Intelligentes Managementsystem zur Geschäftsoptimierung

Managementsystem, von der Kontrolle zur Verbesserung

Woran denken Sie, wenn Sie an ein Managementsystem denken? Wahrscheinlich an eine ISO-Zertifizierung, Arbeitsanweisungen oder Verfahren. Oder an diese langweiligen Kontrollaudits, die Sie wirklich nicht wollen. Aber mit ISO lässt sich kein Geld verdienen, mit einem intelligenten Managementsystem schon! Denn es ist ein hervorragendes Instrument, um der Organisation einen Rahmen, aber auch tatsächliche operative Unterstützung für eine optimale Zusammenarbeit zu bieten.

Verwaltungssysteme, die für Sie arbeiten

Managementsysteme sind für Unternehmen wichtig. Sie helfen nicht nur bei der Rationalisierung von Prozessen, sondern bieten auch eine Vorlage für die Automatisierung dieser Prozesse. Dies steigert die Effizienz, Produktivität und Qualität jeder Organisation. Ein gutes Managementsystem sammelt auch Daten, sichert spezifisches Geschäftswissen und gewährleistet so längerfristig die Kontinuität des Betriebs. Ein Managementsystem ist also eine wichtige Komponente für jede Organisation. Seine Auswahl und Einrichtung wird jedoch häufig von IKT-Fachleuten bestimmt und die Funktionalität wird über die Köpfe der Endbenutzer hinweg festgelegt. Das kann und muss sich ändern!

ERP-Verwaltungssysteme

Ein ERP ist ein Managementsystem, das fast in jeder Organisation eingesetzt wird. ERP konzentriert sich auf die Verwaltung von Transaktionen, insbesondere im Finanz- und Logistikbereich. Transaktionen sind jedoch ein Endergebnis eines Prozesses. Dadurch gehen viele detaillierte Informationen über den zugrunde liegenden Geschäftsprozess verloren. Für Standardprozesse, wie z.B. Freigabe- und Genehmigungsberechtigungen, sind noch begrenzte Workflows verfügbar. Aber wo lassen Sie die Untersuchungsergebnisse z.B. einer Abweichung während der Produktion oder die Abwicklung einer wichtigen Kundenbeschwerde?
In der Praxis werden daher viele Geschäftsprozesse zusätzlich durch Office 365 mit Excel als Flaggschiff unterstützt. Hier fehlt es an der Automatisierung von Arbeitsabläufen. Man ist immer noch sehr vom menschlichen Faktor abhängig. Die digitale Transformation mit einer geeigneteren Verwaltungssoftware könnte hier bereits einen sehr großen Unterschied machen.

Digitale Transformation der Verwaltungssysteme

Mit der heutigen Technologie ist ein No-Code-Workflow-Management-System eine intelligente Ergänzung zu Ihrem ERP-System. Betriebliche Abläufe in der Werkstatt können so leicht standardisiert und automatisiert werden. Alle Informationen sind auf dem neuesten Stand und befinden sich an einem zentralen Ort, so dass Sie keine zusätzliche Hilfe durch Excel-Listen benötigen. Denken Sie daran, dass ERP das führende Paket ist und dass Stammdaten wie Kostenstelle, Projektnummer oder Materialnummern leicht mit anderen Anwendungen ausgetauscht werden können. Mit einem intelligenten Datenaustausch zwischen diesen Anwendungen können die Daten in jedem Arbeitsprozess leicht abgerufen oder gespeichert werden. Erst dann haben Sie Ihr Unternehmen wirklich im Griff! Wenn alle Informationen auf intelligente Weise durch die Organisation geleitet werden, legen Sie auch die Grundlage für eine gute Berichterstattung. Darüber hinaus trägt die Transformation von Managementsystemen zur Prozessoptimierung bei, indem fortschrittliche No-Code-Workflow-Tools implementiert werden.

Berichte in einem Verwaltungssystem

Neben der Steuerung auf aktuelle Informationen innerhalb der Geschäftsprozesse kann man diese Daten natürlich auch nutzen, um den Geschäftsbetrieb in Zukunft weiter zu optimieren. Die kontinuierliche Verbesserung nach dem bekannten PDCA-Verbesserungszyklus sollte daher in einem Managementsystem so einfach wie möglich gemacht werden. Auch hier kann die Digitalisierung enorm helfen, indem sie z.B. Geschäftsdaten für PowerBI öffnet, um übersichtliche Dashboards zu erstellen. Auf diese Weise kann eine Projektorganisation mit einem Klick ein Projekt auswählen, bei dem Informationen aus mehreren Quellen in einer Übersicht dargestellt werden können. Auf diese Weise geht die Analyse von Geschäftsinformationen zur weiteren Verbesserung Hand in Hand mit der aktuellen Kontrolle und Ausführung von Geschäftsprozessen.