Klant én partner aan het woord: SCAVES
Werkplekinspecties direct digitaal uitvoeren
Direct inzicht in meldingen en opvolging
Sneller inzicht in beschikbare medewerkers
Digitalisering van veiligheids- en kwaliteitsprocessen
SCAVES ondersteunt organisaties met veiligheid, kwaliteit en duurzaamheid. Ze verzorgen veiligheidstrainingen, leveren veiligheidskundigen op locatie en begeleiden organisaties bij certificeringstrajecten zoals ISO en VCA.
Als relatief kleine organisatie met een breed dienstenpakket werkt SCAVES dagelijks aan uiteenlopende veiligheidsvraagstukken, van trainingen en consultancy tot inzet op locatie. Om daarin meer structuur en overzicht aan te brengen, gebruikt SCAVES LeanForms in de praktijk. Vanuit die ervaring zetten zij het platform inmiddels ook in bij klanten en zijn zij partner van LeanForms geworden.
Daarnaast heeft SCAVES een gespecialiseerde afdeling: C.R.E.W.. Deze afdeling richt zich op werkzaamheden op hoogte (rope access) en reddingsoperaties in besloten ruimten (rescue teams). Juist binnen deze operationele en risicovolle werkzaamheden speelt digitale ondersteuning een belangrijke rol.
LeanForms in de praktijk bij SCAVES
De uitdaging
SCAVES werkt dagelijks op de werkvloer bij klanten, bijvoorbeeld op bouwlocaties en bij onderhoudsstops in de industrie. Juist daar speelt veiligheid en kwaliteit zich af.
Een groot deel van de registratie en documentatie werd nog gedaan met papieren formulieren en losse bestanden.
Werkplekinspecties werden uitgevoerd met een geprint formulier dat op locatie werd ingevuld en later op kantoor moest worden uitgewerkt. Ook meldingen werden opgeslagen in documenten en handmatig bijgehouden in een Exceloverzicht. Daardoor ontstond het risico dat registraties niet volledig werden bijgewerkt en het overzicht ontbrak.
“Je moest heel gedisciplineerd zijn om zowel het formulier op te slaan als het Excel-overzicht bij te houden.”
De oplossing
SCAVES ging op zoek naar een manier om formulieren en processen te digitaliseren en bekeek daarbij verschillende softwareoplossingen. Er werd zelfs overwogen om zelf een systeem te ontwikkelen.
Via hun netwerk kwamen zij uiteindelijk in contact met LeanForms.
“We hebben heel veel pakketten bekeken. Dit komt het dichtst in de buurt van wat we zelf zouden willen bouwen.”
Waar inspecties eerst op papier werden uitgevoerd en later op kantoor werden uitgewerkt, gebeurt dit nu direct op de werkplek via de telefoon, inclusief foto en registratie. SCAVES heeft ook een extra sectie toegevoegd aan het formulier voor een managementsamenvatting van de inspecties.
Formulieren kunnen bovendien eenvoudig worden aangepast wanneer er andere informatie nodig is, bijvoorbeeld bij specifieke veiligheidsaspecten.
Ook binnen de C.R.E.W.-afdeling wordt LeanForms intensief gebruikt. Hier ondersteunt het platform onder andere bij:
- werkopnames voorafgaand aan opdrachten
- urenregistratie en digitale aftekening op locatie
- risicoanalyses en TRA’s
- evaluaties van werkzaamheden samen met de klant
Dit zorgt ervoor dat ook bij complexe en risicovolle werkzaamheden alle stappen gestructureerd en digitaal worden vastgelegd.
Het resultaat
Door de digitalisering zijn registraties direct beschikbaar en ontstaat er beter inzicht.
“Nu kan er gefilterd worden op wat voor soort melding het is, wat al is afgehandeld en wat nog niet.”
Daarnaast besparen medewerkers tijd doordat administratief werk afneemt en informatie niet meer handmatig hoeft te worden overgezet.
“Veiligheid en kwaliteit gebeuren niet achter een computer, maar op de werkvloer. Door de administratie te digitaliseren krijg je weer tijd om daar aanwezig te zijn en met mensen in gesprek te gaan.”
Ook bij het plannen van inzet helpt dit overzicht. Waar eerder in Outlook gezocht moest worden naar geschikte mensen, is nu in één oogopslag zichtbaar welke Medewerkers over de juiste competenties beschikken voor een specifieke opdracht.
Voor consultants betekent dit bovendien dat zij minder tijd kwijt zijn aan het opbouwen en beheren van losse documenten en systemen.
