Veilig informatiemanagement met digitale formulieren

Veilige informatiestromen zijn van belang voor iedere organisatie. In veel ondernemingen is een schat aan databronnen aanwezig. Informatie die correct moet zijn om de juiste beslissingen te kunnen nemen in de bedrijfsprocessen. Maar ook veilig moet zijn gearchiveerd omdat je niet alles wilt delen met de externe wereld. Inzicht in de informatiestromen en een eenduidig beleid om dit te borgen zijn essentieel.

Waarom zijn digitale formulieren nodig?

Om informatie binnen de organisatie goed te kunnen managen hebben medewerkers goede hulpmiddelen nodig. Als deze ontbreken gaan medewerkers zelf oplossingen zoeken en dit leidt vaak tot een ongecontroleerde massa van to-do lijstjes, overzichten in Excel en extra mailverkeer. De oplossing moet worden gezocht in het centraliseren van de informatiebron.

Met slimme digitale checklijsten en formulieren kan menig bedrijfsproces worden ondersteund en wordt de data op een centrale database opgeslagen. Bovendien wordt de veiligheid verhoogd door persoonsgebonden autorisatie voor bewerken van de informatie.

Hoe veilig zijn deze digitale formulieren?

Naast de organitorische maatregel om de informatiebron te centraliseren en te kanaliseren door het gebruik van digitale formulieren, bepalen ook aanvullende technische maatregelen de uiteindelijke veiligheid. Wil je gebruik maken van de Cloud dan is het belangrijk te weten waar de informatie wordt opgeslagen en hoe de leverancier is georganiseerd. Als je een ISO 27001 gecertificeerde leverancier kiest weet je zeker dat veilig informatiemanagement de aandacht krijgt en de maatregelen ook met een certificerende audit worden gecontroleerd.

De werking van digitale formulieren voor veilige informatiestromen

Workflow management is de drijvende kracht. De informatie wordt met het formulier door het bedrijfsproces getrokken, aangevuld en ook centraal opgeslagen. Het is dus integraal onderdeel van de werkzaamheden van de medewerkers. De digitale formulieren zijn zeer breed inzetbaar in bijna alle ondersteunende bedrijfsprocessen en kunnen exact op de behoefte van de organisatie worden afgestemd.

Desgewenst kunnen de digitale formulieren ook data uitwisselen met andere systemen zoals ERP of de rapportagetool Power BI. Op deze wijze is er altijd eenduidige informatie binnen de organisatie beschikbaar en kunnen de juiste beslissingen worden genomen.

De voordelen van digitale formulieren

De LeanForms software is een no-code applicatie. Dit betekent dat iedereen zonder ICT-kennis digitale formulieren kan configureren, inclusief de workflow management functie. In onze bibliotheek zijn ook veel templates aanwezig voor ondersteuning van verschillende bedrijfsprocessen. Deze templates zijn gebouwd op grond van onze uitgebreide ervaring, maar zijn natuurlijk eenvoudig zelf aan te passen naar je eigen situatie. Goed informatiestromen verhogen de kwaliteit van de bedrijfsprocessen en besparen minimaal 30% tijd bij de werknemers. Deze voordelen dragen significant bij aan het uiteindelijke bedrijfsresultaat.