Papierloos werken: De kracht van digitalisering
Digitalisering helpt organisaties om tijd te besparen, fouten te voorkomen en meer inzicht uit hun data te halen. Een mooi bijkomend voordeel is dat je tegelijkertijd minder papier nodig hebt. Dat scheelt niet alleen bomen en CO₂-uitstoot, maar ook kosten. Bovendien helpt het digitaliseren van bedrijfsprocessen om te voldoen aan steeds strengere duurzaamheidseisen én geef je invulling aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO).
Volgens The World Counts gebruikt een gemiddelde kantoormedewerker jaarlijks ruim 10.000 vellen papier. Voor de productie van één ton papier zijn 24 bomen en 26.000 liter water nodig.
Regelgeving rondom milieu, CO₂ en rapportage
Vanaf verslagjaar 2025 zijn grote organisaties verplicht om te rapporteren over zowel hun CO₂-uitstoot als duurzaamheidsprestaties (CSRD) en vanaf 2027 worden deze bedrijven verantwoordelijker gehouden voor de impact in hun hele keten (CSDDD). Voor kleinere organisaties betekent dit dat eerder voorbereid zijn helpt. Door papierloos te werken met LeanForms krijg je inzicht in papier- en CO₂-besparing, informatie die steeds vaker gevraagd wordt.
Zelfs zonder wettelijke verplichting zetten veel bedrijven vandaag al in op papierloos werken als onderdeel van hun duurzaamheids- of MVO-strategie. Het is een concrete manier om investeerders, klanten én medewerkers te laten zien dat je transparant en toekomstgericht onderneemt.
Papierloos werken en praktijkdruk voor het mkb
Niet ieder bedrijf heeft direct te maken met Europese richtlijnen als de CSRD, maar de druk om duurzamer te ondernemen neemt ook voor het mkb toe.
Bij aanbestedingen worden steeds vaker eisen gesteld aan CO₂-reductie. Instrumenten zoals de CO₂-prestatieladder spelen een steeds grotere rol in sectoren zoals bouw en infra.
Bedrijven die zich willen onderscheiden of aantoonbaar duurzaam willen werken (bijvoorbeeld met een ISO 14001-certificering) kunnen papierloos werken inzetten als concreet bewijs. Daarnaast verwachten steeds meer opdrachtgevers en ketenpartners dat hun leveranciers inzicht geven in hun milieuprestaties.
Door nu te digitaliseren profiteer je in het dagelijks werk en het is een investering in de toekomst waarin duurzaamheidsrapportage waarschijnlijk verder naar het mkb opschuift.
Op Europees niveau wordt gewerkt aan vereenvoudigde standaarden voor mkb, zodat ook kleinere bedrijven straks laagdrempelig kunnen rapporteren over hun duurzaamheidsprestaties.
Zo zet je de stap naar papierloos werken
- Inventariseer
Welke processen of formulieren vragen nu nog veel papier? Vaak zijn dat inspecties, checklists of werkbonnen.
- Kies een concreet startpunt
Begin met één proces waar de meeste winst te halen is, zoals audits of veiligheidschecks.
- Maak het digitaal
Richt het proces in via LeanForms en betrek medewerkers bij de overgang.
- Vergelijk de uitkomsten
Hoeveel tijd, papier en fouten bespaar je ten opzichte van de oude situatie?
- Bouw verder uit
Breid de aanpak uit naar andere processen en gebruik de resultaten om draagvlak te vergroten.
Praktische effecten in de dagelijkse praktijk
Digitaliseren levert natuurlijk niet alleen duurzaamheidswinst op. Met LeanForms worden gegevens direct vastgelegd en centraal opgeslagen, waardoor je altijd met actuele informatie werkt. Fouten en dubbel werk nemen af en rapportages zijn sneller beschikbaar. Dat bespaart tijd en verhoogt de kwaliteit van je processen.
Conclusie
Door processen te digitaliseren profiteer je op meerdere fronten: Je werkt efficiënter, verhoogt de kwaliteit van je gegevens en levert tegelijkertijd een bijdrage aan duurzaam ondernemen. Kortom: efficiency, kwaliteit en duurzaam ondernemen gaan hand in hand!
Meer weten? Kom in contact
Heb je vragen of ben je benieuwd hoe LeanForms jouw organisatie kan ondersteunen? We staan klaar om al je vragen te beantwoorden! Krijg direct gespecialiseerd advies over de beste oplossing voor jouw specifieke situatie.
Gerelateerde items
Geavanceerde workflows stap voor stap
Digitalisering stopt niet bij het vervangen van papieren formulieren door een digitaal alternatief. De echte winst ontstaat wanneer processen slimmer worden. Workflows spelen daarin een sleutelrol: Door digitale formulieren slim in te richten, stroomlijnt het systeem automatisch het vervolg op basis van de antwoorden. Zo krijgt je organisatie grip, snelheid en rust en laat je digitalisering voor je werken.
Handreiking voor het optimaliseren van processen
Procesoptimalisatie als continu verbeterproces. Procesoptimalisatie is een continu verbeterproces waar nog niet iedere organisatie proactief mee bezig is.
RI&E: Van verplichting naar dynamisch instrument
Het opstellen van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is al een tijdje een wettelijke verplichting, maar desondanks hebben veel bedrijven moeite met het correct inrichten van hun RI&E.
De digitale werkplek, organiseren met 5S
Eén van de methoden binnen LEAN is de 5S Werkplekinspecties, beter bekend als 5S. Deze wordt vaak toegepast om een opgeruimde en overzichtelijke fysieke werkplek in te richten en te handhaven.
