Optimaliseren van projectwerkzaamheden

Procesoptimalisatie is geen hogere wiskunde. Toch wordt er in de dagelijkse hectiek van veel organisaties te weinig structurele aandacht aan besteed. Daardoor blijven werkwijzen vaak ongewijzigd, ook al weten we dat ze efficiënter kunnen. Zeker bij projectgerichte werkzaamheden kan dit leiden tot een wildgroei aan formulieren, documenten en data. Het gevolg: fouten in de uitvoering, onvolledige registratie en gebrekkige projectevaluatie.

Dat kan anders met de juiste digitale ondersteuning, standaardisatie en integratie in je bestaande informatiestructuur.

 

Projectprocessen optimaliseren: van chaos naar structuur

In de bouwsector (en andere projectmatige omgevingen) moeten veel zaken zorgvuldig worden vastgelegd. Denk aan:

• Kwaliteits- en veiligheidsinspecties
• Materiaalverbruik
• Afwijkingsrapportages
• Urenregistraties
• Inkoop en leveringen

Tijdens een project moeten deze tussenresultaten inzichtelijk blijven. Niet alleen om grip te houden op de uitvoering, maar ook voor de financiële afronding en evaluatie. Het is dus cruciaal dat formulieren correct worden ingevuld, gekoppeld zijn aan de juiste projecten en centraal beschikbaar zijn voor analyse.

Informatievoorziening verbeteren met slimme digitalisering

Een belangrijk startpunt bij het optimaliseren van administratieve processen is het werken met een gezamenlijke dataset. In dit geval werd een uniek projectnummer als sleutel gebruikt, afkomstig uit het ERP-systeem. Door dit nummer op te nemen in elk digitaal formulier kon data later eenvoudig worden gefilterd en hergebruikt voor rapportages en dashboards.

In de praktijk bleek dit nummer niet altijd ingevuld te worden op papieren of losse formulieren. Hierdoor ontstond een onvolledig beeld van de projectstatus. Door het projectnummer verplicht te maken in digitale formulieren –als datasetveld– werd dit probleem structureel opgelost.

Procesoptimalisatie met digitale formulieren en datasets

ERP-systemen zijn vaak niet geschikt of te complex voor gebruik op de bouwplaats of projectlocatie. Daarom werd gekozen voor inzet van digitale formulieren die gekoppeld zijn aan een centrale dataset. Bij het opstarten van elk formulier moest eerst het juiste projectnummer gekozen worden. Hierdoor konden automatisch gekoppeld worden:

• Het projectadres
• De verantwoordelijke medewerkers (zoals projectleider of KAM-manager)
• De juiste workflow voor verwerking en goedkeuring

Deze standaardisatie zorgde voor hogere datakwaliteit, minder fouten en een directe koppeling tussen registratie en analyse. Workflows konden automatisch medewerkers betrekken op basis van het formuliertype of specifieke condities, wat zorgde voor meer grip op het proces en snellere afhandeling.

Live inzicht: van registratie naar realtime dashboards

Alle projectdata werd centraal opgeslagen in het ERP-systeem en in LeanForms – met de dataset als verbindende factor. Dankzij een Power BI-koppeling kon de projectvoortgang live worden gevolgd via dashboards. Besprekingen en evaluaties vonden voortaan plaats op basis van actuele informatie in plaats van handmatige overzichten.

Het voorbeeld uit de bouwsector laat zien dat procesoptimalisatie niet complex hoeft te zijn. Deze aanpak is eenvoudig toepasbaar in elke projectmatige organisatie die werkt met registratieformulieren en behoefte heeft aan gestructureerde informatievoorziening.

Voordelen van procesoptimalisatie met LeanForms

• Gestandaardiseerde registratieformulieren
• Betere datakwaliteit door verplichte datasets
• Snellere verwerking via geautomatiseerde workflows
• Koppeling met ERP of analyseplatforms zoals Power BI
• Realtime inzicht in projectvoortgang en afwijkingen

Ook aan de slag met procesoptimalisatie?

LeanForms helpt organisaties bij het digitaliseren en structureren van hun processen. Onze formulierenapp is flexibel in te richten en sluit eenvoudig aan op bestaande systemen. Of je nu werkt in de bouw, productie of dienstverlening: een goede informatievoorziening begint met slimme, betrouwbare registratie.

Wil je weten hoe LeanForms jouw organisatie kan helpen bij het optimaliseren van werkzaamheden? Neem contact met ons op of vraag een demo aan – we denken graag met je mee.