Digitales Qualitätssystem, ICT oder Qualität?

Qualitätsmanagement-Software: Bringt sie wirklich einen Mehrwert für Ihr Unternehmen? Sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht? Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung in der Qualitätsmanagement haben wir eine ziemlich gute Vorstellung davon, was funktioniert und was nicht. Aber auch das Qualitätsmanagement hat sich verändert. Deshalb ist es wichtig, dass Ihr digitales Qualitätssystem mitgewachsen ist.

 

Digitales Qualitätssystem, ICT oder Qualität?

Wenn Sie über Qualitätsmanagement-Software lesen, geht es fast immer um die Macht der IKT. Dabei sollte es eigentlich um Qualität gehen und darüber hinaus darum, wie man sie intelligent miteinander organisiert. Die Definition von Qualität wurde von unseren Kollegen von LeanQuality schon einmal gut artikuliert.

Denn Qualität ist das, was alle glücklich macht. Ihre Kollegen, aber auch Ihr Vorgesetzter, Ihre Stakeholder, wie z.B. die Regierung, und ja, vielleicht auch der Qualitätsmanager. Es ist also besser, von einem digitalen Business Management System zu sprechen.

 

Die Anfänge der Qualitätssysteme

In den 80er/90er Jahren wurde die Branche mit der Norm ISO 9001 überschwemmt. Um Aktivitäten und Abläufe in Unternehmen zu standardisieren, wurden Arbeitsanweisungen und Verfahren schriftlich festgehalten. Von den Mitarbeitern wurde erwartet, dass sie diese kennen und sich genau an sie halten. Um Missverständnisse bei ‚illegalen‘ Ausführungen zu vermeiden, wurden Stempel mit “kontrolliertes Dokument“ verwendet. Es wurde sogar farbiges Papier verwendet.

 

Entstehung eines digitalen Qualitätssystems

In den 1990er Jahren erlebten wir den Aufstieg der IT-Industrie. Diese überrollte die Qualitätswelt mit der ersten digitalen Qualitätsmanagement-Software. Dabei handelte es sich jedoch eher um Dokumentenmanagementsysteme. Mit auffälligen Portalen wie Intranets oder digitalen Qualitätshandbüchern wurde der Papierfluss langsam reduziert. Aber es wurden auch unnötige Funktionen und Komplexität geschaffen. Die Qualitätsmanager und Sekretariate mussten für einige Pakete sogar Schulungen absolvieren.

 

Entwicklung von ISO9001

Die neue Version der ISO9001:2015 enthält eine Reihe von Verbesserungen. Für das Dokumentenmanagement entfallen eine Reihe von Verpflichtungen. Außerdem ist das Qualitätshandbuch nicht mehr obligatorisch. Viel wichtiger ist jedoch die Verlagerung vom Dokumentenmanagement zur prozessorientierten Zusammenarbeit. Das Verständnis Ihrer Geschäftsprozesse, ihrer Zusammenhänge und des Prozesses ist hier die wichtigste Voraussetzung. Hier wird das Dokumentenmanagement eher zu einem Werkzeug als zu einem Ziel und das Qualitätssystem mehr zu einem Geschäftssystem. Daraus folgt auch, dass dokumentierte Informationen, Nachweise und Ergebnisse von Prozessen eine viel wichtigere Rolle spielen. Ein modernes Qualitätsmanagement-Software-System sollte daher in der Lage sein, diese Aspekte problemlos zu sichern.

 

Zusammenfassung: Digitale Qualitätssysteme

Nutzen Sie den prozessorientierten Ansatz als Grundlage für die Einrichtung Ihres Qualitätssystems.

Eine der praktischen Möglichkeiten ist die Verwendung des Wasserfallmodells mit SQeME

• Definieren Sie klar die Anforderungen an Ihr Qualitätssystem, was wollen Sie erreichen und wer sind Ihre Kunden?
• Stellen Sie sicher, dass Sie flexibel genug sind, um allen gerecht zu werden.
• Stellen Sie die Skalierbarkeit Ihres Systems sicher, beginnen Sie einfach und bauen Sie später aus.
• Das Gleiche gilt für die Modellierung und eventuelle Automatisierung mit digitalen Webformularen.
• Denken Sie an die Wartung und Verwaltung Ihres Systems. Hier entstehen oft versteckte Kosten oder unnötige Komplexität.
• Systeme, die eine Hülle um Microsoft Office-Produkte (Word/Visio/Excel) oder Share Point aufbauen, arbeiten oft mit komplizierten untergeordneten Protokollen oder Hyperlinks. Der Einfluss auf Microsoft bei Änderungen ist gering, so dass die Abhängigkeit hoch ist.

Anwendungen von digitalen Qualitätssystemen

Mit einem digitalen Qualitätssystem stellen Sie sicher, dass Sie Qualität auf effiziente Weise gewährleisten können. Das gilt sowohl für die Qualität Ihrer Dienstleistung oder Ihres Produkts als auch für Ihre Prozesse. Mit einem digitalen Qualitätssystem können Sie problemlos Informationen zwischen allen Ebenen innerhalb des Unternehmens austauschen. Sie können auch Arbeitsprozesse automatisieren, indem Sie Formulare digitalisieren, z.B. indem Sie Qualitätskontrollen automatisch mit intelligenten Formularen ausfüllen lassen. LeanForms hilft Ihnen mit Ihrer Digitalisierungssoftware und berät Sie bei der Nutzung Ihres digitalen Qualitätssystems.