Binnen C.R.E.W. draagt deze manier van werken bovendien bij aan veiligheid én het lerend vermogen van de organisatie. Door evaluaties structureel vast te leggen, ontstaat er inzicht in verbeterpunten en terugkerende risico’s.
Momenteel werkt trainee Linde Rens, als afstudeerstudent Integrale Veiligheidskunde van NHL Stenden aan een testomgeving waarin de werkvoorbereiding en evaluatie van klussen verder worden geoptimaliseerd. Dit helpt om processen nog efficiënter in te richten en kennis beter te borgen.
LeanForms als onderdeel van consultancy
Op basis van hun eigen ervaring zet SCAVES LeanForms inmiddels ook in bij klanten.
Bij organisaties die werken met ISO-normeringen en VCA-bedrijfscertificering worden formulieren en registraties digitaal ingericht, bijvoorbeeld voor:
- werkplekinspecties
- meldings- en afwijkingsformulieren
- toolboxregistraties
- interne audits
- klant- en leveranciersbeoordelingen
- directiebeoordelingen
- beoordelingsgesprekken
Dit maakt het eenvoudiger om documentatie terug te vinden en processen inzichtelijk te maken tijdens audits.
“Normaal zat een KAM-manager vaak de hele dag documenten op te zoeken. Nu kan een auditor gewoon door het systeem klikken en krijgt een audit weer echt waarde omdat de focus verschuift van zoeken naar verbeteren.”
Volgens SCAVES maakt dit audits niet alleen sneller, maar ook waardevoller.
“Als je dit goed inricht, bespaar je al snel een halve auditdag en kun je die tijd besteden aan inhoud in plaats van administratie.”
Van gebruiker naar partner
Na de eerste ervaringen besloot SCAVES LeanForms ook actief aan te bieden aan klanten. De keuze voor LeanForms zat voor hen niet alleen in de functionaliteit van het platform, maar ook in de manier van samenwerken.
“Wat voor ons belangrijk is, is dat er echt geluisterd wordt en meegedacht.”
Het platform biedt daarnaast de flexibiliteit om zelf door te ontwikkelen en het beheer grotendeels in eigen handen te houden. Hierdoor blijft de oplossing aansluiten op de praktijk en kan deze continu meegroeien met de organisatie.
Zo combineert SCAVES hun praktijkervaring op het gebied van veiligheid en certificering met een digitale oplossing die zij zowel intern gebruiken als bij klanten implementeren, van consultancy tot specialistische inzet via C.R.E.W.
Concreet merkbare verbeteringen in de praktijk
Inspecties direct afgerond op locatie
Altijd actueel inzicht in meldingen
Sneller de juiste medewerkers inzetten
Minder administratief werk voor consultants
Betere vastlegging en opvolging van werkzaamheden (C.R.E.W.)
Meer weten? Kom in contact
Klaar om de volgende stap in digitalisering te zetten? Neem contact op en we helpen je graag verder!
Gerelateerde items
Klant aan het woord: Van den Born
Van den Born bouwt en richt lichte bedrijfswagens in voor uiteenlopende klanten, van installateurs tot overheidsorganisaties zoals Rijkswaterstaat en de Inspectie Leefomgeving en Transport.
Klant aan het woord: WTH
WTH levert al meer dan 55 jaar innovatieve klimaatsystemen die bijdragen aan comfort, duurzaamheid en maatschappelijke waarde, vooral voor grote woningbouw- en utiliteitsprojecten.
Klant aan het woord: Daiwa House
Daiwa House Modular Europe (DHME) is Europa’s grootste bouwbedrijf gespecialiseerd in modulaire bouw. Wat ooit begon als Jan Snel in 1960, groeide uit tot een toonaangevend bouwbedrijf dat onderdeel is van de Japanse Daiwa House Group, wereldwijd de grootste industriële bouwer. Met vier productielocaties in Nederland en circa 700 medewerkers in Europa levert DHME complete woonoplossingen geschikt voor minstens 80 tot 100 jaar gebruik: Van gezinswoningen en studentenhuisvesting tot zorg- en logiesprojecten. Vanuit de hypermoderne gerobotiseerde fabriek in Montfoort rollen jaarlijks duizenden nieuwe woningmodules van de band.
Klant aan het woord: az Vesalius
az Vesalius is een regionaal ziekenhuis in Zuid Limburg, België, met vestigingen in Tongeren en Bilzen. Het ziekenhuis heeft een breed scala aan specialiteiten en biedt zorg aan diverse patiëntengroepen. In 2017 kregen ze het NIAZ-kwaliteitslabel, dat staat voor deskundige zorg, veiligheid en verbeteringsgerichte bedrijfscultuur.
