Bedrijfsprocessen optimaliseren met integraties

Als men bedrijfsprocessen en informatiemanagement wil optimaliseren, wordt ook vaak een oplossing gevonden door automatische integratie van data uit andere softwaresystemen. Hiermee wordt voorkomen dat men informatie handmatig moet intikken, maar ook dat niet altijd de laatste actuele informatie wordt overgenomen. Hierdoor kunnen medewerkers goede beslissingen nemen en worden de bedrijfsprocessen verder verbeterd.

 

Welke integraties helpen je bedrijfsprocessen te optimaliseren?

Er zijn verschillende technologische mogelijkheden om met data integratie bedrijfsprocessen te optimaliseren. Denk hierbij aan JSON, XML of webservices. Een softwareprogrammeur kan deze verbinding in code omzetten, maar tegenwoordig zijn er ook softwarepakketten die dit mogelijk maken. De integratie van data kan in 2 richtingen werken. De meest voorkomende optie is het uitlezen van data om deze vervolgens in een andere applicatie te gebruiken. Maar er kan ook worden gekozen om data weg te schrijven via een integratie.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan een slim webformulier dat data ophaalt uit de organisatie en daarna op de achtergrond velden synchroniseert met het ERP systeem. Je optimaliseert hierbij niet alleen het bedrijfsproces, maar mogelijk elimineer je ook dure ERP licenties!

 

Wat zijn de meest voorkomende problemen bij het optimaliseren?

Bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen zijn er een aantal valkuilen. Een verandering doorvoeren zonder het grotere plaatje in beeld te hebben kan het probleem mogelijk verschuiven naar een ander deel van de organisatie. Een goede afstemming en voorbereiding is dus essentieel.

Bij configuratie van slimme digitale formulieren hanteren we als vuistregel dat 90% van de tijd wordt besteed aan voorbereiding!

Op gebied van integraties is het bovendien belangrijk om te weten welk systeem leidend is voor de organisatie. Hier zullen zich namelijk de belangrijkste stamgegevens in bevinden die worden uitgewisseld bij een mogelijke integratie. Dit is bijna in alle organisaties het ERP systeem of de planningssoftware.

Om problemen te voorkomen zal dus vooraf een goede afstemming moeten plaatsvinden tussen de beheerders om de juiste data te kunnen uitwisselen.

Maar uiteindelijk betaalt het digitaliseren van bedrijfsprocessen zich vele malen terug!

 

Hoe kunnen integraties helpen bij het optimaliseren van je bedrijfsprocessen?

Wij adviseren onze klanten om het digitaliseren van bedrijfsprocessen stapsgewijs in te voeren. Dit is belangrijk om de medewerkers mee te nemen met deze verandering, maar ook om de eerste ervaringen te gebruiken voor de vervolgstappen. Dit betekent dat integraties met systemen meestal pas in een latere fase plaatsvinden. Je voorkomt hiermee bijvoorbeeld ook dat fouten andere systemen onnodig gaan belasten. Voor een geleidelijke data integratie kun je bijvoorbeeld eerst experimenteren met een handmatige export uit het ERP systeem naar de slimme workflow formulieren. Maar ook het schrijven van een slim formulier naar een ERP systeem zal vaak in een stadium plaatsvinden.

Voorbereiding en afstemming blijft de sleutel tot succes waarbij de mening van de eindgebruikers zeker niet moet worden vergeten.

 

Integreren van bedrijfsprocessen

Omdat bedrijfsprocessen onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden is het dus zaak om je te richten op een onberispelijk resultaat van iedere activiteit.

De data en informatie die hieruit voortvloeit moet dus altijd correct en betrouwbaar zijn. Het gaat vaak om repeterende activiteiten, die uitermate geschikt zijn om te automatiseren. Integratie van softwaresystemen minimaliseren dus het risico, maar zorgen ook voor een efficiënt bedrijfsproces.

De inzet van formulieren met workflow management zorgt naast de enorme tijdwinst juist voor kwalitatieve data die daarom geschikt is voor integratie met andere softwareapplicaties.

Dat is de reden dat LeanForms eerst heel breed wordt ingezet in ondersteunende bedrijfsprocessen en menig organisatie vervolgens besluit deze data te integreren met andere bedrijfsapplicaties!