Slimme Data-uitwisseling: Kosten besparen en inzichten verhogen

Slimme data-uitwisseling

Data-uitwisseling tussen software applicaties is een belangrijk element bij moderne informatiemanagementsystemen. Hierdoor zijn organisaties in staat om gegevens te delen en te benutten, waardoor bedrijfsprocessen efficiënter worden en waardevolle inzichten worden verkregen. Veel ondernemingen missen echter deze kans omdat ze denken dat het technisch complex is, duur of omdat ze simpelweg nooit bij de mogelijkheden hebben stilgestaan.

 

Data-uitwisseling de sleutel voor goede informatiestromen

In elke organisatie zijn wel databronnen te vinden die leidend zijn voor bedrijfsprocessen. Denk bijvoorbeeld aan projectgegevens in de bouwsector, artikelcodes bij productiebedrijven of ordernummers bij dienstverlenende bedrijven. Deze data wordt meestal centraal beheerd in bijvoorbeeld een ERP systeem.

Maar niet alle bedrijfsactiviteiten worden volledig ondersteund door het centrale systeem, wat vaak resulteert in veel handmatige transacties via formulieren of Excel-bestanden om deze gegevens terug te leiden naar de bron.
Dit proces is niet alleen arbeidsintensief, maar leidt ook tot invoerfouten, wat kan resulteren in extra kosten, verstoringen van interne werkprocessen en ontevredenheid bij klanten en leveranciers. Het waarborgen van de kwaliteit van de data is daarom belangrijk voor een efficiënte bedrijfsvoering.

 

Technieken voor digitale data-uitwisseling

Met de technologische ontwikkelingen zijn er uitgebreide mogelijkheden om data tussen applicaties uit te wisselen en data koppelingen te creëren. Een API stelt software applicaties in staat om met elkaar te communiceren en gegevens uit te wisselen. Er kunnen echter ook bestanden worden uitgewisseld met XML, JSON, CSV of andere formaten. Of zelfs een webhook, waarbij applicaties in staat zijn om in realtime meldingen te ontvangen wanneer specifieke gebeurtenissen plaatsvinden in andere applicaties.

Maar zie je door de bomen het bos nog wel? Het is belangrijk om van tevoren goed vast te stellen wat je precies wilt bereiken. En laat de technische invulling over aan de techneuten. Het is een relatief kleine investering die heel veel tijd en kosten kan besparen.

 

Kostenreductie door data uitwisseling met slimme formulieren

Een ERP licentie is relatief kostbaar en voor medewerkers die het slechts voor een beperkt aantal activiteiten gebruiken, is het vaak niet erg gebruiksvriendelijk.

Denk hierbij aan bijvoorbeeld urenregistraties, verlofaanvragen en declaraties. Een goedkoop alternatief is een slim webformulier wat op de achtergrond de informatie uitwisselt met de database van het ERP systeem. Daarnaast zijn slimme webformulieren vaak een goed alternatief voor duur maatwerk in een ERP systeem.

Een actueel voorbeeld uit de praktijk is de klachtenregistratie. In het ERP pakket worden bij de order alleen de kosten vermeld. Het digitale formulier bevat echter ook de mogelijkheid om de resultaten van het onderzoek naar de oorzaak vast te leggen en acties uit te zetten. Na afhandeling van de klacht worden de onkosten via een API geïmporteerd in het ERP systeem bij de relevante order. Binnen het formulieren systeem kunnen alle klachten echter ook op een krachtige manier worden geanalyseerd op trends om zo de bedrijfsvoering continue te verbeteren.

 

Continue verbetering door data koppelingen

Business Intelligence is de methodiek om data uit bedrijfsprocessen te analyseren en waar mogelijk de bedrijfsvoering verder te optimaliseren. Maar ook hier geldt dat de kwaliteit van de databronnen een belangrijke randvoorwaarde is. ‘Smart input, Smart Output’ is niet voor niet onze slogan.

