Intelligenter Datenaustausch: Kosten senken und Erkenntnisse gewinnen

Intelligenter Datenaustausch

Die gemeinsame Nutzung von Daten zwischen Softwareanwendungen ist ein Schlüsselelement in modernen Informationsmanagementsystemen. Er ermöglicht es Unternehmen, Daten gemeinsam zu nutzen, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Viele Unternehmen lassen sich diese Chance jedoch entgehen, weil sie glauben, sie sei technisch komplex, teuer oder weil sie die Möglichkeiten einfach nie in Betracht gezogen haben.

 

Datenaustausch als Schlüssel für einen guten Informationsfluss

In jedem Unternehmen gibt es Datenquellen, die Geschäftsprozesse steuern. Denken Sie zum Beispiel an Projektdaten im Bausektor, Artikelcodes in Fertigungsunternehmen oder Auftragsnummern in Dienstleistungsunternehmen. Diese Daten werden in der Regel zentral verwaltet, z.B. in einem ERP-System.

Aber nicht alle Geschäftsaktivitäten werden vollständig vom zentralen System unterstützt, was oft zu vielen manuellen Transaktionen über Formulare oder Excel-Dateien führt, um diese Daten bis zur Quelle zurückzuverfolgen.
Dieser Prozess ist nicht nur arbeitsintensiv, sondern führt auch zu Eingabefehlern, die zusätzliche Kosten, Störungen der internen Arbeitsabläufe und Unzufriedenheit bei Kunden und Lieferanten zur Folge haben können. Die Sicherstellung der Datenqualität ist daher wichtig für einen effizienten Betrieb.

 

Techniken für den digitalen Datenaustausch

Mit der technologischen Entwicklung gibt es umfangreiche Möglichkeiten, Daten zwischen Anwendungen auszutauschen und Datenverbindungen herzustellen. Eine API ermöglicht es Softwareanwendungen, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Es können aber auch Dateien über XML, JSON, CSV oder andere Formate ausgetauscht werden. Oder sogar ein Webhook, mit dem Anwendungen in der Lage sind, Echtzeit-Benachrichtigungen zu erhalten, wenn bestimmte Ereignisse in anderen Anwendungen auftreten.

Aber können Sie den Wald vor lauter Bäumen noch sehen? Es ist wichtig, dass Sie im Voraus genau definieren, was Sie erreichen wollen. Und überlassen Sie die technische Auslegung den Technikern. Es ist eine relativ kleine Investition, die viel Zeit und Kosten sparen kann.

 

Kostensenkung durch Datenaustausch mit intelligenten Formularen

Eine ERP-Lizenz ist relativ teuer und für Mitarbeiter, die sie nur für eine begrenzte Anzahl von Aktivitäten nutzen, ist sie oft nicht sehr benutzerfreundlich.

Denken Sie zum Beispiel an Zeiterfassungsbögen, Urlaubsanträge und Erklärungen. Eine kostengünstige Alternative ist ein intelligentes Webformular, das im Hintergrund Informationen mit der Datenbank des ERP-Systems austauscht. Darüber hinaus sind intelligente Webformulare oft eine gute Alternative zu teuren Anpassungen in einem ERP-System.

Ein aktuelles praktisches Beispiel ist die Registrierung von Beschwerden. Im ERP-Paket listet der Auftrag nur die Kosten auf. Das digitale Formular enthält jedoch auch die Möglichkeit, die Ergebnisse der Untersuchung der Ursache zu erfassen und Maßnahmen festzulegen. Nach Erledigung der Reklamation werden die Kosten über eine API in das ERP-System beim entsprechenden Auftrag importiert. Innerhalb des Formularsystems können alle Reklamationen aber auch nach Trends analysiert werden, um die Abläufe kontinuierlich zu verbessern.

 

Kontinuierliche Verbesserung durch Datenverbindungen

Business Intelligence ist die Methodik, um Daten aus Geschäftsprozessen zu analysieren und, wenn möglich, den Betrieb weiter zu optimieren. Aber auch hier ist die Qualität der Datenquellen eine wichtige Voraussetzung. ‚Smart Input, Smart Output‘ ist nicht umsonst unser Slogan.

