Informationen nicht mehr manuell übertragen werden müssen.
“Sicherheit und Qualität finden nicht hinter einem Computer statt, sondern in der Werkstatt. Die Digitalisierung der Verwaltung gibt Ihnen wieder Zeit, vor Ort zu sein und mit den Menschen zu sprechen.“
Diese Übersicht hilft auch bei der Einsatzplanung. Wo früher in Outlook nach geeigneten Personen gesucht werden musste, ist jetzt auf einen Blick ersichtlich, welche Mitarbeiter die richtigen Kompetenzen für einen bestimmten Auftrag haben.
Für Berater bedeutet dies auch, dass sie weniger Zeit mit dem Aufbau und der Verwaltung separater Dokumente und Systeme verbringen.
Bei C.R.E.W. trägt diese Arbeitsweise auch zur Sicherheit und Lernfähigkeit der Organisation bei. Die strukturelle Aufzeichnung von Bewertungen gibt Aufschluss über verbesserungswürdige Bereiche und wiederkehrende Risiken.
Derzeit arbeitet die Praktikantin Linde Rens, Doktorandin im Studiengang Integrale Sicherheit an der NHL Stenden, an einer Testumgebung, in der die Arbeitsvorbereitung und die Bewertung von Aufträgen weiter optimiert werden sollen. Dies wird dazu beitragen, Prozesse noch effizienter zu gestalten und Wissen besser zu sichern.
LeanForms als Teil der Beratung
Aufgrund der eigenen Erfahrungen setzt SCAVES LeanForms jetzt bei seinen Kunden ein.
In Organisationen, die mit ISO-Normen und SCC-Unternehmenszertifizierung arbeiten, werden Formulare und Registrierungen digital erstellt, zum Beispiel für:
- Arbeitsplatzinspektionen
- Formulare für Meldungen und Ausnahmeregelungen
- toolbox registrierungen
- interne Audits
- Kunden- und Lieferantenbewertungen
- Managementprüfungen
- Schätzungen
Dies erleichtert das Auffinden von Unterlagen und macht Prozesse bei Audits transparent.
“Normalerweise würde ein KAM-Manager oft den ganzen Tag damit verbringen, nach Dokumenten zu suchen. Jetzt kann sich ein Prüfer einfach durch das System klicken und ein Audit gewinnt an echtem Wert, weil sich der Schwerpunkt von der Suche auf die Verbesserung verlagert.“
Laut SCAVES macht dies Audits nicht nur schneller, sondern auch wertvoller.
“Wenn Sie dies richtig einrichten, sparen Sie schnell einen halben Prüfungstag und können diese Zeit für Inhalte statt für die Verwaltung verwenden.“
Vom Benutzer zum Partner
Nach den ersten Erfahrungen beschloss SCAVES, LeanForms auch seinen Kunden aktiv anzubieten. Für sie lag die Wahl von LeanForms nicht nur in der Funktionalität der Plattform, sondern auch in der Art und Weise, wie sie zusammenarbeiten.
“Für uns ist es wichtig, dass die Leute wirklich zuhören und mitdenken.“
Die Plattform bietet außerdem die Flexibilität, die Lösung selbst weiterzuentwickeln und zu verwalten. So bleibt die Lösung auf dem neuesten Stand der Praxis und kann kontinuierlich mit dem Unternehmen wachsen.
SCAVES verbindet somit seine praktische Erfahrung in den Bereichen Sicherheit und Zertifizierung mit einer digitalen Lösung, die es sowohl intern nutzt als auch bei seinen Kunden implementiert, von der Beratung bis hin zum Einsatz durch C.R.E.W.
Spürbare Verbesserungen in der Praxis
Inspektionen sofort vor Ort
Immer aktueller Einblick in Berichte
Schnellerer Einsatz der richtigen Mitarbeiter
Weniger Verwaltungsaufwand für Berater
Bessere Aufzeichnung und Nachverfolgung der Arbeit (C.R.E.W.)
Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns
Sind Sie bereit, den nächsten Schritt in der Digitalisierung zu machen? Nehmen Sie Kontakt auf und wir helfen Ihnen gerne weiter!
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