Data vanuit verschillende applicaties kan dus ook worden verzameld in een centraal data warehouse. Dit proces kan periodiek automatisch worden uitgevoerd. Het systematisch analyseren en visualiseren van deze data in overzichtelijk dashboards helpt bij het maken van de juiste beslissingen. De projectleider die vroeger een dikke ordner meenam naar het overleg, gebruikt nu een real-time dashboard met alle informatie binnen handbereik.

Natuurlijk is deze data uitwisseling ook mogelijk met de informatie uit de formulieren van LeanForms.

 

Meer doen met beschikbare bedrijfsdata?

Wil je de verbeterslag maken met slim informatiemanagement in je organisatie, dan adviseren wij om kleine stapjes te maken. Zijn losse lijstjes en Excel bestanden in de onderneming nog relatief veel aanwezig, overweeg dan eerst een verbeterstap met de slimme formulieren van LeanForms. Of ben je al wat verder en wil je de functionaliteit van het ERP systeem uitbreiden zonder duur maatwerk? Neem dan eens contact met ons op.

PDCA vereist ook leiderschap

Het spreekt voor zich dat managers zich bewust moeten zijn van hun rol. Het succes van PDCA vereist betrokkenheid en ondersteuning van leidinggevenden. Dit geldt niet alleen voor tijd en middelen maar zeer zeker ook in het bewaken van voortgang en resultaat bij verbetertrajecten. De managers dienen dus een goed overzicht te hebben van alle geplande activiteiten binnen de organisatie. Digitale hulpmiddelen en periodieke overlegstructuren kunnen hierbij enorm helpen maar de mens maakt uiteindelijk het verschil.

 

Verbeteren is veranderen

Om geen ongewenste bijeffecten bij het doorvoeren van verbeteringen in organisatie en bedrijfsprocessen te veroorzaken dient men veranderingen op een gecontroleerde manier te implementeren. Een goed management of change proces is daarom altijd onderdeel van de PDCA-verbetercyclus. Hierbij is het van belang dat alle betrokkenen tijdig en volledig worden geïnformeerd over de voorgenomen wijziging. Een goede voorlichting leidt tot een goede acceptatie en implementatie van de verandering.

 

Tips voor PDCA-implementatie

• Een goede planning en SMART doelstellingen van verbetervoorstellen zijn essentieel. Beperk zeker in het begin het aantal projecten om zeker te stellen dat hiervoor genoeg aandacht en capaciteit beschikbaar is in de organisatie.

• Digitaliseer het PDCA- proces zo dat alle informatie op één locatie kan worden gecentraliseerd. Hierdoor is men ook in staat om beter overzicht te houden over de voortgang en de uitstaande acties. Een slim digitaal systeem kan het actiemanagement volledig automatiseren. Een bijkomend voordeel van digitalisatie van verbeterprojecten is de opbouw van een digitaal archief. Met een slimme opzet bouwt men een digitaal kennisarchief.

• Het toepassen van visuele management tools zoals dashboards en infographics kan helpen bij het overzichtelijk presenteren van voortgang en resultaten van verbeterprojecten. Door visueel inzicht te bieden in de status van PDCA-initiatieven, kunnen medewerkers en management snel zien waar ze staan en welke acties nog nodig zijn. Deze aanpak verhoogt de transparantie en betrokkenheid binnen de organisatie.

• Deel gerealiseerde successen met de medewerkers in de organisatie. Ze zien dan dat er echt wat is gebeurd met een probleem wat ze mogelijk zelf hebben ervaren.

  LeanForms kan organisaties ondersteunen bij de implementatie van PDCA door het aanbieden van op maat gemaakte digitale oplossingen die het gehele PDCA-proces automatiseren en centraliseren. Met gebruiksvriendelijke interfaces en uitgebreide rapportagemogelijkheden zorgt LeanForms ervoor dat bedrijven beter overzicht en controle hebben over hun verbeterprojecten.

  Meer weten over digitaliseren volgende de PDCA methode? We helpen je graag op weg.