Daten aus verschiedenen Anwendungen können so auch in einem zentralen Data Warehouse gesammelt werden. Dieser Prozess kann in regelmäßigen Abständen automatisiert werden. Das systematische Analysieren und Visualisieren dieser Daten in übersichtlichen Dashboards hilft dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Der Projektmanager, der früher einen dicken Aktenordner zur Besprechung mitbrachte, verwendet jetzt ein Echtzeit-Dashboard, auf dem er alle Informationen auf einen Blick hat.

Natürlich ist dieser Datenaustausch auch mit den Informationen aus den Formularen von LeanForms möglich.

 

Mehr aus den verfügbaren Geschäftsdaten machen?

Wenn Sie den Schritt zur Verbesserung des intelligenten Informationsmanagements in Ihrem Unternehmen machen wollen, empfehlen wir Ihnen, in kleinen Schritten vorzugehen. Wenn lose Listen und Excel-Dateien im Unternehmen noch relativ häufig vorkommen, sollten Sie zunächst einen Verbesserungsschritt mit den intelligenten Formularen von LeanForms in Betracht ziehen. Oder sind Sie schon etwas weiter und möchten die Funktionalität des ERP-Systems ohne teure Anpassungen erweitern? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

PDCA erfordert auch Führung

Natürlich müssen sich die Manager ihrer Rolle bewusst sein. Der Erfolg von PDCA erfordert das Engagement und die Unterstützung der Manager. Dies gilt nicht nur für Zeit und Ressourcen, sondern ganz sicher auch für die Überwachung des Fortschritts und der Ergebnisse von Verbesserungsprozessen. Manager sollten daher einen guten Überblick über alle geplanten Aktivitäten innerhalb der Organisation haben. Digitale Tools und periodische Konsultationsstrukturen können hier enorm helfen, aber letztlich machen die Menschen den Unterschied.

 

Verbessern heißt verändern

Um unerwünschte Nebeneffekte bei der Umsetzung von Verbesserungen in der Organisation und in den Geschäftsprozessen zu vermeiden, sollten Änderungen auf kontrollierte Weise umgesetzt werden. Ein gutes Management von Veränderungen ist daher immer Teil des PDCA-Verbesserungszyklus. Dabei ist es wichtig, dass alle Beteiligten rechtzeitig und vollständig über die geplante Änderung informiert werden. Eine ordnungsgemäße Information führt zu einer angemessenen Akzeptanz und Umsetzung der Änderung.

 

Tipps für die PDCA-Implementierung

• Eine gute Planung und SMART-Ziele für Verbesserungsvorschläge sind unerlässlich. Sicherlich sollten Sie zu Beginn die Anzahl der Projekte begrenzen, um sicherzustellen, dass in der Organisation genügend Aufmerksamkeit und Kapazität dafür vorhanden ist.

• Digitalisieren Sie den PDCA-Prozess, damit alle Informationen an einem Ort zentralisiert werden können. Dies ermöglicht auch eine bessere Überwachung des Fortschritts und der ausstehenden Maßnahmen. Ein intelligentes digitales System kann das Maßnahmenmanagement vollständig automatisieren. Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung von Verbesserungsprojekten ist der Aufbau eines digitalen Archivs. Mit einer intelligenten Einrichtung baut man ein digitales Wissensarchiv auf.

• Der Einsatz von visuellen Management-Tools wie Dashboards und Infografiken kann helfen, den Fortschritt und die Ergebnisse von Verbesserungsprojekten klar darzustellen. Durch einen visuellen Einblick in den Status von PDCA-Initiativen können Mitarbeiter und Management schnell erkennen, wo sie stehen und welche Maßnahmen noch erforderlich sind. Dieser Ansatz erhöht die Transparenz und das Engagement innerhalb der Organisation.

• Teilen Sie die erzielten Erfolge mit den Mitarbeitern des Unternehmens. Sie sehen dann, dass bei einem Problem, das sie vielleicht selbst erlebt haben, wirklich etwas passiert ist.

  LeanForms kann Organisationen bei der Umsetzung von PDCA unterstützen, indem es maßgeschneiderte digitale Lösungen anbietet, die den gesamten PDCA-Prozess automatisieren und zentralisieren. Mit benutzerfreundlichen Schnittstellen und umfangreichen Berichtsfunktionen sorgt LeanForms dafür, dass Unternehmen einen besseren Überblick und eine bessere Kontrolle über ihre Verbesserungsprojekte haben.

  Möchten Sie mehr über die Digitalisierung nach der PDCA-Methode erfahren? Wir helfen Ihnen gerne auf Ihrem Weg.