De digitale werkplek, organiseren met 5S
Digitale 5S werkplekinspectie
1 van de methoden binnen LEAN is de 5S Werkplekinspecties, beter bekend als 5S. Deze wordt vaak toegepast om een opgeruimde en overzichtelijke fysieke werkplek in te richten en te handhaven. Alles heeft een plaats en alles staat ook op die plaats is het leidende principe. Maar hoe zit het met je digitale werkplekorganisatie? Tijd voor de Digitale 5S werkplekinspectie!
De voorraad digitale informatie- hamsteren!
In veel organisaties is er geen (eenduidig beleid) en/of controle op de gigantische hoeveelheden GB met bedrijfsinformatie die wordt opgeslagen. Denk maar gewoon aan het netwerk met de mapjesstructuur die je misschien ook wel op je eigen pc en mailprogramma hebt aangemaakt. Tien tegen 1 heeft je collega dezelfde informatie ook opgeslagen….. Je weet namelijk maar nooit. En als je die informatie nodig hebt kun je die dan snel vinden? En weet je zeker of je het meest actuele exemplaar hebt? Is best een bedrijfsrisico toch?
Digitale werkplekorganisatie is minder met meer
Wij gaan nog verder, het gaat namelijk niet alleen om de aantallen documenten en registraties die worden verzameld maar ook om onnodige omvang. Een formulier invullen met 100 vragen inspireert weinig medewerkers om te starten En al helemaal als deze vragen niet relevant zijn. Al die meuk is niet leuk en verspilt bovendien nog eens kostbare werktijd. Tijd voor een andere aanpak.
Scheiden, schikken, Schoonmaken en Standaardiseren
De 5S methode is voor een goede digitale werkplekorganisatie ook een heel handig gereedschap waarbij je natuurlijk niet alles tegelijk hoeft aan te pakken. Soms is het beter om geheel op 0 te starten en de oude gegevens in een digitaal archief te plaatsen. Je zult verwonderd zijn hoe weinig je terugpakt naar oude gegevens.
Maak van tevoren wel een goed plan over de nieuwe opzet, betrek medewerkers en kijk bijvoorbeeld of je kunt aanhaken bij bestaande structuren. Bijvoorbeeld de bedrijfsprocessen die je hebt benoemd in je kwaliteitssysteem.
Digitale werkplekorganisatie- Standhouden en verbeteren
Een echte verbeterstap in je informatie huishouding maak je pas als je het LEAN-principe pull toepast. Dus informatie die gebruikt, aangepast en opgeslagen wordt op het moment dat de actie daadwerkelijk wordt uitgevoerd. En dan natuurlijk ook geheel automatisch. De informatie gaat dan als een flow door de organisatie en eventuele bijbehorende acties worden allemaal op 1 plaats gearchiveerd. Het “automatiseren” van dit soort systemen vereist geen ICT-kennis en is vanwege de schaalbaarheid ook voor kleine organisaties kosten
effectief. Vaak zijn de jaarlijkse kosten met 1 bedrijfsproces binnen 1 of 2 maanden terugverdiend! En bij LeanForms kun je met dezelfde licentie onbeperkt bedrijfsprocessen automatiseren, tel uit je winst.
Werkplekorganisatie links
De kracht van informatie flow in bedrijfsproces, rapportagetijd 50 dagen/jaar naar 0 !
Meer weten over 5S werkplekorganisatie ?
Een goede 5S training volgen?
