Formulieren digitaliseren, waarom zou je?
Digitaliseren van formulieren is bij veel organisaties beperkt tot het invullen van Excellijsten of een simpel invulformulier opgemaakt in een webpagina. Grote kans dat medewerkers dit zien als verplichte invuloefeningen. Zeker als dit ook nog eens voortkomt uit verplichtingen rondom ISO9001, veiligheid of andere inspectieronden. Maar slimme digitale formulieren ondersteunen juist het dagelijkse werk en zorgen voor organische groei van kennis en kunde binnen de organisatie. Goed informatiemanagement is hierbij de sleutel tot succes.
Slim digitaal registreren is de basis
Hoe goed medewerkers in organisaties hun best ook doen, er zullen altijd onverwachte afwijkingen optreden. Bij interne bedrijfsprocessen kan dit leiden tot vertraging, verspilling van grondstoffen, onveilige situaties, maar ook ergernis. Externe bronnen zijn klantenklachten, afwijkingen bij externe audits door certificerende instanties of klanten en zelfs problemen met leveringen van leveranciers. Vaak wordt dit in de waan van dag opgelost en gaat men verder met de operationele zaken. Er wordt niet gekeken naar de werkelijke oorzaak en hierbij is dus een grote kans op herhaling.
“De oplossing is niet alles in lijstjes te verzamelen maar slim te registreren met een plan. Dit is een heel eenvoudige manier van continu verbeteren!”
Een tsunami aan meldingen, wat nu?
Als organisatie wil je dat alle afwijkingen worden gemeld. Analyse en opvolging van alle meldingen is echter wel heel arbeidsintensief. Bepaal daarom als bedrijf welke criteria een onderzoek noodzakelijk maken. Voorbeelden hiervan zijn onkosten, verloren productietijd en/of soort veiligheidsincident. Met een workflow systeem kan men alle meldingen automatisch beoordelen en worden alleen de grote afwijkingen direct opgevolgd met een onderzoek. De meldingen die niet aan de criteria voldoen worden echter wel opgeslagen in het systeem en periodiek gezamenlijk beoordeeld op een negatieve trend. Deze kunnen dus later alsnog aanleiding geven tot nader onderzoek. Op deze manier gaat geen registratie -en dus kennis- verloren!
PDCA-methode
De grotere afwijkingen kunnen via een gestandaardiseerd PDCA-werkproces worden afgehandeld. Na de registratie wordt een onderzoek gestart om de oorzaak van de afwijking te achterhalen. Vervolgens kunnen corrigerende acties (CAPA) worden geïmplementeerd. Vergeet hierbij niet te controleren of de maatregel ook het beoogde effect heeft in de praktijk. Omdat deze data allemaal op een centrale plaats is opgeslagen is het eenvoudig om overzicht te houden en heeft men ook direct een grote digitale databank. Goede digitale registratiesystemen hebben namelijk ook rapportage- en zoekfunctionaliteiten.
Aan de slag met digitaal registreren? Neem contact op, of vraag meteen een vrijblijvende demo aan!
Auteur:
Anton Schaerlaeckens
Senior Consultant
In zijn professionele loopbaan van 35 jaar heeft Anton zich gespecialiseerd in implementaties van digitale kwaliteitsmanagementsystemen. Deze informatiesystemen dragen bij aan een foutloze en efficiënte uitvoering van de werkzaamheden. Zijn uitgebreide ervaring in zowel management als (internationale) operationele rollen stelt Anton in staat om zelfs bij complexe organisatiestructuren het digitale transformatieproces effectief te begeleiden.
