4.1 Aanmaken Rapportage

Lees de handleiding hieronder of bekijk de instructievideo:

1 Introductie

Per formulier bestaat de mogelijkheid om één of meerdere persoonlijke rapportages te maken.

Deze rapporten kunnen in tegenstelling tot het zoekrapport verder opgemaakt worden naar persoonlijke wensen.

Ze worden gebruikt voor maandrapportages, managementrapportages etc.

2 Werkwijze

• Selecteer een formulier en navigeer naar “Rapporten”.
• Vul de “Algemene Gegevens” in
  • “Naam´: Duidelijke omschrijving van het rapport
  • “Sjabloon”; Selecteer het rapport sjabloon dat je wilt gebruiken.
  • Alleen formulieren in de route; Aanvinken als alleen formulieren die nog niet zijn afgehandeld meegenomen moeten worden.
  • “Acties op rapport”; Aanvinken als acties bij een vraag ook opgenomen moeten worden.

• • Definieer indien gewenst één of meerdere filters om een beperkte selectie te maken van alle formulieren die meegenomen moeten worden in het betreffende rapport.
    • Kies het “Onderdeel” waaruit je een vraag wilt gebruiken voor de filter
    • Kies de vraag waar de te tonen formulieren van afhankelijk zijn.
    • Kies de operator: op welke wijze is het veld afhankelijk.
      • = (gelijk aan)
      • <> (ongelijk aan)
      • >= (groter of gelijk aan)
      • <= (kleiner of gelijk aan)
      • > (groter dan)
      • < (kleiner dan)
      • contains (bevat)
    • De operators werken iets anders voor vragen van het type “datum”. Zie meer uitleg verderop in dit artikel.
    • Geef de waarde (tekst of cijfer) waar het veld aan moet voldoen.
    • Klik op “+ “
      De gedefinieerde voorwaarde wordt getoond in de lijst onder de voorwaardedefinitie.

• Vragen, hier wordt gedefinieerd welke vragen van het formulier op het rapport worden meegenomen.
  • “Vraag”; Selecteer gewenste part (1^e dropdownlijst) en gewenste vraag (2^e dropdownlijst)
  • “Toon op rapport”: Vraag wordt getoond op het scherm als het rapport wordt opgevraagd.
  • “Exporteer”:Vraag wordt meegenomen in de export van het rapport.
  • “Standaard sorteerveld”; Vraag wordt gebruikt voor sortering van formulieren, kies voor:
    • Oplopend
    • Aflopend
  • Klik op “X”
    De gekozen vraag wordt in het kader rechts toegevoegd.

Aanpassen vragen in rapport

• Klik op de vraag in het rechter kader en met de knoppen en kan de volgorde aangepast worden.
  • Dubbelklik op de betreffende vraag
    • Links worden de bijbehorende kenmerken getoond
    • Links kunnen deze kenmerken aangepast worden
  • Klik op “+” om de wijzigingen op te slaan.
  • Klik op “Verwijderen” om de vraag uit het rapport te verwijderen.

3 Aandachtspunten en tips

Met het filter voor de datum zijn meerdere mogelijkheden mogelijkheden.

Als er een datum (dd-mm-jjjj) is gekozen als waarde van de filter werkt de operator zoals verwacht met die datum. Bijvoorbeeld: “datum vraag >= 01-02-2020” betekent op of na 1 februari 2020.

Als er een getal (x) is gekozen als waarde van de filter werken de operators als volgt:

“>” Komende x dagen

Van: vandaag
Tot: x dagen in de toekomst

“<” Laatste x dagen

Van: x dagen geleden
Tot: vandaag

“>=” Sinds x dagen geleden

Van: x dagen geleden
Tot: onbeperkt

“<=” Vanaf x dagen in de toekomst

Van: x dagen in de toekomst
Tot: onbeperkt

Bekijk de aanvullende instructievideo over de toepassing van rapporten (gebruiker):