ERP en digitale formulieren, een goed bewaard geheim
Word geen slachtoffer van verborgen ERP kosten!
Het beheersen van ERP kosten in een flexibele en dynamische omgeving is geen makkelijke opgave. De kosten van een ERP-systeem worden vaak gezien als een noodzakelijk kwaad en worden niet vaak besproken. Dit terwijl ERP-systemen vaak een aanzienlijke kostenpost zijn; niet alleen bij de aanschaf, maar ook bij onderhoud en doorontwikkeling van het systeem.
Wil je voorkomen dat je het volgende slachtoffer wordt van dure ERP software? Dan is het tijd om deze kosten onder de loep te nemen en actie te ondernemen! Door inzicht te krijgen in de kosten en strategieën te implementeren om deze kosten te verminderen, kun je onverwachte kosten vermijden en je budget beter beheren.
ERP-systemen, hoe maak je ze werkbaar?
Ondanks de aanzienlijke kosten van ERP-systemen zijn gebruikers vaak niet tevreden, vooral werknemers die slechts sporadisch het systeem gebruiken voor wekelijkse of maandelijkse registraties of in grote organisaties waar rigide bedrijfsprocessen in ERP worden vastgelegd, zonder rekening te houden met kleinere vestigingen. Veranderingen in deze processen zijn vaak ingrijpend en duur. Door aanpassingen te doen om de systemen werkbaar te maken, kunnen bedrijven de tevredenheid van werknemers verhogen en de kosten onder controle houden.
Slim gebruikmaken van software
Wij mogen regelmatig meekijken in de ‘ERP keuken’ bij onze klanten. Er zijn een aantal opmerkelijke zaken die we vaak terug zien:
Naast het ERP systeem worden diverse aanvullende software systemen gebruikt voor ondersteunende bedrijfsprocessen. Hierbij worden handmatig gegevens uit ERP overgenomen en soms wordt het eindresultaat in ERP vastgelegd. IT kosten per bedrijfsproces of werknemer zijn niet bekend. Soms ontbreekt zelf het overzicht van de lijst van de gebruikte software. Bovendien is er nauwelijks inzicht hoe vaak de dure software licenties worden gebruikt.
ERP maar bijvoorbeeld ook SharePoint worden veelvuldig als alleskunner gepresenteerd. Echter zonder enige onderbouwing van de werkelijke kosten om met maatwerk de functionaliteit werkend te krijgen. Veel kleine (maar voor de gebruikers zo wenselijke) aanpassingen worden onnodig vertraagd, zijn te duur of worden helemaal niet uitgevoerd.
Een goede analyse van standaard ERP en software functionaliteiten kan veel geld besparen en beter invulling geven aan de wensen van de onderneming en werknemer. Wij raden aan om zoveel mogelijk van maatwerk weg te blijven en de software te gebruiken voor zijn kernfunctionaliteiten. Zo kunnen kleine aanpassingen zonder tussenkomst van IT worden gerealiseerd en blijven de kosten onder controle.
Optimaliseer je bedrijfsprocessen met digitale formulieren en ERP-integratie
Slimme digitale formulieren kunnen een belangrijke rol spelen bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen en het besparen op de ERP kosten. Door digitale formulieren te gebruiken in combinatie met ERP-systemen kun je de data-uitwisseling tussen verschillende afdelingen en systemen binnen je organisatie verbeteren. Dit kan leiden tot meer efficiëntie, omdat data eenvoudig en snel kan worden overgedragen tussen systemen en afdelingen. Bovendien kunnen digitale formulieren de noodzaak verminderen voor handmatige invoer van gegevens in het ERP-systeem, waardoor de kans op fouten wordt verkleind.
Het mooie van digitale formulieren is dat ze heel makkelijk kunnen worden aangepast aan jouw specifieke behoeften. Met behulp van een formulier-builder kun je snel en gemakkelijk nieuwe formulieren maken en bestaande formulieren aanpassen.
Wanneer je digitale formulieren integreert met je ERP-systeem, krijg je realtime inzicht in je bedrijfsprocessen en de data die ze genereren. Dit helpt bij het verbeteren van je besluitvorming en het stroomlijnen van je bedrijfsprocessen.
De voordelen
- Het aantal dure ERP licenties kan worden geminimaliseerd.
- De benodigde behandelingstijd neemt sterk af door minder handmatige handelingen.
- De bron data in ERP is altijd actueel en fouten bij overnemen data in formulieren is door automatisering is niet mogelijk.
- Aanpassingen in ondersteunende bedrijfsprocessen kunnen zonder tussenkomst van IT worden gerealiseerd.
- Door minimalisatie van aantal software pakketten zijn gebruikers veel meer vertrouwd met applicatie en de onderliggende bedrijfsprocessen.
- Betere data-analyse: integratie van digitale formulieren met ERP-systemen verbetert bedrijfsgegevensanalyse door snellere gegevensverzameling en verwerking, wat belangrijke inzichten oplevert die anders misschien over het hoofd worden gezien.
- Verhoogde werknemerstevredenheid: ERP-systemen werkbaar maken vermindert frustraties en fouten, verhoogt efficiëntie en werknemerstevredenheid.
- Verhoogde transparantie: integratie van digitale formulieren met ERP-systemen zorgt voor realtime inzicht in bedrijfsprocessen en de gegenereerde data, waardoor transparantie binnen de organisatie wordt verhoogd en trends en patronen worden geïdentificeerd die anders misschien verborgen blijven.
Nuttige links
16 keer versnellen van een administratieproces.
Download hier het kennisdocumenten over digitale formulieren met workflow
Business Process Management, eerst modeleren dan automatiseren.