Het belang van een ISO-audit

Als je het kwaliteitsmanagementsysteem wilt laten certificeren door een certificerende instantie dan zul je aan alle ISO-elementen uit de norm moeten voldoen.

De audit is bedoeld om de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem in de praktijk te toetsen.
Als het systeem goed is geïmplementeerd binnen de organisatie dan is er vrijwel geen voorbereiding nodig. Het kwaliteitsmanagementsysteem beschrijft namelijk de praktisch uitvoering.

Toch worden binnen veel organisaties vaak nog last minute acties uitgevoerd om te proberen goed voor de dag komen. Een goede auditor prikt daar echter wel doorheen! In dit artikel lees je wat je kunt van verwachten van een ISO audit.

Wat is een ISO-audit?

Een ISO-audit kan zowel intern als extern worden uitgevoerd. De norm eist namelijk ook dat de organisatie zichzelf controleert en zonodig actie onderneemt. Bij een externe audit komt een vertegenwoordiger van een certificerende organisatie het kwaliteitsmanagementsysteem doorlichten.

Zowel de interne als de externe audit volgen echter hetzelfde proces. Het audit resultaat bestaat uit een conclusie en mogelijke bevindingen over de werking van het kwaliteitssysteem. Alleen het resultaat van de externe audit geldt voor het verkrijgen van een officieel certificaat.

Hoe ziet de audit eruit?

Voor organisaties die zich voor het eerst laten certificeren geldt de eis dat het kwaliteitsmanagementsysteem tenminste 3 maanden operationeel is en dat de eigen interne audit over de gehele bedrijfsvoering is gedaan en gedocumenteerd. Een externe ISO-audit beslaat steeds een periode van 3 jaar.

In het eerste jaar vindt de meest uitgebreide audit plaats. Dit noemen we het vooronderzoek en/of de (her)certificerings audit. Het tweede en derde jaar wordt volstaan met een steekproef, de controle audit.

Er wordt met de audit getoetst of alle elementen in de norm zijn ingevuld met het kwaliteitsmanagementsysteem. In de praktijk wordt echter het het resultaat getoets door middel van interview en controles. Op deze manier wordt gezocht naar bewijs.

ISO

Waar letten ze op?

Bij een ISO-audit kijkt men of de praktijk aansluit bij wat is beschreven in het kwaliteitsmanagementsysteem. Daarnaast kijkt men intensief of er daadwerkelijk bewijs aanwezig is die de werking van het kwaliteitssysteem bevestigt. De ISO-norm spreekt formeel van gedocumenteerde informatie. Dit kan in allerlei vormen aanwezig zijn, van inspectielijsten tot notulen en zelfs e-mails.

De organisatie bepaalt namelijk zelf hoe de bedrijfsvoering ingericht is. Op basis van deze informatie wordt ook gekeken of de verbetercyclus PDCA daadwerkelijk aanwezig is binnen de organisatie. Continue verbetering loopt namelijk als een rode draad door alle iSO sormeringen.

Afhankelijk van de ISO-norm kunnen er ook specifieke aanvullende eisen worden gesteld. Dit zie je bijvoorbeeld in de food en automotive industrie en de zorg.

De ISO audit voltooien

De bevindingen van de audit moeten worden vastgelegd in een audit rapport.
Deze bevindingen zijn goed geregeld, behoeven verbeteringen of zijn zelfs onvoldoende uitgewerkt. De laatste classificatie kan leiden tot een een formele afwijking en dient binnen een gestelde periode te zijn opgelost. Op basis van het complete audit rapport zal de certificerende instantie een conclusie formuleren of men in aanwerking komt voor certificering.

Bij een positief resultaat zal men worden voorgedragen voor het certificaat.

Aan de slag

Om de ISO-audit eenvoudig en succesvol te doorstaan is het belangrijk dat de gedocumenteerde informatie snel beschikbaar is. Met LeanForms kun je bedrijfsprocessen digitaliseren en automatiseren met workflowmanagement zodat ze vanzelf altijd op dezelfde wijze worden uitgevoerd. Bovendien wordt de data eenduidig vastgelegd en is beschikbaar in actuele rapprtages. Het formulieren systeem van LeanForms wordt daarom niet alleen ingezet voor ISO-formulieren, maar zeer breed ingezet in allerhande bedrijfsprocessen.

Lees hier meer artikelen omtrent ISO certificering.
Anton Schaerlaeckens

Auteur:
Anton Schaerlaeckens
Senior Consultant

In zijn professionele loopbaan van 35 jaar heeft Anton zich gespecialiseerd in implementaties van digitale kwaliteitsmanagementsystemen. Deze informatiesystemen dragen bij aan een foutloze en efficiënte uitvoering van de werkzaamheden. Zijn uitgebreide ervaring in zowel management als (internationale) operationele rollen stelt Anton in staat om zelfs  bij complexe organisatiestructuren het digitale transformatieproces effectief te begeleiden.